Productividad y TIC. La última burbuja

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Productividad y TIC son dos términos habitualmente asociados. Aunque resulta que no siempre la inversión en TIC genera eficiencia y productividad.

Alejandro Hernández Capa es lo que hoy en muchos sitios se denomina un senior. Un integrante claro de esa Revolución Madurescente a la que Laura Rosillo describe con tanta precisión.

Físico de formación, su actividad profesional tuvo desde el principio una clara deriva hacia la informática. Primero en la empresa privada, en la Universidad Pública (Salamanca y Autónoma de Madrid) después y, por último, como CIO de Caja Duero. Conoce muy de cerca y de primera mano la gestión e inversión que durante los últimos 25 años se ha hecho en este país en materia TIC. Hoy es un consultor independiente para organizaciones TIC que brinda su magna experiencia a quien quiera pagar por un análisis rápido, drástico y políticamente incorrecto sobre formas de reducir sensiblemente sus costes tecnológicos.
El año pasado Alejandro publicó el libro que hoy me ocupa: TIC para empresas e instituciones. La última burbuja. Y que él presenta de esta manera tan sucinta como impactante:

[testimonial author=»Alejandro Hernández Capa»]En España han pinchado dos burbujas desde la crisis de 2008, la financiera y la inmobiliaria, falta otra: la TIC. Durante años las TIC han tenido y tienen una aureola de modernidad tal que estaría mal visto hacer preguntas en relación a su rentabilidad, beneficios, riesgos y oportunidad; preguntas clásicas que siempre se aplican a cualquier otra tecnología o innovación.[/testimonial]

Las decisiones que se toman a nivel corporativo en una empresa o en una organización en materia TIC afectan (y mucho) a la productividad de sus trabajadores. Que con mucha frecuencia son trabajadores del conocimiento. Así que siendo un libro baratito y muy fácil de conseguir, su lectura es muy recomendable para cualquier empresario o emprendedor que quiera conocer algunos de los errores importantes que se han cometido en la España tecnológica del último cuarto de siglo. Para los gestores públicos que se van a ver muy identificados con los escenarios que Alejandro describe. Para los ingenieros industriales, cuyo dominio de la ingeniería de procesos debería servir para asegurar una participación más activa en las decisiones TIC. Y, por supuesto, muy recomendable para las PYMES TIC, que en unos casos se van a ver reflejadas y en otros sorprendidas.

 El resto de este post se plantea en forma de aquellos recortes y citas del libro que más me han llamado la atención y algunos comentarios y pensamientos que me han suscitado. Me he tomado la licencia de conectar y organizar ideas no siempre de la misma forma que plantea el autor en su índice. En todo caso, son matices.

Sobre las TIC en las Administraciones Públicas

[blockquote]La Administración ha gastado cantidades ingentes de dinero en desarrollos faraónicos y con resultados habitualmente decepcionantes. (…) lo normal es encontrar webs de organismos públicos inentendibles, insufribles, con informaciones triviales y las más de las veces con la decepcionante coletilla de “esta información aquí presentada no es vinculante”, informaciones incompletas, antiguas, la Administración Electrónica es pura propaganda.[/blockquote]

Yo añado: cuanto más faraónico y grande era el proyecto, más probabilidad de llegar a resultados comparativamente pobres. La filosofía de lo pequeño, lo tangible, lo concreto, es a menudo el camino más sólido para llegar a lo grande.

[blockquote](…)en un momento de máxima dificultad económica, donde la falta de recursos debería obligar a replantear el funcionamiento de casi todo (universidades, bancos, sistemas de pensiones, industrialización, y un largo etcétera) podríamos asegurar que las TIC deben ser replanteadas, sobre todo en un aspecto: su uso para la mejora de la productividad de las organizaciones; y sin embargo nada de esto se aprecia en el horizonte. (…) No hace mucho tiempo la industria del software ha inventado una solución realmente nueva que abre una vía real de compatibilidad, que además modifica las reglas de compraventa y construcción de sistemas. Técnicamente se denomina “arquitectura SOA”. [/blockquote]

Atención, colegas informáticos, al potencial que Alejandro le confiere a SOA. De hecho, en un universo multientorno, multiplataforma, multiusuario,… multitodo, los sistemas diseñados como islas ajenas a todo, no parece que sean una apuesta de futuro.

