Productividad personal. El libro de GTD de José Miguel Bolívar

De todos los que nos dedicamos profesionalmente a GTD en España, ninguno acumula la experiencia, continuidad y foco que atesora José Miguel Bolívar. Su blog, Óptima Infinito, es una referencia imprescindible en la materia que lleva escudriñando los entresijos de GTD desde 2008. José Miguel lo ha contado por arriba, por abajo, por dentro, por fuera, de norte a sur y de este a oeste. Cada vez que publica un nuevo post yo me pregunto: ¿pero qué más le queda por contar a este hombre?! Y me pongo a leerlo y… ¡oye!… rara es la vez que no descubro algún detalle, o me hace reflexionar en aquel aspecto o… ‑frecuentemente-, me lleva al desacuerdo. A veces me descubro a mí mismo murmurando: “De eso nada, Bolívar!”. A veces le planteo abiertamente mis discrepancias en algún comentario en su blog o en el foro de GTD Spain en LinkedIn, donde hace poco hubo un agitado debate que empezó tratando sobre apps de GTD y acabó con un encendida contraposición de posturas sobre la forma correcta de enseñar y afrontar el método.

¡Ah! Pero… ¿es que hay espacio para la discusión en algo que, de por sí, es bastante científico, está a estas alturas tan trabajado y además es de carácter personal y voluntario? El libro que me ocupa hoy Productividad Personal, aprende a liberarte del estrés con GTD, de José Miguel, es una buena muestra de ello. No porque el autor lo utilice intencionadamente como plataforma para polemizar, ni podamos decir de él que es un agitador profesional ni nada por el estilo. Lo que sí es cierto es que la forma de entender y trasladar SU interpretación acerca de qué es GTD y cómo hay que implantarlo es muy taxativa y vehemente. En algunas de sus afirmaciones creo que hasta el mismísimo David Allen se sentiría cuestionado. Rubén Alzola, desde su marcaladiferencia.com, hacía mención en su propio análisis del libro al “talibanismo GTDiano” de Bolívar.

¡Ojo! Por encima de todo, el libro es una virguería y su lectura obligatoria a quien ya esté mínimamente familiarizado con la materia. Objetivamente hace aportaciones muy valiosas y prácticas que ayudarán mucho a repensar y afianzarse en la práctica de GTD. ¿Se puede leer sin haber leído antes a Allen? Se puede, pero yo lo desaconsejo. Cuando más jugo se le va a sacar y cuando se va a leer con un criterio propio para discernir lo que sí y lo que no, es cuando uno ya conozca al menos los rudimentos.

José Miguel: todos los integrantes del mundillo GTD te agradecimos el obsequio que unos y otros recibimos la pasada primavera. Ese paquetito con tu libro obligaba a una lectura y un público análisis que, en justa y simbólica recompensa habría de traducirse en su divulgación en nuestros respectivos blogs. Después de dos atentas lecturas, aquí va el mío. No me ha sido nada fácil… (nada!) encontrar un punto de equilibrio entre agradecimiento e independencia de criterio; entre respeto por el trabajo desarrollado (siempre, siempre es mucho más fácil analizar que hacer) y crítica a las cosas que yo creo que se podrían haber plasmado de otra forma. Confío en haberlo conseguido. Empiezo con las más incómodas.

¿Qué no me gusta del libro?

Básicamente una cosa: el tono. El tono es el de alguien que sistemáticamente advierte de que no se pueden hacer interpretaciones sobre los conceptos de GTD, que hay que respetarlos literal e íntegramente o de lo contrario aquello ya no es GTD… y no va a funcionar. Llama mucho la atención cuando, de hecho,… ¡todo el libro es una interpretación libre de GTD! Con no pocas aportaciones. Algunas de calado.

