Incluso aunque hayas disfrutado sólo de unos pocos días de asueto, acostumbrarse al dulce es siempre sencillo. Y retornar al día a día… un pequeño (o no tan pequeño) mal trago. Hoy vamos a ver cómo un sencillo planificador semanal puede ser una herramienta muy estimulante para retomar la actividad con energía y foco.
Para los trabajadores del conocimiento es fundamental buscar estrategias que nos enganchen y nos motiven. ¿Qué ocurre? ¿Que el dependiente de un kiosko de la ONCE, una teleoperadora o el encargado de mantenimiento de un hotel no necesitan motivación? Sin duda. El verano acaba para todos, y la reinmersión en la tediosa rutina no gusta a nadie. Pero hay muchos puestos de trabajo en los que el período de adaptación puede hacerse “en piloto automático”. Los trabajadores del conocimiento… no pueden permitírselo:
- Los profesores ya andan dando vueltas a los contenidos que tienen que afrontar el curso en ciernes.
- Los jefes de proyecto retornan agobiados a esa lista de proyectos que intentaron dejar atada antes de las vacaciones. Algunas luces de aviso deben de estar a punto de encenderse…
- Los gestores públicos tienen que reactivar algunos concursos públicos que quedaron pendientes de firma y arranque. Nuevas reuniones con proveedores, nuevas solicitudes de los políticos…
- Los abogados aspiran a retomar ese viejo expediente que lleva años rondando el bufete sin avances claros. ¡Habría que darle una salida a esto definitivamente! Es un caso complicado pero no estamos dando a nuestro cliente la mejor respuesta.
- Los pequeños empresarios probablemente han dedicado el verano a preparar material o adelantar ideas. Pocas vacaciones hay para los autónomos. Ahora necesitan volver a compaginar su actividad en solitario, sin interrupciones, con la de los clientes. ¡La máquina tiene que empezar a echar humo!
Con el ejercicio que propongo hoy, bastarán tres o cuatro horas para sentiros plenamente reinsertados en vuestra actividad. De un modo controlado, con una visión panorámica de todo el entorno y una sensación de tranquilidad, de dominio de la situación.
[toggle title=»Si eres GTDista…» open=»false» icon=»circle-arrow-right»] Llegó el momento de una revisión trimestral o de largo alcance. Hay que revisar todos los repositorios y poner las cosas en limpio. Vamos a por un repaso rápido:- Vacía las bandejas de entrada. De hecho esto no es muy diferente a lo que hacías el primer día después de vacaciones antes de GTD, ¿verdad? Aprovecha para replantearte la organización de carpetas del correo, alguna suscripción que ya no tiene sentido,.. y recuerda: borra. No tengas miedo a borrar. Considero imprescindible incidir en la importancia de variar todas las bandejas, de procesar, de repartir juego. Si en vuestro correo hay dos o tres cosas importantes mimetizadas con todo lo demás y no procesas o te lías con lo primero que ves, estás alimentando tu primer sofocón del otoño. O el de algún compañero al que le vas a encargar algo cuando ya sea una urgencia.
- Revisa tu listado de proyectos y sus carpetas de apoyo. Posiblemente haya algunos proyectos que ya están más que acabados y convenga sacarlos del escenario. Momento de pasar material a la consulteca, archivar o… borrar. Que sí…, que borres, que mañana ya no te vas a acordar y así vas despejando el escenario.
- Algún Día / Tal Vez: momento de limpiar. Ese viejo deseo que anotaste hace tres meses ahora ya está completamente desalineado con tus objetivos. Lo borras. A esta otra cosa, le ha llegado el momento: a moverlo al listado de proyectos.
- A la espera: los que habéis asistido a mis formaciones sabéis que ésta es mi muy favorita lista GTD. Con toda probabilidad apuntaste aquí cosas a principio de verano con idea de retomarlas en septiembre. Esa propuesta que entregaste, ese informe de seguimiento de tus colaboradores, los libros de texto de los niños que la Casa del Libro no acaba de enviar… Si fuiste cuidadoso anotándolo todo, ahora tienes tu superrecompensa. ¡Nada se escapa! ¡Todo bajo control!
