¡¡10 años!! WhatsApp tiene la edad de mi hijo Miguel ¡Alucinante! Uno tiene la sensación, por la velocidad a la que transcurren las cosas, de que 10 años humanos parecen en tecnología, 20, 30 ó 50.
En este tiempo se ha convertido en una herramienta tan absolutamente generalizada e integrada con nuestro día a día, que su uso hace tiempo que trascendió lo personal y se infiltró en lo profesional. Lo cual -dicho sea de paso-, a veces no resulta muy… profesional. En los últimos años ha surgido con fuerza una alternativa para entornos laborales, con posibilidades específicamente diseñadas para la empresa: Slack. La pregunta que analizo en este artículo es: ¿Por qué en las organizaciones deberíais utilizar Slack y no WhatsApp para comunicaros?
Primero, porque WhatsApp lo tiene todo el mundo
Es muy difícil y arriesgado dar datos fiables sobre el número real de usuarios. Pero si uno teclea en Google “número usuarios WhatsApp” se habla de mil millones.
Y es que sus inventores, Brian Acton y Jan Koum, dieron con una fórmula a la vez tan rabiosamente sencilla, potente… y gratuita, que hasta las personas más atecnológicas encuentran útil y fácil subirse al carro. Creo que podemos decir que no estar en WhatsApp hoy en día implica una cierta exclusión social. Para muchos grupos de amigos, familiares, asociaciones,… es seguramente la única forma viable de permanecer en contacto de una manera regular y sencilla.
Después de WhatsApp surgieron otras aplicaciones como Line o Telegram, todas ellas claramente enfocadas a un público de consumo masivo. Y en 2013 apareció Slack en el mercado. De una forma deslumbrante. En sus primeras 24 horas de vida ya contaba con 8.000 usuarios. En dos años tenía 750.000 usuarios, 200.000 de ellos de pago. A principios de 2020 Slack declara tener 12 millones de usuarios activos (sin distinguir entre cuentas gratuitas y de pago).
Así que una primera y evidente diferencia entre WhatsApp y Slack es el volumen de usuarios: 1.000 millones frente a 12 millones. Eso implica que cuando conoces a un cliente, un proveedor, un compañero de trabajo, sea a priori muy fácil comunicarte por WhatsApp y no tan fácil encontrarte con que tiene Slack. Más aún. WhatsApp está planteado sobre una base de conexión universal: el único requisito para que dos personas puedan conectarse es que tengan un teléfono móvil. Sin más requisitos ni comprobaciones previas. En Slack, sin embargo, y como primera muestra de que su enfoque es para la empresa, los usuarios pertenecen obligatoriamente a un equipo o a varios (teams). Y tú no puedes hablar libremente con otra persona si no estáis en el mismo equipo.
¿En qué se parecen WhatsApp y Slack?
Funcionalmente tienen puntos en común. Concretamente, WhatsApp y Slack se parecen en que…
- Son multidispositivo. Importantísimo para facilitar la comunicación entre personas que pueden ser más de Mac o más de Windows, de iOS o Android.
- Puedes sacar fotos y adjuntarlas a tus conversaciones.
- Y también puedes adjuntar documentos: un PDF, una Excel o un vídeo.
- Puedes hablar con alguien en particular o con un grupo de personas.
- Puedes marcar un mensaje (con una estrella) para encontrarlo después fácilmente.
