Una cápsula CoSMOs es una forma de incrementar el nivel de organización de un equipo de trabajo mediante la incorporación y el aprovechamiento procedimentado de método y de herramientas tecnológicas. Con más detalle…

La organización de las PyMOs (Pequeñas y Medianas Organizaciones) es un asunto complejo y habitualmente infra-atendido. Todos los focos están puestos en el marketing y la comercialización. Pero cuando nuestro cliente compra nuestros productos o servicios, demanda la mejor experiencia de usuario al menor precio posible y es fácil defraudar si previamente no hemos trabajado a fondo la parte de gestión, EL CÓMO SE EJECUTAN las cosas.
Los avances tecnológicos, más el conocimiento y la experiencia de una organización son siempre crecientes. Aprovecharlos para ponerlos en práctica de una forma sencilla, sistematizada y útil por todo el mundo no es fácil.
Los integrantes del equipo interactúan en forma de proyectos, procesos y actividades en las que tienen que COLABORAR entre sí. Deben tener una visión común de cuáles son las tareas conjuntas a abordar y de qué pasos hay que seguir para ello. En qué plazos, con qué alcance, con qué herramientas, para qué clientes o con qué interlocutores.
La Dirección está habitualmente volcada en dar respuesta a un entorno volátil, incierto y complejo; concentrada en la propia existencia y evolución de la organización. Muchas veces mirando más hacia fuera que hacia dentro. ¿Podría dedicar atención al cómo se hacen las cosas? ¡Nadie podría hacerlo mejor! Pero es muy difícil llegar a todo y seguramente sería en detrimento de su vigilancia del mercado, de su sector… cuando no de su salud o su familia.

Con Compañía y Soporte para las Mejoras Organizativas (CoSMOs) se dota a la Dirección de una mano derecha en la que delegar los aspectos más prosaicos de la empresa: la organización a nivel personal de los responsables clave, la correcta utilización del ERP, la selección y uso de aplicaciones en la nube, la ordenación del conocimiento, el diseño de los procesos, la interlocución frecuente con los responsables técnicos y los proveedores,… La cápsula CoSMOs aporta a la Dirección control para que ésta pueda centrarse con confianza en la perspectiva del negocio.

A PyMOs (Pequeñas y Medianas Organizaciones) en las que se den disfunciones o casuísticas como éstas:

• • Somos pocos y estamos geográficamente dispersos. Algunos de nuestros colaboradores son incluso extranjeros. Necesitamos organizarnos mejor.
  • Olvidar una tarea importante de la que éramos responsables nos genera una incómoda sensación de angustia. Ups! ¿qué habrá pasado con este tema?…

• Adquirimos –y pagamos- mercancía que luego nunca llega y nadie reclama.
• Los encargos a nuestros compañeros hay que perseguirlos repetidamente.
• Los documentos –el conocimiento-, se mueve de ordenador personal a ordenador personal y queda almacenado en los buzones de correos. Desorganizado y fuera del alcance de la organización.
• Valoramos mucho el contacto con el cliente, pero deberíamos dosificarlo porque es muy demandante y limita nuestra capacidad de crecimiento.
• Contestar preguntas sencillas a nuestros clientes se hace complicado y nos genera inseguridad.
• Hay un trasiego constante de gente deambulando por la oficina. Haciendo… ¿haciendo qué?
• Hemos empezado a utilizar Google Drive. Pero sin método, y descubriendo sus posibilidades sobre la marcha.
• Las interrupciones entre unos y otros son constantes. Conseguir 15 minutos continuados de concentración se convierte en una quimera.

La cápsula CoSMOs se desarrolla de una forma no invasiva con la marcha de la organización. Atender al negocio siempre es lo primero. Y, en línea con la idea de “cápsula”, cada PyMO ingiere en la medida de sus posibilidades y apetencias: podemos quedarnos en un simple diagnóstico (apenas unos días), circunscribirlo al desarrollo de un proyecto importante para la compañía (algunas semanas) o darle forma de colaboración sostenida; lo que en algunos ámbitos se conoce como iguala.
La pondremos en marcha en tres tiempos: T1 (descubrimiento), T2 (primeras conclusiones) y T3 (acompañamiento).