- Agenda: repasa no sólo lo de la próxima semana. Asómate a ver qué cosas hay por ahí pendientes en septiembre y octubre. Y empieza a hacerles hueco ahora. Precisamente ahora que posiblemente estés más relajado es el momento de adelantarte y librarte a ti mismo de una urgencia.
- Próximas tareas: ¡aaamigo! ¡Con la Iglesia hemos topado! Las ideas fluyen a borbotones, te sientes pletórico y se te ocurren decenas de cosas que hacer. Sumadas a las ciento y pico que dejaste pendientes. Ahora ya tienes todo bien organizado. Pero nos enfrentamos al dilema de siempre: ¿por dónde empezar y por dónde continuar? Para eso es el planificador que te propongo hoy.
Mi primer consejo es que te intereses por el método GTD. Es en ocasiones como ésta en las que se demuestra como una auténtica herramienta de ordenación de ideas y clarificación de tu cabeza. Quizás quieras plantearte ponerte definitivamente con esto a lo largo de este otoño. Has oído hablar de, has leído algo, incluso lo has intentado alguna vez… pero sigue ahí, rondándote sin que te decidas a hincarle el diente. Si inviertes un poco (una fracción de lo que conseguirás a cambio) de tu tiempo y tu dinero E –imprescindible-, te lo tomas en serio, GTD marcará un antes y un después en tu vida.
Mientras tanto, te sugiero que hagas “sólo” estas tres cosas:
- Que vacíes por completo la bandeja de correo electrónico. Y, mientras lo haces, aproveches para desuscribirte de esa lista de noticias de usuarios de hoteles Meliá que nunca abres, reubiques en carpetas los correos, archives por años los más antiguos y que borres. Que borres. Que borres. NO se puede tener la situación controlada con una bandeja de entrada utilizada a modo de control de tareas, repositorio de información y punto limpio.
- Que limpies físicamente tu puesto de trabajo. Reordénalo con criterios minimalistas y redescubre el placer del espacio libre, de la mente clara.
Fuente: Stephan Imhoff
- Que hagas hueco mental a los temas que tienes que retomar y/o que están a punto de aterrizar.
Sólo limpiar el correo puede ser una odisea para muchos. Créeme: es la única manera de evitar sorpresas desagradables, de no retener tareas o avisos que implican a terceros, de separar el grano de la paja. Si sufres de correo masivo es el momento perfecto para tomar decisiones al respecto. Te recomiendo que leas Más de 80 correos diarios. Ahí encontrarás claves prácticas para afrontarlo.
[/toggle]Ahora sí que sí… ¡se me acabó el descanso!
Lo más normal es que después de haber hecho limpieza tengas por delante una intimidante lista de objetivos y tareas. La sensación de placidez de las vacaciones es definitivamente agua pasada…
- De este otoño no pasa: tengo que trabajarme una lista de colaboradores externos para poder crecer sin riesgos y a medida que sea necesario.
- La superpropuesta para el Ministerio de Defensa tiene que estar lista en un mes.
- El 25/9 doy la formación en la Escuela de Práctica Jurídica y aún no he empezado a preparar el material.
- Tenemos que afrontar ya el cambio del gestor de despachos. Se nos ha quedado pequeño…
¡Bien! ¡Tranquilo! ¡Vamos a organizarnos! Nos vamos a trabajar una rejilla, un horario en el que hacer un hueco a la semana para cada uno de los temas importantes, genéricos, que queremos abordar. ¿Un horario fijo? ¡Imposible! ¡No tienes ni idea de cómo me cambian las cosas de semana en semana, de día en día! Lo sé perfectamente. Precisamente en eso consiste mi trabajo.
En ausencia de otro compromiso, la rejilla será nuestra guía. Más aún… algunos aspectos de ese planificador intentaremos blindarlos y hacer que nuestros compromisos se acomoden a él. Nunca podemos plantearnos esto como un irrealista ejercicio de inmovilismo. Sería absurdo…
[testimonial author=»Mr Absurdo»]¡No!¡No asisto a esa reunión porque los martes a las 12:00 me dedico a revisar la contabilidad.[/testimonial]
Pero tenerlo de fondo, de referencia, mantendrá vivos tus objetivos de largo recorrido, te ayudará a seleccionar y priorizar tareas y otra cosa muy importante: te va a llevar a darte cuenta del tiempo que de verdad lleva hacer las cosas. Resulta que una semana… ¡tampoco es tanto tiempo! Y que lo más importante no es estar contestando correos y devolviendo llamadas, sino tener claros los objetivos.
