Email overload o correo masivo. En mi trayectoria como consultor de productividad he llegado a encontrar y he sabido de personas que aseguraban recibir 200 o más correos diarios. Generalmente existe correlación entre la responsabilidad del cargo que se ocupa y el volumen de esta avalancha. A más cargo, más correos. Y más importantes.
Como, por otro lado, el coste hora de esas personas es alto, cada hora suya invertida en atender su correo electrónico le cuesta dinero a la organización. Más dinero cuanto mayor es su rango, cuanto mayor es su coste salarial. Eso por no hablar de la estresante presión a la que estas personas se ven sometidas de manera continuada.
Este post explica qué es el email overload, cómo reconocerlo y qué estrategias podemos poner en marcha para afrontarlo.
Fuente: Fabian Glace
El límite físico del correo electrónico
Uno de los elementos básicos de GTD consiste en PROCESAR. Procesar es tomar una decisión acerca de qué hay que hacer con cada una de las cosas que hayamos recopilado en nuestras bandejas de entrada. Procesar no es hacer; es “sólo” decidir a qué repositorio tengo que mover ese correo electrónico, ese mensaje del buzón de voz, esa captura de web que hice con el Evernote… y quitarlo de la bandeja de entrada. Sólo en el caso de asuntos menores, que consideremos que se pueden hacer en menos de 2 minutos, los llevamos a cabo y nos los quitamos de en medio. Y así uno por uno hasta vaciarla.
Bien. Pues hagamos unos sencillos números. ¿Cuánto tiempo de media nos lleva abrir un correo, hacer una lectura fugaz y decidir si va a un sitio u otro para sacarlo de la bandeja de entrada? ¿1 minuto? ¿1 minuto y medio…? Multipliquemos: 1,5 x 200 = 300 minutos = 5 horas. ¿Puede un cargo de responsabilidad dedicar 5 horas diarias SÓLO a procesar correo electrónico? A decidir qué hace con uno y otro sin ni siquiera acometer las tareas derivadas de éstos.
Vemos, por tanto, que hay un límite (casi físico) de capacidad de recepción y gestión del correo electrónico. Que podemos calcular. Partiendo de la base (políticamente incorrecta, pero en todo caso realista) de que las jornadas de estas personas son a menudo de 10 horas (o más), podemos establecer que utilicen un máximo de 2 de esas horas diarias, 120 minutos, a procesar correo. Y repito que hablamos de procesar en el sentido GTD del verbo, no de hacer. Si aceptamos esa media de 1,5 min/correo, el número máximo de correos que una persona puede gestionar es 120 minutos / 1,5 = 80 correos diarios.
Todo lo que pase de esta cantidad podemos encuadrarlo dentro de lo que llamaremos correo masivo (email overload). Con toda probabilidad, una carga sostenida superior a ésta conlleva que unos cuantos o unos muchos correos no llegan a recibir la atención del destinatario. Simple y llanamente le superan. Y eso debe encender nuestras alertas porque estamos incurriendo en riesgos..
Efectos del email overload
Estamos a punto de cumplir un año del terrible accidente de tren en Santiago de Compostela. Un tren ALVIA procedente de Madrid se estrellaba unos kilómetros antes de entrar en la ciudad, en el lugar de Angrois, dejando un siniestro balance de 79 muertos y 115 heridos.
Fuente: Wikipedia
Será la justicia la que finalmente depure todas las causas y responsabilidades de esta desgracia. Pero vamos a fijarnos ahora en una noticia aparecida en La Voz de Galicia en Enero de 2014 titulada “Alguien ha avisado a alguien”. En ella se aseguraba que el jefe de maquinistas de Ourense había enviado un informe meses antes advirtiendo precisamente de la peligrosidad del tramo en el que se produjo el accidente. Dicho informe se envió en un correo electrónico que acabó entrando en la bandeja de hasta nueve personas responsables. Insisto en la idea de que será el juez el que tenga que aclarar todos los detalles. Pero… ¿es factible que una de las causas fuera que ese trascendental correo pasara inadvertido para esa/s persona/s, camuflado entre una interminable lista de mensajes, recordatorios, avisos, recuerdos,… absolutamente banales y prescindibles una vez comparados con la importancia de aquel?
¿Cuántas veces –evidentemente sin alcanzar las trágicas consecuencias de Angrois-, pasa un correo importante desapercibido entre la marabunta de asuntos de segundo, tercero o ningún nivel? Mezclado directamente entre basura que, sencillamente, no debería estar entorpeciendo mi atención. ¿Nunca has tenido la incómoda duda de estar atendiendo a un tema recién detectado en la bandeja de entrada, mientras presientes que otro tema más urgente y/o importante podría estar enmascarado algunos correos más abajo?
De ahí la importancia fundamental del hábito de procesar en GTD. En mis seminarios insisto mucho en esto. Incluso aunque no se acometa GTD en su integridad desde el primer momento, la idea de procesar (o aclarar) conviene incorporarla desde ya a tu día a día. Para tener la seguridad y la tranquilidad de haber identificado TODOS los asuntos clave.
Bien. Pero… si procesar para vaciar regularmente nuestra bandeja de correo es tan importante. Y si, por otro lado, detectamos un límite casi físico para llevarlo a cabo… ¿qué podemos hacer?!
La estrategia RAD
Vamos a abordar un plan en tres pasos: 1º REDUCIR, 2º AUTOMATIZAR, 3º DELEGAR.