Diferencias menos relevantes entre WhatsApp y Slack
Hay dos tipos de diferencias. Algunas menores, de pura funcionalidad. Cosas que en mi opinión no son determinantes y que con el paso del tiempo probablemente se irán equiparando. Y otras que son las que, a mi juicio, inclinan la balanza hacia Slack si estamos pensando en utilizarlo como herramienta corporativa. Vamos con las primeras:
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| Te permite enviar un contacto de tu móvil. | No puedes adjuntar contactos |
| Te indica si el mensaje ha sido leído (aunque el destinatario puede deshabilitar esta función). | No tiene indicación de mensaje leído. Hay un debate interno en la comunidad de Slack. Quienes llevan años pidiendo esta funcionalidad y quienes creen que no es una medida muy profesional. |
| Envía mensajes de audio. | No puedes enviar mensajes de audio. Como mucho, puedes grabar un audio y enviar este archivo. Pero no resulta operativo. |
| Puedes silenciar las notificaciones, pero no anularlas. | Puedes anular las notificaciones. |
| Puedes adjuntar una ubicación desde el móvil. | No adjunta localizaciones. |
| Necesitas una tarjeta SIM (un nº de teléfono) para registrarte. | No funciona en base a nºs de teléfono sino en base a cuentas de correo electrónico |
| No te permite enviarte mensajes a ti mismo. Bueno… Hay una forma de hacerlo, pero no es evidente. | Puedes enviarte mensajes a ti mismo convirtiéndolo en una herramienta útil para la recopilación de notas, ideas… |
| No puedes acotar tu disponibilidad. En cualquier momento alguien te envía un mensaje y ya lo recibes. Lo abres o no lo abres, pero lo recibes. Y si tienes las notificaciones activadas, además te avisará. | Puedes limitar los horarios en los que recibes mensajes. Marcar un horario de descanso en el que no serás notificado. |
| No puedes usarlo para comentar código. | Incluye la posibilidad de insertar en los mensajes código de programación. ¿Para qué? Para que en empresas de software sus programadores puedan comentar e intercambiar código directamente a través de Slack. |
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Digamos que estas diferencias no son determinantes. A menudo sólo tienes que esperar unos meses para que una u otra incorporen esta o aquella funcionalidad si encuentran que su público la demanda. Hay otras que son las que, a mi juicio, inclinan la balanza hacia Slack si estamos pensando en utilizarlo como herramienta corporativa.
¿Y cuáles son las diferencias de calado entre WhatsApp y Slack?
“Slack” es en realidad un acrónimo que significa: “Searchable log of all conversation and knowledge”. Genial, ¿verdad?!
Sólo en esto ya encontramos una fundamental diferencia de planteamiento.
WhatsApp se diseñó para la comunicación fácil entre personas. Slack también y, además, para crear un repositorio de conocimiento en el seno de una organización.
Bien. Pero vamos a aterrizar esto. Porque sospecho que no es suficiente para algunos de mis clientes en los que me encuentro a diario con personas a las que les incomoda un tanto salirse de su WhatsApp-para-todo y tener que aprender otra cosa o tener que instalar una app nueva en el teléfono a veces casi sin espacio.
- WhatsApp no se integra con aplicaciones y Slack lo hace con decenas de ellas. Y en particular con algunas que son muy útiles en el entorno profesional: Google Drive, OneDrive, Trello, Evernote,… Un ejemplo práctico: tú puedes avisar por Slack de que ha entrado un nuevo pedido para que esté informado quien tenga que estarlo. Y que ese aviso lance la creación automática de una tarjeta en Trello para que se active la correspondiente cadena de suministro.
- WhatsApp no estructura las conversaciones de ninguna forma y Slack sí. En WhatsApp todo transcurre en una secuencia continua en la que se mezclan unos asuntos con otros y en el que acaba siendo complicado seguir el hilo. Lo más que puedes hacer es contestar a un mensaje previo para, al menos, retomar el asunto concreto. Slack organiza las conversaciones en base a canales. Un canal es una reunión de usuarios que van a tratar sobre una temática concreta. Y puede ser abierto (lo puede ver todo el mundo en la empresa) o privado (sólo lo ven los integrantes del canal). Por ejemplo puede haber un canal de Nuevos pedidos y otro canal de Dudas Administración. Incluso es posible que los usuarios que forman parte de uno y otro sean los mismos. Pero habrán de ceñirse a la temática de cada canal y no mezclar cosas. Además te permite abrir hilos. Incluso ciñendo la conversación de un canal a su temática, cuando haces una pregunta concreta y luego se comenta otra cosa diferente y se sigue por otros derroteros, es muy bueno contestar específicamente a la pregunta inicial abriendo en ese punto un hilo: una continuación de esa conversación concreta que, a modo de rama, sale del tronco principal.
