Productividad despacho de abogados

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Hace ahora un mes, el Colegio de Abogados de A Coruña me brindó la oportunidad de celebrar una jornada para hablar sobre la productividad en los despachos de abogados. Una magnífica experiencia para pulsar con este colectivo sus problemáticas, planteamientos y opiniones derivados de su inevitable exposición a eso que yo llamo Entorno 2.0.

Como confesé a los asistentes, seguramente me puedo sentir afortunado por no haber precisado nunca de sus servicios. Así que tampoco tengo –tenía- un amplio abanico de contactos o amistades en el gremio. Pero en todo caso, continúo así mi inmersión en un mundo en el que voy descubriendo muchas posibles sinergias. Si en mi anterior artículo sobre la materia, Las primeras 20 cosas que he aprendido de los abogados, aterrizaba algunas ideas básicas con el espíritu de confrontar y validar mis primeras impresiones, en el de hoy resumo lo que se habló esa mañana en el ICACOR.

Modelos de negocio actuales

Lo primero que hice fue trasladarles mis conclusiones acerca de SUS diferentes modelos de negocio. ¿Un teleco metido a analista económico-jurídico? Bueno… Advertí de antemano lo evidente: es la visión de un neófito. Y era una manera de aprender errando (errando corrigitur error). Pero resultó que no iba desencaminado. A fin de cuentas se trata de entender y tener muy asimiladas las dinámicas del ámbito profesional con independencia de uno u otro sector y por ahí, hay rápido entendimiento.

En España (y presiento que con pequeñas variaciones la situación debe de ser similar en toda Sudamérica), podemos distinguir tres grandes tipos de despachos: los grandes (integrados por cientos de abogados), los medianos (decenas de abogados) y los pequeños (unos pocos abogados y, a menudo, uno solo).

Los primeros engloban a unos 8.000 letrados en total: un 6%. Los segundos, a unos 30.000 (un 23%) y los últimos, a unos 92.000 (un 71%).  Por citar algunos ejemplos españoles y coruñeses, mencioné a Cuatrecasas, Garrigues o Elzaburu entre los primeros. Caamaño, Concheiro & Seoane entre los segundos y también di dos o tres nombres de los pequeños, como Carvajal de la Torre o Pintos&Salgado.

 

Cada uno de estos despachos tipo tiene problemáticas específicas y otras comunes. Las problemáticas comunes están estos días muy presentes:

• Reforma de la Ley de Justicia Gratuita, que precisamente hace unos días sacaba a la calle al mismísimo Consejo General de la Abogacía Española.
•  Generalización del cobro de servicios en base a resultados (cuota litis).
• Lenta adaptación de los códigos deontológicos (y la mentalidad) a un enfoque empresarial del despacho.
• …

Y los problemas específicos a cada tipología de despacho van a venir derivados del diferente nivel de exposición a cuestiones como:

• La gestión del crecimiento: incorporar abogados al despacho es siempre una cuestión delicada. Pero mucho más cuando ese crecimiento representa un 50% que cuando sólo es un 1%.
•  La perspectiva, los objetivos a medio plazo: lo que para los grandes pasa por ser un plan estratégico, para los pequeños es una fusión entre metas profesionales y personales. Pero que hay que atender y concretar igualmente.
• La compaginación entre nuestra faceta de empresarios y abogados: ya en los bufetes medianos se empiezan a especializar funciones, pero incluso en los más grandes, las personas con perfil más gestor o comercial van a seguir habitualmente demandando tiempo para el estudio y la escritura, para su ejercicio puro como abogado o, incluso, docente.

Retos de productividad en los despachos

En el repaso de estos tres modelos estandarizados de negocio vamos identificando algunos problemas que son más o menos acentuados en función de cada uno de los tres casos:

• Gestión del CONTROL: porque hay que atender al correo y al teléfono, hay que estudiar y escribir, hay que recibir y visitar a los clientes, hay que prestar atención al orden físico del despacho y de los papeles, los expedientes…
• Gestión de la tecnología: que es muy importante y nos puede ayudar mucho, pero que hay que tener bajo control para que esté a nuestro servicio y no al revés. Día a día nos surgen preguntas.
  • ¿Manejamos tableta?
  • ¿Qué gestor de despachos utilizamos? ¿qué bases de datos?
  • ¿Agenda papel o agenda electrónica?
  • ¿Debo utilizar Whatsapp para hablar con mis clientes?
  • ¿Utilizo webmail o gestor de correo? ¿sé la diferencia entre POP3 e IMAP? ¿cómo gestiono toooodo mi archivo de años de correos?

