Es una forma de difundir y/o implantar entre el equipo formas de trabajo remozadas y adaptadas a vuestra idiosincrasia que hagan el mejor uso posible de la tecnología disponible. Empezando por la propia de la organización (su ERP –si lo tiene-, algún repositorio en la nube tipo Dropbox o OneDrive…) y, quizás, incorporando algún elemento extra que consideremos interesante como Evernote, Slack Trello…

El objetivo en todo caso no son las herramientas por las herramientas, sino avanzar en eso que ahora se llama transformación digital. ¿Traducido en términos de calle? Fácil:
¿Traducido en términos de calle? Fácil:

• para no quedarnos descolgados de nuestro entorno socioeconómico…
• para permitirnos hacer cosas a un escaso coste económico y de aprendizaje que antes sólo podían permitirse las grandes corporaciones…
• para que de una vez por todas estemos razonablemente organizados, o…
• para minimizar el impacto de la rotación de personal, tanto del que se incorpora como –más crítico , del que nos deja.

Despachos profesionales, áreas administrativas, departamentos de ingenieros, equipos de investigación, cátedras universitarias, instaladores o equipos de soporte técnico…
En definitiva, organizaciones o departamentos de pequeño y mediano tamaño que manejen conocimiento y datos administrativos en su día a día. Y que sientan que necesitan cambios sobre su operativa.

De dos formas diferentes: como una consultoría o como una formación.

• Opción consultoría:

Incorpórame a tu equipo. Hay que entrevistarse con los usuarios que se designen como claves. Con todos los responsables / directivos y también los usuarios de base que se pelean en su día a día por hacer las cosas bien y que echan en falta una forma más organizada y eficiente de trabajar.
Después de aprehender los entresijos de la organización, sacaremos a la luz qué herramientas son las que hay que potenciar, incorporar o incluso sustituir. Y, siempre de manera consensuada, comenzamos un proceso de implantación, parametrización, manualización, formación,…
Mejorar nuestro nivel organizativo sobre una base tecnológica es un proceso lento. Es importante insistir en esto y huir de los mensajes estelares. No estaría alineado con mis valores. Los cambios empiezan a percibirse semanas después de empezar con el trabajo.
Y todo esto –muy importante-, de una forma silenciosa y no disruptiva. La marcha de la empresa, la persecución del negocio, es siempre lo primero.

• Opción formación:

Quizás no os veáis en la tesitura de emprender ahora un proceso de meses pero sí queráis al menos asomaros a este mundo. Puede que con unas cuantas directrices e ideas podáis poneros vosotros mismos en marcha. O puede que después de la formación os decidáis finalmente por afrontar un trabajo de más calado con la consultoría.
La formación se desarrolla en una jornada de 8 ó 12 horas en la que repasamos las bases del cloud computing, las Cloud Office Suites, el poder de la coedición (con un papel preponderante para Google Sheets y Excel online), las aplicaciones de notas tipo Evernote o los entornos colaborativos. El programa definitivo de contenidos lo particularizamos entre todos antes de empezar.

Y… ¿qué significaba IDTCol

• IDTColImplantación de Dinámicas Tecno-Colaborativas.
• Implantar = establecer y poner en ejecución nuevas doctrinas, instituciones, prácticas o costumbres.
• Dinámica = manera de desarrollarse una actividad, un hecho o un acontecimiento.
• Tecno-Colaborativa = el objetivo es mejorar el nivel de colaboración en equipos de trabajadores del conocimiento. Apoyada (que no basada) en una selección escueta de herramientas tecnológicas como entornos colaborativos, disco duro virtual, videoconferencia,…-, caracterizadas por una funcionalidad rica, un manejo sencillo y un bajo precio.

¿Cuánto se tarda en conseguir una implantación?

• Mucho. Podéis abordar una formación de una o dos jornadas. O hacer una ligera consultoría y empezar con algo en uno o dos meses. Pero yo tengo clientes con los que llevo años trabajando de manera continua. ¿Por qué? Porque tanto la tecnología, como el conocimiento, la experiencia y el entorno de una organización están en continua evolución. Y prefieren delegar esta observancia en un externo.

¿En qué, exactamente, notaremos los cambios? ¿se podrán medir?

• Medir las cosas es difícil y siempre interpretable, pero siempre hay fórmulas para establecer algunos indicadores y eso, en sí mismo, resulta un ejercicio valiosísimo. Más allá de los números, las percepciones también cuentan. Un día se deja de hablar del ERP como la fuente de todos los problemas, el trabajo de un departamento que antes parecía tan malo e insuficiente pasa a verse con otros ojos y se crean nuevos lazos de confianza, “de repente” no existen dudas acerca de quién se responsabiliza de qué cosa, ahora todo el mundo sabe dónde está el conocimiento y cómo se accede a él, el trabajo en la nube posibilita trabajar más libremente, ahora hay procedimientos que la gente consulta,….

¿Qué tipo de disfunciones deberían llevarnos a contratar una IDTCol?

Cosas como…

• Incluso aunque somos pocos y el número de proyectos que manejamos es razonable, los datos no están bien controlados / organizados.
• Gestionar eficientemente la documentación de los proyectos y del día a día es siempre un reto.
• Hemos empezado a utilizar Google Drive. Pero sin método, y descubriendo sus posibilidades sobre la marcha.
• A pesar de tener procesos maduros implantados, persisten islas de información. Los datos están pero no en un sitio claro y unívoco.
• A menudo, nuestros clientes tienen un nivel tecnológico muy limitado. Para algunos, la incorporación de Excel es ya un paso significativo.
• Adquirimos –y pagamos- mercancía que luego nunca llega y nadie reclama.
• Los encargos a nuestros compañeros hay que hacerlos repetidamente.
• Los documentos –el conocimiento-, se mueve de ordenador personal a ordenador personal y queda almacenado en los buzones de correos. Desorganizado y fuera del alcance de la organización.
• Contestar preguntas sencillas a nuestros clientes se hace complicado y nos genera inseguridad.
• Hay un trasiego constante de gente deambulando por la oficina. Haciendo… ¿haciendo qué?.
• Las interrupciones entre unos y otros son constantes. Conseguir 15 minutos continuados de concentración se convierte en una quimera.

¿Cuánto tiempo tendremos que dedicar a la IDTCol en su formato de consultoría? Somos pocos para el trabajo que tenemos y esto no dejará de ser un extra

• Asunto muy importante. Atender al negocio siempre será lo prioritario. Yo soy el primero que no quiero pasarme días enteros en vuestra casa. Buscamos reuniones puntuales, quirúrgicas, con los responsables directos de cada asunto y buscando la mejor agenda para ambos. La esencia de este servicio consiste, precisamente, en externalizar ese trabajo que todo el mundo sabe que debe hacerse pero que nadie tiene tiempo para acometer.

• En la práctica esto se traduce típicamente en unas cuantas horas al mes con cada uno de las personas clave del equipo. Al principio algo más. A medida que avanzamos y yo gano en autonomía, algo menos.