- En WhatsApp no existe el concepto de histórico. En Slack, sí. Traducido: si en WhatsApp incorporas a alguien a un grupo, empieza a ver el contenido de los mensajes desde es momento en adelante. Pero no los anteriores. En Slack, cuando añades a un usuario a un canal, ve todo lo de antes. Así, imagínate que incorporas a alguien a un proyecto en marcha. Ese alguien puede invertir un rato en ver (o encontrar mediante búsqueda) las conversaciones previas y enterarse de lo que ha pasado o se ha decidido anteriormente. También puede ser muy útil crear un canal de bienvenida a nuevas incorporaciones. Y que ahí se encuentren con una serie de mensajes y/o documentos de bienvenida.
- El buscador de Slack es mucho más potente que el de WhatsApp. En WhatsApp sólo puedes buscar por el texto. Y si no te acuerdas bien de la expresión exacta, no encontrarás nada. En Slack puedes usar caracteres comodín (p.e. si buscas por albar* te devolverá como resultados albarán o albaranear). Pero, además, buscar por rango de fechas, o por remitente, por destinatario… Slack busca no sólo entre los mensajes, sino además dentro de archivos que hayas podido adjuntar a las conversaciones:
- WhatsApp implica el intercambio de teléfonos móviles. Slack se basa en una cuenta de correo electrónico. Esto tiene su trascendencia en empresas pequeñas en las que se trabaja con colaboradores esporádicos. Si la comunicación se basa en WhatsApp se obliga a la gente a compartir su teléfono móvil. Con Slack nadie tiene que conocer el móvil de nadie si no hay voluntad por ambas partes.
Preguntas y respuestas sobre WhatsApp y Slack
Basándome en el uso intensivo de ambas aplicaciones en los últimos años con diferentes clientes y situaciones, apunto aquí algunas cosas que surgen en el día a día y que terminarán de aclarar dudas al lector.
A menudo sus ventajas no se ven a primera vista. Y lo que prima entre el personal es la comodidad, lo rápido y conocido. Pero hay una cosa importante que seguramente sí valorarán: si usan Slack separan nítidamente lo que es del trabajo de lo que es su vida privada. Y, además, pueden restringir el horario en el que están activos para ni siquiera ser interrumpidos en su tiempo de descanso.
😀 😀 ¡Pues claro que podéis! De hecho… Es mejor opción si vas a comentar cualquier cosa intrascendente:
¿A qué hora quedamos?
¿Habéis empezado ya la reunión?
Saliendo de Bilbao…
Usa WhatsApp. Seguramente es más ágil porque tu interlocutor el Slack lo ve o no lo ve. Pero el WhatsApp… ¡Lo atiende con seguridad! Y además en esas conversaciones no hay a priori nada que parezca relevante para su futura consulta.
Sí. La hay. Puedes acceder vía web. Y si sueles estar cerca de un ordenador (Mac o Windows) puedes instalarte la aplicación en el equipo y pasar del teléfono. No obstante… Si en tu empresa lo vais a usar con frecuencia, encontrarás mucho más cómodo acabar buscando hueco en tu smartphone para instalar esto.
Asegúrate de tener las notificaciones bien configuradas.
Me parece importante resaltar esto. Mucha gente no sabe que Facebook compró WhatsApp en 2014. Así que… Sí… Una de las razones por las que WhatsApp es gratis es porque el valor lo aportamos nosotros metiendo datos para la minería de datos de Facebook.
Slack es una empresa propia de origen canadiense, con central en San Francisco y delegaciones por medio mundo. Cerca de 2.000 empleados. Cotiza en la bolsa de Nueva York. Y sus ingresos provienen de las cuentas de pago.
Para una PYME hay un salto económico importante. En el momento de escribiros la cosa cotiza a 6,25 €/usuario-mes. ¿Con un salto de funcionalidad equivalente? En mi opinión, no. La principal diferencia es que en la versión gratuita accedes a un histórico conjunto (de toda la organización) de 10.000 mensajes, mientras que en la de pago se el histórico que se guarda es ilimitado. En función de cuántos seáis y cuánto lo uséis, esos 10.000 mensajes pueden representar más o menos meses de histórico. Si ubicáramos a Slack como nuestro principal repositorio de conocimiento, tendría sentido. Pero igual que creo que hay muchos detalles del día a día que resulta muy útil poder rescatar gracias a Slack, esto no es un Google Drive ni un Evernote. Cada herramienta es buena en lo que lo es.