• • T1 (descubrimiento): con la participación de usuarios mediante entrevistas y exploración in company. Se procura obtener toda la información necesaria con un mínimo número de reuniones. Las reuniones podrán llevarse a cabo de manera telemática, aunque debe tenerse en cuenta que siempre, la calidad y cantidad de la información captada es más alta presencialmente. Fundamental el examen y exploración de las aplicaciones específicas en uso (ERP, gestor documental, algún disco duro virtual,…), la aclaración del organigrama, líneas de negocio,…
  • T2 (primeras conclusiones): en base a los datos obtenidos en la Fase I, se elabora la Guía de Trabajo Tecno-colaborativo (GTT). En ella se dibuja una situación de partida, se identifican dinámicas (la forma en la que algunas cosas se están haciendo, resaltando tanto problemas como fortalezas asociadas a ellas), se enumeran los procesos detectados (preventa, almacén, facturación, atención al cliente,…), se hace un análisis de situación tecnológica (tanto de HW como de SW) y se apuntan ya algunas ideas de selección de herramientas. Todo esto concluye en la enumeración priorizada de una serie de planes de acción.

Las conclusiones de la GTT se consensúan y perfilan con la dirección. Después, todo el trabajo se hace público en una sesión conjunta con el equipo donde a su vez se pulsan las aportaciones de unos y otros. Se genera así la atmósfera adecuada para iniciar la implantación de los cambios identificados. El servicio puede rematar aquí o… continuar con el acompañamiento.

• T3 (acompañamiento): el acompañamiento sirve para que los planes de trabajo no se queden en un documento y una presentación vistosa. Sirve para ponerlos a rodar. El acompañamiento (la “C” del CoSMOs) es la clave de todo para que pasado algún tiempo (unos meses, quizás un año) se pueda percibir con claridad un antes y un después en el nivel organizativo de la PyMO.

¿Cuánto tardaremos en estar mejor organizados gracias a la cápsula CoSMOs?

• Organizarse mejor es una cuestión que demanda tiempo y no hay magia que consiga resultados de un martes para un miércoles. Tardaremos sólo algunas semanas en identificar qué cosas están fallando y contar con un plan realista de trabajo -la GTT- con los pasos descritos y ordenados para empezar el camino. Después, en la fase de acompañamiento y típicamente tras varios meses de trabajo continuado empezarán a notarse cosas.

¿En qué, exactamente, notaremos los cambios? ¿se podrán medir?

• Medir las cosas es difícil y siempre interpretable, pero siempre hay fórmulas para establecer algunos indicadores y eso, en sí mismo, resulta un ejercicio valiosísimo. Más allá de los números, las percepciones también cuentan. Un día se deja de hablar del ERP como la fuente de todos los problemas, el trabajo de un departamento que antes parecía tan malo e insuficiente pasa a verse con otros ojos y se crean nuevos lazos de confianza, “de repente” no existen dudas acerca de quién se responsabiliza de qué cosa, ahora todo el mundo sabe dónde está el conocimiento y cómo se accede a él, el trabajo en la nube posibilita trabajar más libremente, ahora hay procedimientos que la gente consulta,…

Nosotros estamos certificados en ISO 9001. ¿Es compatible con la cápsula CoSMOs?

• Rotundamente sí. Con más frecuencia de lo deseable los procesos de certificación son más bien de justificación. “Alguien” se pasa unos días cumplimentando documentación fechas antes de la auditoría. Despúes colgamos el cuadro en la sala de espera y a continuar con el día a día.
• Los procesos de certificación son magníficas herramientas para, como mínimo, lanzar la concienciación de que hay que hacer las cosas bien. Sólo que… como dice un proverbio chino, hablar no cuece el arroz: hay que poner las cosas en marcha. Y si existe un manual de calidad y unos procesos identificados, lo que hay que hacer es bajarlos a la realidad del día a día y conseguir que se popularicen. Una ISO 9001 es un magnífico punto de partida para organizarse mejor.

¿Cuánto tiempo tendremos que dedicar al CoSMOs? Somos pocos para el trabajo que tenemos y esto no dejará de ser un extra

• Asunto muy importante. Atender al negocio siempre será lo prioritario. Yo soy el primero que no quiero pasarme días enteros en vuestra casa. Buscamos reuniones puntuales, quirúrgicas, con los responsables directos de cada asunto y buscando la mejor agenda para ambos. La esencia de este servicio consiste, precisamente, en externalizar ese trabajo que todo el mundo sabe que debe hacerse pero que nadie tiene tiempo para acometer.
• En la práctica esto se traduce típicamente en unas cuantas horas al mes con cada uno de las personas clave del equipo. Al principio algo más. A medida que avanzamos y yo gano en autonomía, algo menos.