Esta contradicción llega a su apogeo en las conclusiones finales, donde José Miguel recalca algo que ya ha repetido antes varias veces: el desarrollo de GTD es algo que lleva tiempo y sólo puede hacerse paso a paso. Y, acto seguido, nueva advertencia: Aunque te cueste, no lo entiendas, o creas que a ti te va a ir mejor un “GTD mejorado”, mantén la humildad y prueba GTD tal y como es.

Pero –digo yo-…, si empezamos paso a paso… necesariamente empezamos decidiendo qué parte sí y qué parte todavía no. Así que, incluso aunque me proponga como objetivo alcanzar en algún momento el más purista de los GTDs… durante el camino (de uno, dos años…) estaré haciendo mi propia interpretación de GTD. ¿Dónde es el problema si de hecho voy experimentando mejoras en mi auto-organización? ¿Que en puridad no puedo llamarlo GTD…? De acuerdo. Es GTD García, o GTD Bolívar, o HVK. ¿Y?

Otra contradicción: en el capítulo 4, Trabajo del conocimiento (TC) y productividad dice que una de las dificultades del TC consiste en discernir cuándo está hecha una tarea. Si le preguntas a diez personas, probablemente tendrás diez enfoques diferentes.

100% de acuerdo. Sin embargo, más adelante dicta que…

(…) dos usuarios de GTD procesando una misma entrada llegarán exactamente a la misma interpretación y tratamiento. Entonces… ¿admitimos que cada trabajador del conocimiento y sus circunstancias son un mundo… o es que GTD es el estándar de funcionamiento supremo que enrasa sin diferencias el comportamiento de unos y otros a la hora de procesar sus tareas?

Por cierto, que levante la mano el que alguna vez incurre en incoherencias en su vida o no siempre hace las cosas por el método cartesiano en el que ha sido instruido. El que a veces se sorprende yendo a 70 por una travesía de 50, o se salta la metodología para gestionar un proyecto como lo pide el cliente. Yo no levanto una. Levanto las dos manos. Y muy lejos de flagelarme por ello, considero que soy un profesional por encima de la media… pero que no niega su condición de humano. Exactamente como creo le sucede a todos los expertos en productividad personal cuya profesionalidad prácticamente se cuestiona cada vez que alguno osa decir públicamente que adapta los principios de GTD para hacerlos asequibles a las personas a las que ayudan.

El problema, siempre en mi opinión, es posicionarse como baluarte del purismo con frases como… “mi propósito con este libro es ayudarte a implantar GTD con éxito, no caerte bien diciendo lo que te gustaría oír”. Muy Risto Mejide. Poco acorde con la persona a la que yo llevo ya años siguiendo y que, cuando he tenido ocasión de tratar, se ha mostrado perfectamente afable y cordial. Me pregunto si no responderá todo a una estrategia de posicionamiento…

¿Alguna cosa más con la que no comulgo? Sí. Alguna. De carácter más técnico. Por ejemplo, la insistencia en devaluar los principios de importancia y urgencia de la matriz de Eisenhower. En tus revisiones semanales y trimestrales te ayudan porque refuerzan la vertiente en la que GTD flojea más: la perspectiva.

O la visión de los contextos como departamentos estancos cuyos elementos parecen encasillarse en una única lista. Esto último no estoy seguro de haberlo entendido bien. En el GTD “original” cada tarea pertenece al menos a cuatro contextos simultáneamente. Y, ¡por cierto!, solamente esto: la posibilidad de multietiquetar una tarea, es una funcionalidad determinante para implantar GTD sobre una herramienta tecnológica y no sobre los tan románticos como limitados boli y papel.

Dicho todo esto, potencial lector del libro de Bolívar, insisto en mi anterior mensaje: si haces caso omiso de las verdades presentadas como incontestables y simplemente te planteas una lectura práctica con la que ayudarte a implantar GTD, vas a disfrutar y a aprender un montón porque hay algunas cosas que estoy convencido interesarán al propio Allen si en algún momento llega a leer este libro. De hecho, José Miguel, yo intentaría hacerle llegar una copia traducida si es que no lo has hecho ya…

¿Qué sí me gusta del libro?