También buena pregunta. Teams surgió, precisamente, después de que Microsoft valorase la posibilidad de adquirir Slack. ¿Qué hicieron? Descartaron la adquisición y se montaron una copia. Una copia integrada en Office 365. Si tenéis Office 365, la opción es, casi con seguridad, Teams. De todas formas, es un tema interesante al que seguramente dedicaré otro post.
No tienen nada que ver. WhatsApp Business es una herramienta de marketing digital. Pensada más bien para que pequeñas empresas tengan una comunicación proactiva y eficiente con sus clientes. Pero no es un entorno colaborativo.
Muy interesante, Rafa.
¿te suena si Google tiene pensado implementar una herramienta similar para su entorno de trabajo Google Drive, Gmail, Keep y demás ?
Había leido algo al respecto y que era inminente. No sé si era algo más parecido a Slack o a Trello. En mi equipo, que somos 6- 8 personas trabajando en el entorno de Google Drive necesitamos una herramienta así pero antes de abrir algo fuera del sistema prefiero esperar.
Aunque ahora con la reclusión domiciliaria por la pandemia, nos vendría estupendo.
Un saludo
Jose Urbano
Hola Jose,
muchas gracias por tu aportación.
No tenía idea pero precisamente tú me has puesto sobre la pista y mira: https://www.petri.com/google-is-building-a-slack-not-a-teams
Parece que en mayo Google anunciará la novedad… Estaremos atentos…
En relación a lo que comentas sobre vuestra situación concreta, te diré que Slack y G Suite se llevan muy bien. Están integrados y eso se traduce en que puedes incorporar en las conversaciones de Slack referencias directas a documentos de Google Drive. Por ejemplo.
Saludos
Buenas. Me llamo Silvia y soy docente. Quiero utilizar desesperadamente slack con mis alumnos. Ahora, mis alumnos son de muy muuuuy escasos recursos, (equipos de baja y media gama y muy poco acceso a internet) . De aquí mi pregunta, cual consume menos datos? (Ya que mi principal problema con Teams es que, los estudiantes al ingresar, ya se les acaba el paquete de datos que compran)
Así buscando alguna herramienta me encontré con Slack, el cual ocupa menos espacio, y al parecer nos podría resultar más económico.
Necesito AYUDA!!! Gracias desde ya, y saludos desde Paraguay 🙋
Hola Silvia,
es muy interesante el caso que planteas. A veces hay realidades que se nos escapan. Y seguramente hay en general poca preocupación por qué aplicación consume más datos. Todo el mundo (me incluyo) tendemos a pensar que los datos ya son ilimitados o muy asequibles. Y no siempre es así. Tu comentario es eso, un baño de realidad en toda regla.
Filosofía aparte. Vamos con tu respuesta.
Comentas dos cosas diferentes: requisitos de los equipos y consumo de datos.
Así…
Si las utilizamos sólo para chatear, podemos pasarnos días y apenas alcanzaremos algunos KB.
Si transferimos archivos, dependerá del peso de estos.
Podemos cifrar una llamada de voz en 2 MB/minuto. Es decir, unos 120 MB/hora. Como mucho. Porque en una conversación normal no están los dos interlocutores hablando ambos sin parar.
Y dejo para el final lo que de verdad impactará en tu plan de datos: las vídeollamadas. Aquí depende mucho de la calidad de la misma. No es lo mismo utilizar un móvil que un ordenador. Y no es lo mismo una resolución pequeña en una pantalla pequeña que una pantalla gigante a todo color. Tampoco es lo mismo una llamada uno a uno que una llamada grupal. Pero para hacernos una idea aproximada que nos sirva para echar cuentas, la media entre diferentes fuentes (que son dispares) apuntan a 2 GB/hora.
Mi consejo, por tanto: enseña a tus alumnos a utilizar principalmente el chateo. Y cuando os reunáis, podéis usar el vídeo para veros unos instantes todos y luego, mejor, apagarlo y usar sólo la voz.
Si quieres hacerme alguna consulta particular, contacta conmigo directamente y lo vemos.
Saludos y gracias por tu aportación.