[blockquote]Un ejemplo: las Universidades. En España hay 52. Cada una con sus aplicaciones Con un gasto que el autor estima en 600 K€/año de media. 52 universidades x 600 = 30 M€/año. En Alemania o Francia, hay una única aplicación para todas las Universidades…[/blockquote] La eficiencia en el gasto público debería ser exigible a nuestros gobernantes. Máxime en tiempos de recortes, donde las tijeras acaban a menudo podando de manera indiscriminada, mientras los responsables de medidas ineficientes rara vez reciben algún tipo de sanción.

[blockquote]Los servicios prestados por la Administración en el fondo son siempre procedimientos pautados que una vez conocidos no son tan difíciles, pero que resultan muy complicados porque la clase funcionarial se niega a publicar esos procedimientos, ese es su mayor capital, saber dónde y qué hacer en cada caso. Ese tiempo se termina, el Estado va a tener que presentarse a los ciudadanos en forma de catálogo de servicios y procedimientos de acceso y uso en cada caso. (…) usando las TIC el propio Estado se obligará por pura supervivencia a poner en limpio y en las Webs qué es lo que hace exactamente, en forma de lista de servicios prestados, organismo por organismo, cada uno con su ombre, descripción, responsables, etc.[/blockquote]

Yo aquí matizo. “La clase funcionarial” que describe Alejandro existe. Yo la he conocido de primera mano. Pero no es única y es injusto meter a todos en el mismo saco.

El negocio de las TIC

Unas cuántas preguntas para ti, estimado lector: ¿utilizas Windows 8? ¿o realmente te va de maravilla con Windows 7 o, incluso, XP? ¿Y el Office? ¿eres ya usuario de la versión 2013 o hace muchas versiones que encontraste una funcionalidad desbordante que difícilmente puede cubrirte más necesidades? ¿Te compraste un iPhone 4? ¿no es una maravilla tecnológica? ¿por qué Apple evoluciona los modelos a una velocidad muy superior a la que un usuario medio es capaz de asumir?…

[blockquote]Los grandes fabricantes de software y hardware cotizan en las bolsas principales y tienen acostumbrados a sus accionistas a crecimientos enormes, que intentan obtener de sus clientes en forma de nuevos productos, revisiones y novedades, las necesiten o no.[/blockquote]

_{Fuente: elogia.net}

[blockquote]En relación con las PYMES, simplemente decir que están desatendidas en términos reales: las TIC les llegan con gran dificultad; existe una gran distancia entre lo que dice la propaganda de las instituciones y los suministradores y la realidad, distancia que se mantiene desde hace mucho tiempo. El propietario gerente- director general de una micro PYME no sabe quién es PWC ni qué ofrece, ni podría pagar sus servicios. Sin embargo las PYMES necesitan asesoría adecuada a sus dimensiones y presupuesto, que es otro hueco pendiente de desarrollo en el mercado.[/blockquote]

No puedo estar más de acuerdo con Alejandro. Y no me resisto a incluir una pequeña cuña publicitaria: ¿habéis visto ya mi oferta de servicios para empresarios o para PYMES TIC? Está precisamente pensada con ese criterio de dimensión y precio acordes al negocio pequeño o mediano.

