– ¡Dios! ¡Pero si guardo en esta carpeta siempre todos los contratos de suministros! ¿Dónde demonios metí el del sistema de geolocalización? Necesito ver hasta cuándo tenemos comprometida la permanencia.
Y el contrato no aparece.
¡Qué sensación tan desagradable!
Sabes que está ahí. En algún sitio. Hace sólo unas semanas… ¡Unos días!… que creaste ese Word, esa Excel,… Que recibiste la propuesta en PDF o que te descargaste del teléfono las fotos de la nave que estáis pensando en alquilar.
Ahora quieres recurrir a ese material y no recuerdas dónde lo pusiste.
Organización digital es encontrar lo que necesito cuando lo necesito.
¿En qué estarías pensando en ese momento? ¿Con qué criterio lo guardarías? ¿Por el nombre del proyecto? ¿Por el nombre del cliente?
¿Pero cómo me puede pasar esto? Si fui yo mismo el que lo guardé y no hace tanto… ¿O sí? ¿Cuándo fue esto…?
Una parte fundamental de nuestro entorno digital lo conforman ficheros que distribuimos en carpetas. Es una forma de trabajar histórica en informática. Se hacía así en MS DOS, se hace en Linux, en Windows o en Mac… Ese principio ha sido universal hasta ahora.
Distribuir ítems en carpetas conlleva la dificultad de que tú elijes UNA ubicación ahora (si clasificáramos con etiquetas podríamos usar muchas). Con un razonamiento X; el que sea. Pero cada vez más hablamos de muchos frentes abiertos, muchos ítems y decenas o más bien centenas de carpetas con las que te las ves día a día. La siguiente vez que necesites recurrir a ESE archivo es muy fácil que te hayas olvidado o que pienses las cosas de manera diferente. Y la lógica organizativa que tenías en tu cabeza el día que lo guardaste, difiera de la que te planteas ahora.
Creo que el problema aún lo visualizamos de manera más plástica si pensamos en un gran almacén de cajas, piezas, herramientas… Si, por una errónea sensación de agilidad, no prestamos atención a la forma en la que entran y se colocan los objetos… Lo más fácil es que, cuando los necesitemos, resulte complicado encontrarlos. Es más. Llegará un momento en el que directamente no seas consciente ni de que los tienes.
La mayoría de nosotros ya guardamos muchísimos más objetos digitales que las cajas y piezas que puedas encontrar en el más grande de los almacenes.
Y sin embargo, en un almacén bien organizado hay pasillos, estanterías, baldas, un sistema de etiquetado de zonas. ¡Y un diseño o layout! Mientras que los usuarios de carpetas, rara vez aplican para sí mismos criterios similares. A menudo se entregan a las prisas y confían más en su memoria. ¡Error!
¿Qué podemos hacer al respecto? Parece evidente, ¿No? Montarnos nuestro particular almacén digital. Representar en un mapa documental el esquema de carpetas que va a sustentar mi vida digital. Y, atención a esta palabra: vida. Porque un buen mapa documental debe ser un reflejo de tus facetas vitales. Como profesional, como persona individual, como miembro de una asociación,…
Si el almacén físico responde a una lógica, tu esquema de carpetas ha de resultar intuitivo. Ahora y en el futuro. Y la mejor forma de conseguirlo es que no se abra en inicio en 30 carpetas variopintas de pesos dispares. Una con 1.000 documentos y subcarpetas colgando. Y al lado otra con apenas un par de ficheros y un subdirectorio.
Tu almacén de carpetas no debería semejarse a un monte en el que conviven arbustos, árboles grandes, árboles pequeños. Todo distribuido al azar de la naturaleza. Debería más bien parecerse a un jardín. Y no a uno cualquiera. Debería ser un jardín con unos pocos árboles claramente identificables. Cada uno de ellos con 4, 7… 8 ramas fuertes. Que luego se abren en ramejas más finas. Y así sucesivamente.
Cada uno de los grandes árboles se corresponderá con una parte de tu vida. Cada una de las ramas de cada árbol, un significado claro y relacionado con el sentido de su árbol. Y así sucesivamente.
Esto hay que representarlo. No vale con pensarlo. Ni siquiera con desplegarlo directamente con las propias carpetas. Se puede hacer de varias formas, pero la más intuitiva es con una herramienta de MindMapping como pueda ser XMind. Y una vez que lo represente, he de intentar que sea perfectamente coherente con las carpetas reales. Es decir, tengo la confianza de que el mapa representa a las carpetas y las carpetas están creadas como he diseñado en el mapa. De lo contrario, no vale de gran cosa.
El mapa documental es una herramienta fundamental no sólo para diseñar en principio tu esquema, sino para consultarlo de vez en cuando y, por ejemplo, encontrar ese contrato que tanto te preocupaba al principio de este artículo. Y también para actualizarlo, ya que a medida que nuestra vida evolucione (facetas que aparecen y otras que desaparecen), el mapa habrá de hacerlo con ella. Como el resto de cosas que trabajamos en el curso de organización digital, TUDEO, está pensado para acompañarnos muchos años.
Deja una respuesta