¿Listo? ¡A por el planificador!
[blockquote]Los suscriptores lo habéis recibido por correo y los no suscriptores, sólo tenéis que pinchar aquí y conectaros a Valor 2.0 para recibirlo.[/blockquote]
El planificador semanal. Paso a paso
[dropcap style=»circle»]1[/dropcap]Identifica tus Áreas de responsabilidad
Enumeramos nuestras Áreas de responsabilidad. Se trata de los grandes campos que queremos atender, las grandes líneas de orientación. Lo normal es que salgan entre 10 y 12.
Los usuarios del Cuadro de Perspectiva Personal ya estáis familiarizados con ellos y, por supuesto, usaréis los mismos. Precisamente lo que buscamos es conectar el día a día con los objetivos de largo recorrido. Aplicación pura del 3er hábito de Stephen Covey.
Los que vais a encontrar de ejemplo son lo suficientemente genéricos como para que muchos sean válidos para casi cualquier perfil.
Fija tus actividades genéricas
- Marcamos la hora de inicio de nuestra jornada. Sólo un apunte al respecto. Madrugar es un sacrificio. Pero esa primera sentada del día va a sacar lo mejor de ti. Sin teléfono, sin correo, directamente a por tu objetivo.
- Marcamos las horas que van a ir dimensionando nuestras franjas de tiempo. Nuestros “pomodoros”. Un tiempo personal para desayunar, desplazarse, atender a los niños… Algún tiempo para procesar (=mirar correo). Fijando las horas de la columna Fin se organizan las horas de la columna Inicio.
- Para cada franja y día seleccionamos un Área de responsabilidad.
- Para cada Área de responsabilidad indicamos la Actividad. ¡OJO! MUY IMPORTANTE: esto NO es una agenda. La agenda va aparte, con sus citas, reuniones, visitas… en días y horas concretos. Lo que aquí hemos llamado Actividad, es una forma genérica que nos oriente, pero no especifica exactamente lo que hacer. Eso lo dirá nuestra lista de tareas. Ejemplo: cuando pongo Teléfono, quiero decir que dedico ese tiempo a hacer llamadas pendientes. Evidentemente, qué llamadas y en relación a qué, sale de mi lista de tareas. Cuando pongo Colaboradores, quiero decir que ese rato lo dedico a tratar cosas con ellos, a despachar. Como parte de mi área Gestión empresarial. Los temas a tratar, los proyectos a supervisar… ya son la materia concreta que sale de la actividad en marcha.
- Para nota. Podemos modificar la altura de las filas en función del tiempo de cada franja. Para que resulte más visual la dedicación de tiempo a cada una.
Controla tus dedicaciones
- En la parte inferior de la pestaña “2. Planificador” vamos obteniendo el tiempo dedicado a cada área. En horas y en %. Conviene asegurarnos de que están todas las áreas que hayamos enumerado en la pestaña “1. Áreas” Te irás dando cuenta a qué cosa planeas dedicarle más y qué cosas directamente se te están escapando. Ahora es cuando te vas a dar cuenta de lo difícil que resulta encajar toooodas nuestras ambiciones y de la necesidad de reducir nuestros objetivos. Y centrarlos.
- Opcionalmente, podemos también listar todas las actividades que hayamos puesto en la rejilla. A modo de control, si no nos hemos olvidado de ninguna, la suma total de tiempos debe coincidir.
Un último apunte. El ejemplo de base está orientado a un abogado pero, como explicaba antes, tiene muchos puntos genéricos que servirán a cualquier otro perfil. Lo que he llamado “GTD” engloba los tiempos dedicados a procesar (=trabajar la bandeja de correo, anotaciones…), las revisiones diarias y la revisión semanal. Fijémonos en que absorben un tiempo significativo del total. Un tiempo significativo, ineludible y, en todo caso, controlado, por contraste con lo que seguramente sucede ahora con la comprobación constante del correo. Cuando prefijemos islas de tiempo para nuestros objetivos clave, la atención al correo, las redes sociales o las reuniones inútiles disminuirán.
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