Me gusta, y mucho, el énfasis con el que el autor recalca las diferencias entre el trabajo tradicional y el trabajo del conocimiento (TC). En línea con lo que otros contamos de otra forma, y que aquí está muy bien expuesto. Esa comparativa sienta las bases para, después, hablar sobre TC y productividad y sobre eficacia y toma de decisiones. Sintéticamente: una parte fundamental de nuestro trabajo consiste en definirlo y precisarlo. Y luego decidir cuándo está terminado, que no es fácil cuando éste no es ni estable ni predecible.

Sin embargo, lo auténticamente interesante nos aguarda en la pág. 109 y sucesivas, donde encontramos el nuevo enfoque del conocido flujograma de GTD. Posiblemente un poco denso para principiantes, pero utilísimo para, por ejemplo, un seminario de GTD avanzado.

En esta reproducción del esquema me he permitido tres pequeñas libertades/sugerencias:

• añadir el contenedor de Apoyo a proyectos. ¿Omitido por algún motivo o simplemente un olvido?
• sustituir “Hacer” por “Hacer ya” en aquello que tardamos más en organizar y cambiar
• cambiar “¿En una fecha o antes?” por “¿Fecha límite?”

Al menos yo entiendo así mejor los matices.

La forma en la que se llega a archivar o a incubar introduce un matiz que facilita las cosas. Y la separación de ADTV en dos listas es estupenda. Yo había llegado a una solución similar por mi cuenta porque, como a José Miguel, me pasaba que en la revisión semanal se me hacía muy cuesta arriba revisar todo y, sin embargo, algunas cosas precisaban ser exploradas regularmente para no tener proyectos activados que, en realidad, están en hibernación.

Más cosas: la reinterpretación de la regla de los 2 minutos. Con la que Bolívar es muy crítico porque, poco o mucho, interrumple el procesado y es importante que éste sea continuo y muy ágil. Yo, que en el pasado también le discutí esto, cada vez coincido más con él en este punto. Pero al menos así ha dejado esa posibilidad de si tardas más en organizarlo,… hazlo ya y te lo quitas de en medio.

La fecha objetiva: genial. Nunca me había planteado el fichero de seguimiento (traducción siempre difícil la del tickler file) con esa visión de marcar también una fecha objetiva a partir de la cuál comienza tu compromiso. Simplemente lo contemplaba como un recordatorio cómodo para documentación física en un día concreto. Sobre todo con el enfoque que le da David Allen como herencia de su trabajo en una agencia de viajes.

Y más cosas. Como la importancia del lenguaje utilizado para describir nuestras tareas, que ha de ser concreto, directo, poco interpretable… ¡tachable! Y los proyectos enfocados como resultados finales (muy inspirador y muy en la línea del 2º hábito de Covey: comienza con un fin en mente). Y la tabla comparativa de conceptos tal y como se entienden en el lenguaje habitual y como se entienden en GTD. Y el repaso a la planificación natural de proyectos bastante mejor explicada que en los libros de Allen… Y más, y más…

Conclusiones

En definitiva, Productividad personal se convierte desde ya en una referencia imprescindible para cualquier GTDista que se precie. Léalo cada uno prevenido de que le van a apercibir y casi a hacerle sentir culpable por no estar haciendo las cosas exactamente de acuerdo al patrón.

¿Se podría haber escrito en un registro menos severo y tajante? ¿Más cercarno y empático? ¡Como de hecho hace David Allen! Pues sí, y entonces yo le daría el sobresaliente. Pero no pasa nada. Hay diferentes estilos y puntos de vista. Y en todo caso quien se enganche a Óptima Infinito y siga a José Miguel Bolívar aprenderá mucho y dará siempre por bien empleado su tiempo y su dinero.