¿Qué le ocurre a tu Oulook cuando lo usas como almacén sin aparente fondo? ¿eres de los que tienden a guardar TODOS los correos (y sus adjuntos) en previsión de lo que pueda pasar? ¿Has llegado ya al punto de reconocer… mi Outlook va muy lento?
Pertenezco a una generación cuyo desarrollo profesional ha estado muy ligado al desarrollo del correo electrónico. Incipiente y restringido hace 20 años, popularizado masivamente desde hace quizás 15, e invasivo hoy en día para muchos trabajadores del conocimiento. En ese recorrido también fui una vez miembro de un Comité de Empresa y recuerdo cómo se debatía acerca de los aspectos legales de esta herramienta: ¿podía una empresa investigar el correo de sus trabajadores? ¿podía un trabajador usar el correo corporativo para usos personales? ¿aceptaría un juez un correo electrónico como prueba en un juicio?
Hoy existe tal consenso social acerca de la importancia y validez del email, que estas preguntas están más que superadas. Todos conocemos juicios en los que se blanden colecciones enteras de correos sin que los jueces parezcan plantear duda alguna sobre su autoría y veracidad.
Y aunque no lleguen a pensar en los tribunales, sois muchos los profesionales que guardáis correos y correos en previsión de. Por si acaso. Casi siempre que os pregunto acerca de esto tenéis a mano un ejemplo para reafirmaros en la validez de esta práctica. Pero la mayoría desconocéis las implicaciones técnicas de almacenar, y almacenar y almacenar correo. Como mucho sois conscientes de que el Outlook va muy lento, que abrir el programa o hacer cualquier operación se convierte en una incómoda sucesión de microesperas.
¿Qué hacer?
El fichero .pst
¿Te has parado a pensar todo lo que tenemos en el Outlook? Correos, contactos, citas de calendario, tareas (quien las use)… Toda esa información va a parar a lo que Microsoft llama el Archivo de datos, que es un fichero de extensión .PST (de Personal STore).
Por defecto, cuando configuramos nuestra cuenta de correo, el programa crea y maneja internamente uno de esos pst. Si no le indicamos otra cosa, ese será su único repositorio y poco a poco irá engordando y haciendo más leeeennntoo e incómodo nuestro manejo del correo.
Un caso sintomático es el de uno de mis clientes más especiales. Se trata de la Escuela Infantil A Caracola, cuyas gestoras lidian cada curso con una infinidad de comunicaciones con los papás, proveedores, autoridades educativas,… Así que voy a explicaros cómo conseguimos adelgazar su correo y que su manejo sea mucho más cómodo y razonable. Voy a explicaros la cura de adelgazamiento que le hicimos a su Outlook.
Técnica de adelgazamiento del .pst
Como en cualquier escuela, cada año en la Caracola hay niños que entran y niños que salen. Los correos y los contactos de cada curso son claramente interesantes durante ese curso. Quizás también durante el curso siguiente para cualquier consulta esporádica de un asunto. Pero típicamente, los mensajes de hace dos o tres años… sólo son ruido. En el caso de una escuela esto se ve con claridad. En el caso de una asesoría, de un gabinete de arquitectura, de un administrador de fincas… puede no estar tan claro. En cualquier caso, la técnica de adelgazamiento que propongo nos permitirá tener un Outlook atlético y en plena forma SIN perder la posibilidad de retomar cómodamente los contactos o los correos de hace 4, 5 ó 6 años…
Sin pretender hacer un manual de instrucciones (porque hay
[tooltip text=»Las imágenes que utilizo son de un Outlook 2007 sobre Windows.»]pequeñas diferencias[/tooltip] según sea la versión de Outlook o si tenemos un Windows o un Mac), confío en que la técnica de adelgazamiento que os propongo en cuatro pasos, quede lo suficientemente clara como para que os atreváis vosotros mismos.
Desdoblamos el pst
Desde el menú Herramientas à Configuración de la cuenta… (o en Outlook 2010, en pestaña Archivo à Información à Configuración de la cuenta) accedemos a los entresijos de nuestro correo.
En la pestaña “Archivos de datos” es donde están registrados el o los archivos .pst en los que se está apoyando el programa:
Creo que esta imagen ya es muy explicativa de lo que vamos a hacer: vamos a trocear el PST en varios. Y en lugar de tener un único y pesado superarchivo, tener uno predeterminado (el que estamos usando actualmente) y otros cuantos a modo de archivo.
En A Caracola tienen una carpeta dedicada exclusivamente al correo. Una carpeta distinta a la que propone el programa por defecto y que, además, tiene una regla de backup (copia de seguridad) automática, de forma que nuestro correo está preservado. Porque ésta es otra… muchas veces carraspeáis cuando os pregunto por vuestra política de backcup para con ese superbuzón de correos que consideráis tan importante. Ese del que no estáis dispuestos a borrar ni un mensaje…
Fijémonos en el peso de los diferentes .pst. Es dispar, pero incluso limitándonos a un curso, alcanzamos 400 MB o 500 MB. Incluso un año se llegó a 1GB. Según la documentación de Microsoft, existe un tamaño máximo (20 GB) para este archivo. Pero apuesto a que el manejo de tu correo se hace insufrible mucho antes de alcanzar ese peso.