Sobre productividad y gestión TIC

Hablemos de productividad ahora. De productividad organizacional. Si queremos optimizar nuestro funcionamiento como equipo hay una cosa esencial que tenemos que establecer de base: la forma en la que vamos a manejar nuestro conocimiento explícito.
[blockquote]Las tareas de archivo y organización de la documentación siempre han sido consideradas secundarias, daba un poco lo mismo si aquellas tareas se hacían bien o mal, raramente se revisaban, y solo se encendían las alarmas cuando no se encontraba un papel necesario.
(…) falta un modelo de documentación, que puede y debe ser lo más sencillo posible, pero que de no tenerlo nos hace tremendamente improductivos: pasamos mucho tiempo buscando cosas que deberían estar fácilmente accesibles.
Como en tantos otros casos, a los hechos se suma otra idea errónea: el uso de una herramienta de documentación por sí sola va a resolver los problemas, y nada más lejos de la realidad. Lo realmente necesario es un modelo de documentación: criterios, responsabilidades, tiempos, derechos de acceso y objetivo del sistema de documentación.
Un sistema de documentación correcto evita que la información se oculte, se «patrimonialice», también evita que se invente lo mismo muchas veces», con lo que esto supone de despilfarro.
[/blockquote]

A la vista de las palabras de Alejandro alguien podría pensar que yo previamente le hubiera puesto al corriente sobre mi Plan de Activación del Conocimiento Organizativo, o PACO. Pero no. Simplemente hemos llegado a similares conclusiones por caminos diferentes…

[blockquote]El conocimiento de cada proceso se obtiene de los usuarios existentes y aparte de otras circunstancias una es imprescindible: que los usuarios
quieran transmitir su conocimiento. En muchos casos el usuario piensa que se le está robando el puesto de trabajo. (…) En definitiva, hay ocultismo de la información que entorpece mucho la elaboración del modelo de funcionamiento. Este problema se resuelve con transparencia: documentación clasificada, organizada y accesible por parte de grupos amplios de empleados. Preferible pasarse por exceso que no por defecto. La regla de oro: la información no catalogada no existe y debemos considerar que quienes no siguen esta regla, quienes ocultan información, son los peores enemigos del progreso. Aunque parezca utópico la transparencia es un activo.
[/blockquote] Cuando abordo un PACO tengo muy claro que el elemento fundamental es el usuario. De nada sirve la experiencia que yo pueda aportar y el trabajo que podamos hacer si no consiguen involucrar al usuario final. Hay que ganárselo para la causa desde el principio, que participe y se sienta involucrado y coautor de lo que allí se concluya. O eso, o al cabo de unos pocos días, cuando el consultor ya no esté presente, las cosas volverán silenciosamente a su cauce.
[blockquote]Se puede ser mucho más productivo haciendo ingeniería de procesos en general y construyendo el modelo que se describe en este trabajo en particular.
Si no se construye ese modelo (o alguno concreto superior) la eficiencia en el uso de las TIC no llegará nunca. Este aumento de la productividad no supone más presión laboral, todo lo contrario. Se trata de racionalizar, de copiar los modos y maneras en que trabajan los nórdicos, quienes emplean muchas menos horas que nosotros, pero son más productivos.
[/blockquote] Atención ahora al mensaje nítido del autor: antes de más TIC, más ingeniería de procesos. Analizar constantemente el cómo hacemos las cosas para perseguir su mejora continua debería estar en el ADN de todos los trabajadores del conocimiento. A nivel empresarial, los especialistas en ingeniería de procesos seguramente son los ingenieros industriales. Y, sin embargo, es raro encontrárselos en las consultoras TIC. Hay matemáticos, físicos, telecos, informáticos ¡desde luego!-… pero no ingenieros industriales. Llamativo, ¿no?
[blockquote]Una auditoría para realizar modificaciones organizativas, o análisis como los propuestos, no pueden ser hechos por personal propio, porque este
siempre tiene intereses distintos de la razón de ser de la empresa o institución, pudiendo ser estos completamente legítimos. “Aunque haya casos contrarios de éxito”.
[/blockquote]

Cualquiera que conozca el ámbito de la empresa habrá entendido perfectamente este otro párrafo. Nunca una observación de alguien de la casa, que teme por su posición, por su puesto, por su reconocimiento, va a ofrecer su opinión con el mismo grado de libertad e independencia que ofrece alguien de fuera.

Recuerda el título: TIC para empresas e instituciones. La última burbuja. Editado directamente por Alejandro Hernández Capa a través de la plataforma Bubok. Lo tienes disponible aquí.