Productividad personal en entornos adversos

La productividad personal en entornos adversos tiene matices muy interesantes de los que se pueden extraer muchas enseñanzas. En este 2014 que acabamos he tenido la suerte de ayudar a organizarse mejor a muchos responsables y cargos medios de organizaciones de diferentes sectores, ubicaciones y tamaños. Eso te brinda un punto de vista comparativo muy enriquecedor. Y mi conclusión es clara: a mayor tamaño de la organización, más interrupciones y dependencias; más difícil resulta desplegar técnicas de buena organización personal y más fácil es dar cobijo a burocracias e inútiles con responsabilidad. Cuanto mayor es la organización, el entorno se vuelve más adverso.

Una de esas empresas con las que he trabajado destaca por su tamaño. Pertenece a un sector altamente competitivo (¡¿cuál no lo es hoy en día!?) en el que existe una cultura generalizada del valor del tiempo. Cada minuto cuenta. Los clientes están acostumbrados a exigir resultados día a día y la presión es muy alta.

Sólo el hecho de encontrar una ventana suficiente de tiempo para cada una de las sesiones que hemos celebrado se convirtió en un triunfo. Algunos asistentes, después de haber confirmado su asistencia, y a pesar del probable encontronazo que esto podía suponer con su departamento de RRHH, cancelaban su asistencia con pocos días de antelación o, incluso, el mismo día. Y, aún así, algunos de los que sí asistían aprovechaban cualquier rato, cualquier pausa, cualquier despiste, para atender el teléfono o el correo.

Mis formaciones están expresamente diseñadas pensando en perfiles como estos. Y siempre que encaro una nueva me repito: ¿qué puedo hacer para captar su atención? ¿qué contenidos, juegos, vídeos, músicas, ejercicios… tengo que desplegar para abstraerles de tal forma que se olviden durante un par de días de su duro entorno y se concentren en extraer de la ocasión el máximo valor posible?

Se lo pregunto abiertamente: ¿afrontáis ésta como una formación más? ¿…como una de tantas citas con la “oportunidad-obligación” que traen consigo los fondos de la Tripartita? ¿o realmente vais a adoptar aquí y ahora un COMPROMISO por el cambio?

En muchos lo encuentro. Al menos así lo reflejan los siempre relevantes cuestionarios de evaluación. Y los comentarios que luego van llegando. Pero a estas alturas ya sé que, por mucha intensidad que consiga en esas mágicas horas, NADA se consigue sin una continuidad.

Y aquí es donde entra en juego el entorno. Y la importante diferencia entre un autónomo y una PYME, entre una PY y una ME; y entre una ME y una gran corporación u organismo.

En mi experiencia, entre grupos pequeños de trabajadores del conocimiento, el impacto de un buen entrenamiento en tácticas y metodologías de organización personal es mayor. Y ello por dos motivos:

1. Porque generalmente, cuando acuden, lo hacen por convencimiento propio y no por prescripción. Lo hacen por pura necesidad, porque son conscientes de que pueden sacar más a su día a día y operar cambios reales con traducción final en su calidad de vida y en su cuenta de resultados.
2. Pero, sobre todo, porque cuando toda o casi toda la organización… -y de manera destacada los máximos responsables- se implica, conseguimos generar no sólo mejores dinámicas personales sino, además, una nueva cultura de trabajo. Una forma compartida de entender que, por ejemplo, cuando vaya a pedir algo a un compañero y –concentrado- me haga un gesto apuntando a su bandeja de entrada, no debo interrumpirle y no debo sentirme mal por ello.

¿Qué ocurre, por el contrario, en organizaciones de muchas decenas, de centenas,… ¡de miles de trabajadores!? Que incluso los más convencidos, aquellos a los que ves chispitas en la mirada y que se afanan por completar la práctica del Evernote o de FacileThings,… antes o después reflexionan desencantados que con su jefe o sus clientes… va a ser imposible organizarse mejor.

• Porque te manda correos a las 7 de la tarde con encargos para la mañana siguiente.
• Porque da igual que intente fijar un pomodoro a primera hora de la mañana para aprovechar el mejor momento de concentración ininterrumpida. Cierto cliente se ha habituado a llamarme… ¡a las 7:30! Casi cada día.
• Porque después de haber repasado con él concienzudamente las prioridades para esta semana, él mismo es el primero que sistemáticamente las incumple y funciona sin ningún tipo de aparente línea. Simplemente se brinda a su vez al permanente y contradictorio cambio de órdenes de sus propios superiores.
• Porque, sin convocatoria previa, ni agenda, ni horario,… viene a nuestros puestos y nos mete en una sala de reuniones a divagar durante horas, retrasando el trabajo de todos que, una vez más, se tendrá que hacer fuera de horario.