Para deshacer un pst en varios, lo que hago es ir a esa carpeta en la que está o están los ficheros y hacer una copia del último que estamos usando. En muchos casos seguro que os encontráis con un único superarchivo de varios GB. Si hay más de uno, elegimos el que en el Outlook está marcado como predeterminado. Le cambio el nombre a la copia y le pongo un nombre significativo. Posiblemente os valga ese mismo esquema sencillo de Correo_2012_13, Correo_2013_14,…
Ahora, desde el Outlook, agrego el nuevo pst recién creado. Desde la pestaña de Archivo de datos que ya vimos antes, pulso Agregar… y le indico el archivo.
[dropcap style=»circle»]2[/dropcap]Limpiamos correo
Bien. ¿Qué voy a ver en mis bandejas de correo y en mis contactos tras esta operación? Algo así:
Y ahora toca limpiar porque tengo dos ficheros PST idénticos. Me explico: para crear el correo del curso 2014_15, yo cogí el último fichero pst predeterminado (Correo_2013_14) y lo copié tal cual. Ahora en el Outlook, indico que el predeterminado pasa a ser el que he llamado Correo 2014_15. Y el otro, el del año pasado, sigue ahí, visible y accesible.
Accedo al nuevo correo principal y borro todo. A lo mejor puedo dejar el esquema de carpetas porque posiblemente eso no cambie. Pero, desde luego, borro los correos. Incluidos –IMPORTANTE-, los de la carpeta Enviados. Insisto: borramos pero no perdemos nada. ¡Tengo todo en el Correo 2013_14!
Mi nuevo buzón está listo para empezar a llenarse y si quiero consultar cualquier dato del año pasado, sólo tengo que abrir la correspondiente carpeta de correo.
[dropcap style=»circle»]3[/dropcap]
Limpiamos contactos. O no…
¿Y los contactos? ¿qué ha pasado con nuestros contactos? En la escuela no quieren ir acumulando los contactos de un curso y otro y otro. Por la sencilla razón que los de hace 5 cursos… en principio no interesan para nada.
También me consta que a algunos perfiles… por ejemplo a un comercial…, le hablas de archivar (¡ya no se me ocurre hablar de borrar!) sus viejos contactos y lo más suave que te dirá será algo como… “Sí, sí. Lo tienes claro…”. ¡Todo el mundo tranquilo! Sigamos leyendo.
En un archivo pst, el peso de todos los contactos es insignificante respecto al total. Incluso aunque tengas fotos. El conjunto de todos los correos está varios órdenes de magnitud por encima.
Así que esa operación de borrado de correos que acabamos de hacer en nuestro recién creado pst… no tenemos porqué replicarla en los contactos si es que preferimos ir acumulando los del pasado y los nuevos que vayan surgiendo.
En todo caso, igual que ocurre con los correos, si decidimos borrar los que veamos que ya no usamos, no los perdemos:
Siguen estando a nuestra disposición sólo que organizados por años.
[dropcap style=»circle»]4[/dropcap]
Compactamos
Repasemos: hemos creado un nuevo archivo .pst. Hemos accedido a él y hemos borrado todos los correos porque ya están disponibles en el del año anterior. Incluso hemos accedido a los contactos y hemos borrado los que claramente ya no vamos a utilizar. En la escuela borran todos los de los papás que ya han dejado la escuela.
Nos queda un último paso. Un paso que, si no damos, anula el efecto de todo lo hecho hasta ahora.
Vamos de nuevo a Herramientas à Configuración de la cuenta… à Archivos de datos. Elegimos nuestro recién creado pst, el que acabamos de vaciar. Y pulsamos el botón Configuración…. Deberíamos estar viendo algo como esto:
Nos centramos en ese sugerente botón que dice “Compactar ahora”. ¿Para qué sirve? Por la forma de funcionar el Outlook, no te sirve de nada borrar mensajes o contactos masivamente porque internamente los mantiene y el peso del pst no disminuye. Hasta que… vienes a este cuadro de diálogo y pulsas esa opción. Entonces optimiza la información internamente y efectivamente el pst adelgaza.
Dos advertencias antes de que os pongáis a ello:
- Por curiosidad, podéis anotar en la carpeta de psts, cuánto pesa el archivo antes de hacer el compactado. Y compararla con el resultado final.
- La operación de compactado puede llevar un rato. Incluso un rato grande si el archivo era originalmente muy pesado. Es normal. No desesperéis
Rafa… no me atrevo a hacerlo yo
Atención: todos sabemos que el correo es una herramienta crítica. Cualquier labor de mantenimiento que hagamos con él es potencialmente peligrosa para nuestra operativa diaria. Antes de hacer nada, convendría asegurar una copia de seguridad de los ficheros pst originales. Y si no os sentís muy duchos con toda esta tecnología, buscad ayuda. No asumo ningún tipo de responsabilidad al respecto.
Aquí tenés un artículo interesante de Microsoft, en el que lo más destacado es un vídeo en el que cuenta aproximadamente lo mismo que os he contado yo pero en 3 min y en inglés.
La asistencia a esta reorganización de vuestro correo es también parte de algunos de mis servicios, como la cápsula ERTEA (Ejercicios de Revalorización del Tiempo y las Energías del Abogado) o el GTDay Tuy (apoyo personalizado para la implantación de GTD).
Fuente de la imagen de portada: Stellaroutlooktools
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