El conocimiento de una organización puede ser Personal (lo poseen las personas) u Organizativo (está a disposición de todos). Y puede ser Tácito (intangible, cultural, abstracto…), o Explícito (en forma de manuales, procesos, artículos,…). Generalmente hay mucho CTP (Conocimiento Tácito Personal) y algo de CEP (Conocimiento Explícito Personal). Pero lo que hace a una organización competitiva en base a su talento es el CEO (Conocimiento Explícito Organizativo).

Un PACO (Plan de Activación del Conocimiento Organizativo) es una estrategia para transformar CTP y CEP en CEO.

¿Más concretamente…?

Nuestra materia prima hoy en día son documentos, correos, presentaciones, hojas de cálculo, vídeos, imágenes,…

El reto ahora es gestionar todo ese torrente cognitivo de manera que esté accesible para todos, con fiabilidad, con seguridad, con criterios de búsqueda sencillos y comprensibles, con ubicuidad…

A PyMOs (Pequeñas y Medianas Organizaciones) que quieran superar situaciones como…

…¿dónde dejé esa propuesta del mes pasado tan parecida a la que necesito hacer ahora?

…este tema ya lo habíamos hablado antes, ¿no podemos consultar las actas de reunión del semestre pasado?

…sí, existe un manual de bienvenida para nuevas incorporaciones. Me suena que podría estar en…

…alguna vez llegamos a plasmar nuestros procedimientos por escrito. Los tengo en algún rincón de mi equipo.

…Javier había preparado un manual bastante completo de la nueva aplicación. Estará en su equipo. Pero ahora que se ha ido…

…el año pasado ya habíamos buscado intensamente otro ERP. Había una Excel en la que habíamos comparado todas las funcionalidades y precios, pero no la encuentro…

…el informe de progreso del proyecto que hemos enviado al cliente no era la última versión.

…habíamos ordenado las presentaciones para el evento pero cada uno las nombró según su criterio y eso propició el desorden y los errores con los ponentes.

…os envío un documento con los nuevos criterios de solicitud de permisos y vacaciones. (Porque no existe una ubicación clara y biunívoca en la que guardarlo). El conocimiento se dispersa por los buzones de entrada.

…vamos a abrir en la web un apartado sobre nuestra historia. ¿Quién tiene las fotos que hicimos en el 25 aniversario?

…hemos recibido una demanda de un antiguo cliente por un servicio prestado hace tres años. No estoy seguro de que el contrato de mantenimiento que guardamos sea el último que les entregamos.

En tres fases y un posterior soporte extendido:

• Fase I: consultoría documental con la participación de usuarios mediante entrevistas pautadas y exploración in company.
• Fase II: elaboración de los entregables: mapa documental, política documental, guía práctica y hoja PACO.
• Fase III: implantación y divulgación.
• Soporte extendido: Rematado el PACO formalmente, se abre un canal de consultas o dudas que estará disponible durante dos semanas más. Posteriormente se puede ampliar el servicio con un mantenimiento remoto que asegure una vigilancia activa y que todos los usuarios terminan de adherirse a la nueva forma de funcionamiento.

¿Hay entregables en el PACO?

• ¡Desde luego! El documento de política documental es la base de todo. En él se explican las decisiones que se han tomado y en base a qué, cómo se ha establecido el esquema básico de carpetas, los criterios de nomenclatura, la política de permisos, los criterios de seguridad y protección de datos, las soluciones tecnológicas a utilizar, etc.
• El mapa documental es una hoja de cálculo en la que se cruza todo el esquema de carpetas con los permisos de los usuarios y perfiles de la organización. Sirve no sólo para el planteamiento de partida, sino para saber en todo momento quién accede a qué cosas, qué parte del repositorio abrimos a una nueva incorporación, qué carpetas vamos a compartir con un proveedor o partner…
• Además, suele ser conveniente extractar la parte más práctica (dónde y con qué nombre se guarda y consulta cada cosa) en una guía esquemática y/o en una hoja PACO: un documento directamente orientado a los usuarios, impreso en formato A3 para su consulta inmediata y frecuente. El objetivo: facilitar al máximo el cambio cultural de trabajar todos con unos parámetros comunes.

 ¿Cuánto tiempo nos llevará elaborar el PACO?

• Depende, principalmente, de vuestra disponibilidad de agenda. Para un número pequeño de usuarios podríamos hablar de entre tres y cuatro semanas. Una por cada fase. Pero puede dilatarse hasta dos o tres meses. En todo caso, el proceso está optimizado para demandar el menor tiempo de dedicación posible de los usuarios.

 ¿Hay alguna base normativa o procedimental tras el PACO?

• Sí. El PACO está inspirado en la ISO 15489 como referencia metodológica, que sirve de guía a las organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental y que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos eficaz, eficiente y de calidad. Especialmente si se trata de documentos electrónicos.
• La norma establece que las estrategias de la gestión de documentos tienen que documentarse en un Plan Estratégico de Gestión de la Información que formaría parte de la política y objetivos de la organización.
• El PACO puede interpretarse, precisamente, como ese Plan Estratégico.

¿Incluye el PACO la puesta en marcha de un sistema de ficheros en la nube tipo Dropbox, Google Drive, OneDrive…?

• Habitualmente sí. Tras conocer mediante la Fase I vuestro organigrama, casuística, líneas de negocio, tipo de actividad documental, aplicaciones de referencia… estudiaremos si procede la implantación de una de estas herramientas y cuál se adapta mejor. La contratación en sí de la herramienta no está incluida en el alcance, pero sí el acompañamiento para ponerla en marcha y empezar a implantar el nuevo repositorio ordenado.

¿Por qué iba yo a necesitar un PACO?

• En cualquier organización moderna se manejan datos estructurados (fichas de cliente, artículos, modelos fiscales, plan general contable, datos de gestión de proyectos…) y datos no estructurados (presentaciones, artículos en PDF, propuestas, informes de progreso, comparativas de producto, manuales, vídeos…).
• El control de los datos estructurados está bien resuelto por medio de las aplicación clásicas de gestión (gestores de proyecto, ERPs, programas de contabilidad, gestores de despacho, bases de datos…). El problema está con los datos no estructurados porque es mucho más difícil caracterizarlos, organizarlos y estandarizarlos. Por eso necesitas un PACO.

¿Para qué tipo de organizaciones es más útil un PACO?

• Para aquellas que cumplen dos condiciones:
  • Querer tener bien organizados y controlados sus datos no estructurados.
  • Tener un cierto grado de libertad a la hora de decidir sobre criterios y herramientas. Generalmente (pero no exclusivamente) suele ser más fácil en Pequeñas y Medianas Organizaciones (PyMOs).