El impacto del jefe desastre

Esta figura del jefe desastre, del compañero irrespetuoso, del cliente endiosado, es un auténtico cáncer para la productividad de las organizaciones. Y toca desplegar artes pedagógicas cuando se acerca el toro de las interrupciones Pedagógicas mientras se pueda… y abiertamente evasivas cuando no haya otra posibilidad (mis alumnos reconoceréis esta imagen).

_{Fuente: Wikipedia}

Nunca debemos olvidar que, por contradictorio que pueda resultarnos, nuestro rendimiento –que cada vez más se mide en base a objetivos y logros-, puede verse muy mermado y al final duramente evaluado si nuestra actitud se limita a decir siempre “Sí”. Sí es posible hacerlo en una semana. Sí dejo lo que habíamos planificado y me pongo con la nueva urgencia. Sí contesto inmediatamente a ese correo. O, visto en positivo, SÓLO SABIENDO DECIR NO (siempre de forma medida y argumentada), se pueden perseguir los objetivos que van a dar brillo a tu trayectoria.

Estas dinámicas son más infrecuentes en la pequeña empresa porque ahí todo el mundo (el jefe el primero), es muy consciente de la importancia de la concentración, de que no se puede jugar impunemente con el tiempo y la atención de los demás. ¿Por qué? Porque en la distancia corta se aprecia directamente que esto revierte en forma de malos resultados y de un ambiente enrarecido; cuando no abiertamente tóxico. ¿Pretendes llegar muy lejos con un equipo que está hasta los mismísimos de tu caos organizativo?

Lo primero que os digo cuando me comentáis estos casos es que intentéis explicarles las cosas que vosotros ya habéis visto. Que les habléis del potencial de GTD, de Personal Kanban, de los nuevos entornos colaborativos, de las prácticas relacionadas con la gestión de proyectos. Y que cuando os pregunten que qué es todo eso, los remitáis directamente a mí. ¡De verdad! No sólo es autopropaganda, es que sinceramente me gusta coger a estas personas –cuanto más influyentes en la cadena de mando, mejor-, y con mi experiencia y la libertad que me brinda el ser de fuera y no estar condicionado, hacerles ver lo que provocan.

¿Hay solución para estas grandes empresas?

Pero entonces… ¿hay solución para estas grandes empresas? ¿merece la pena formar a sus responsables en estas artes? ¿realmente van a ser capaces de operar cambios en su entorno?

Definitivamente sí. Al menos algunas personas entran en una nueva fase en la que ya son conscientes de dónde está el problema y en qué consiste. Antes, ni eso. Y, además, no todo su entorno responde a este perfil. Como mínimo hay una dirección en la que pueden empezar a generar orden: hacia abajo. Sustituyendo el rosario de microinterrupciones de sus colaboradores por sesiones de despacho con un horario fijo y cerrado. O implantando una herramienta de colaboración para canalizar los debates sobre un determinado tema. O habilitando un repositorio de material de referencia ordenado y debidamente divulgado. O generando la confianza de que lo que entra en nuestra bandeja de entrada, se procesa más pronto que tarde para evitar taponar el trabajo del resto.

Ni que decir tiene que, cuando estas empresas se lo toman en serio y empiezan a entrenar a mucha de su gente… porque hay un departamento de formación que ve su potencial desde el principio, porque empieza a funcionar el boca a boca, o incluso por el más prosaico argumento de que hay que gastar los fondos de la Tripartita, el efecto cultural se va extendiendo progresivamente y resulta más fácil hacer comprender a tu entorno que ahora te organizas de manera diferente y mejorada. Por muy raro que pueda parecer (o muy mal visto que esté) que hayas desactivado la mensajería instantánea y no estés consultando y respondiendo el correo compulsivamente.

Aquello que empezó siendo una formación de un par de días tiene ahora una continuidad. La charla del café de un día cualquiera puede versar sobre la mejor forma de implantar la lista A la espera porque empieza a haber muchos compañeros gtdistas. Y el compromiso de cambio que adoptaste para contigo mismo, crece ahora en un campo abonado.

Y, vosotros, ¿qué? ¿os metéis en 2015 con las mismas dinámicas de siempre o creéis que ya ha llegado la hora de pedir ayuda para intentar cambiar algunas cosas?