 

Secretos de productividad en los despachos

¿Por qué secretos? Porque, muchos de ellos, procedentes del mundo anglosajón, están muy poco divulgados entre la profesión. Metodologías como GTD, autores como Stephen Covey o conceptos como el Legal Project Management son, por el momento, grandes desconocidos en el mundo jurídico español. ¿Y en Colombia? ¿en Chile? ¿en Perú?… Una vez más sospecho que aproximadamente igual, aunque animo a los lectores a que comenten abajo su perspectiva.

Es más. Eché un vistazo a la oferta de servicios y profesionales dedicados expresamente a estas cuestiones: a mejorar la gestión de despachos de abogados. A asuntos como la oratoria, el roleplaying, el marketing legal, la gestión de proyectos legales, las técnicas de mediación, la productividad, la tecnología, el email marketing… Y descubrí que hay por delante un campo vastísimo de actuación porque en España hay muy pocas referencias: algunas escuelas de negocios y alguna iniciativa particular. Poco más. Pero… ¿a dónde acuden los que no se hacen el máster? ¿y qué ocurre con los que sí se lo hacen pero no vuelven a ver estos conceptos cuando ya están ejerciendo la profesión? ¿Y qué ocurre con los que ya son conocedores pero quieren tener la oportunidad de ejercitar y refrescar estas cosas de vez en cuando?

Pues a día de hoy tenéis muy pocas opciones. Y menos aún si pertenecéis al gran grupo de los bufetes pequeños. De ahí mi propuesta del itinerario ToPODA (Técnicas de Optimización de Productividad y la Organización en Despachos de Abogados): una colección de pequeñas cápsulas aptas para todos los públicos.

Técnicas de organización eficaz

A partir de aquí concreté a los abogados coruñeses algunas de esas técnicas y les hablé de:

• Organización documental: los grandes despachos cuentan con la figura del documentalista. Que tiene un papel fundamental en la dinamización de EL CONOCIMIENTO DEL BUFETE: el que le hace diferente a todos los demás. Los medianos y pequeños no. Y aunque en general sean proclives a un correcto archivado de los expedientes, hay muchos aspectos a cubrir de índole práctica: ¿con qué herramientas? ¿apoyándome en la nube? ¿qué pasa con lo que escaneo?¿tengo redactados los criterios de organización? Así que les hablé de mi Plan de Activación del Conocimiento Organizativo (PACO). Otra fórmula sencilla, accesible y eficaz de darle un repaso a todo esto.

 

• Legal Project Management: asunto interesantísimo de muy reciente creación. Los expertos del Project Management Institute (PMI) se preguntaron porqué no aplicar al mundo jurídico las buenas prácticas de la gestión de proyectos. Las mismas que se aplican para construir un puente, desarrollar un software o sacar un medicamento al mercado. Y desde 2009 hay profesionales y despachos estudiando y desarrollando esta forma de enfocar los casos con el objetivo final de que la práctica legal gane en predicibilidad y eficiencia.

 

• Orientación a objetivos: a objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timebound). Porque no podemos ir por la vida a expensas de lo que nos vaya sucediendo, sin una reflexión previa de hacia dónde queremos encaminarnos. ¿Cómo? De la mano del ya mencionado Stephen Covey o de Tim Robbins.  Y con herramientas como el Cuadro de Perspectiva Personal.

 

• GTD (Getting Things Done): la metodología de organización personal que, como promulga su autor –David Allen-, es lo suficientemente elaborada como para afrontar la complejidad del día a día de cualquier trabajador del conocimiento. Y a la vez lo suficientemente accesible para que cualquier persona con voluntad y perseverancia pueda convertirla en su nuevo modus vivendi.

• Tecnología para abogados: con un enfoque NECESARIAMENTE ADAPTADO A LAS POSIBILIDADES DE CADA UNO. Al comenzar mi charla me presentaron como ingeniero de teleco y especialista en TIC. Tan pronto como pude remarqué que la jornada no iba de tecnología, sino de hacer las cosas mejor y/o de conseguir más negocio. La tecnología es un medio y cualquier propuesta en este sentido debe adaptarse al núcleo que prácticamente cualquier abogado maneja con soltura: su correo electrónico, su gestor de despachos y su base de datos jurídica. A partir de ahí se puede hablar de escáneres, de tablets, de Evernote, de Trello,… pero SIEMPRE de una forma contextualizada y próxima al usuario. Nunca intimidatoria.

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Si estás interesado en la presentación completa de la jornada, con una explicación más detallada y un buen conjunto de referencias y enlaces, sólo tienes que suscribirte a Valor 2.0. Al finalizar el proceso recibirás un enlace para descargártela.

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