1º REDUCIR
El primer paso consiste en intentar reducir la entrada de correo. ¿Cómo? Analizando lo que estamos recibiendo. Con toda seguridad, en esos 200 mensajes hay cosas prescindibles: asuntos banales que posiblemente puedan / deban ir vía correo personal, suscripciones a newsletters o blogs, publicidad, una encuesta del último hotel que visitaste, asuntos que en realidad no te competen y en los que vienes en copia,… ¿Cómo hacerlo?
[list] [list_item icon=»hand-right»]Advierte abiertamente a tu entorno que aquellos correos en los que vas en copia serán ignorados. Y actúa tú en consecuencia evitando copiar correos a personas a las que realmente no les compete / interesa directamente el asunto.[/list_item]
[list_item icon=»hand-right»]Desuscríbete de cualquier cosa que realmente no atiendas. Replantéate si realmente te interesa o no. En todos los correos de suscripción deberías encontrar una forma sencilla y rápida (generalmente al final del correo y en letra pequeña) de hacerlo.[/list_item]
[list_item icon=»hand-right»]Sustituye los correos de suscripción a webs o blogs por un agregador o lector de canales RSS. Se trata de una herramienta en la que indicas sobre qué webs quieres estar atento. El agregador notifica automáticamente las novedades que se producen en esas webs y tú vas a leerlas cuando y como a ti te conviene. Fuera del correo. Las más populares son Feedly, digg reader y Netvibes. Yo uso Feedly y la considero una herramienta imprescindible para estar al tanto de mi sector, clientes, competencia, novedades,…[/list_item]
[list_item icon=»hand-right»]Considera la utilización de un entorno colaborativo. Si eres un director de proyecto, un gerente,… es fácil que quieras estar al tanto de cómo transcurre éste o aquel asunto. Pero si no tienes cuidado, muchos colaboradores querrán mantenerte sobreinformado a base de correos y correos. ¿Alternativa? Poned en marcha un entorno colaborativo. Son herramientas que permiten la asignación de tareas, los debates y aclaraciones sobre aspectos concretos, el seguimiento de hitos, etc. Hay una oferta abrumadora y en auge de estas herramientas. Asana, Podio, Kanbanize, Basecamp, Mavenlink, Producteev son sólo algunas de ellas. Seleccionar la adecuada para vuestro negocio es importante y yo puedo ayudaros. Consúltame. Uno de los objetivos declarados de estos entornos es, precisamente, reducir el tráfico de correos y sustituirlo por una comunicación más eficiente.[/list_item]
[list_item icon=»hand-right»]Agrupa todos los correos de suscripciones importantes en uno solo. Puede que haya ciertas suscripciones –por ejemplo,… ¿la de Valor 2.0?- que no quieras llevarte a Feedly. Que quieras seguir recibiendo por correo. Sólo que… de otra forma. Para eso tenemos Unroll.me. Lo que hace esta aplicación es conceptualmente sencillo: reúne todas tus suscripciones en un único correo diario. Un correo que además viene organizado y categorizado para ayudarte aún más en su lectura.[/list_item]
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2º AUTOMATIZAR
Ya nos hemos quitado de encima unos cuantos correos. Y todavía hay recorrido para erradicar más. ¿Cómo? Automatizando el procesado.
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[list_item icon=»hand-right»]Utiliza los filtros. Todos los gestores de correos permiten parametrizar filtros o reglas que, en base a ciertas características en el asunto, el cuerpo, el remitente…, lo mueven a cierta carpeta, lo reenvían, lo marcan como importante, lo eliminan… Algunos ejemplos: cualquier correo en el que yo no sea destinatario principal, elimínalo. Todos los correos de este cliente fundamental, mándalos a la carpeta de IMPORTANTES. Los correos en cuyo asunto venga la palabra “URGENTE” márcalos como importantes. Aunque no es habital que una persona de 80 correos/día utilice GMail, es interesante reseñar que este gestor puede incluso ir aprendiendo de lo que hacemos y señalar de cierta forma (con etiquetas) o marcadores de importancia algunos correos.[/list_item]
[list_item icon=»hand-right»]Utiliza Sanebox. Se trata de una aplicación que aplica un filtrado ANTES de que el correo llegue a tu bandeja. Selecciona aquellos correos de menor importancia y los lleva a una bandeja llamada “SaneLater”. Además puede coger los adjuntos y guardarlos en algún repositorio tipo Box o Dropbox. Es simple pero sus usuarios aseguran que muy eficaz, que lo que hace lo hace muy bien. Es de pago: 7$/mes.[/list_item]
[list_item icon=»hand-right»]Utiliza G-Lock. Otra aplicación. Con funcionalidad similar a la que obtendríamos con reglas o con SaneBox. Pero con otra filosofía. En lugar de un servicio web de pago mensual, G-Lock es un programa que se compra una sola vez y tenemos que instalar en nuestro equipo. Su utilidad se resume muy bien en la siguiente imagen:[/list_item]
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3º DELEGAR
¿Insuficiente? ¿sigues teniendo mucho correo incluso después de Reducir y Automatizar? ¿Qué hace un presidente de una empresa del IBEX35? Un director general de un Ministerio… ¡Un Ministro! Algún día a lo mejor puedo contarlo directamente. De momento lo intuyo. Estas personas cuentan con otras personas que llevan a cabo el filtrado. Es decir, lo mismo que aplicaciones tipo Sanebox o G-Lock, pero con criterios humanos. Sus secretarios y ayudantes cuentan con criterios que van consensuando poco a poco y asumen la responsabilidad de decidir lo que entra o no entra en su bandeja de correo.
Fuente: Wikimedia (Secretario de Defensa de EEUU Leon F. Panetta)
Pero… ¿acaso todas las personas que sufren email overload cuentan con esta ayuda? Ciertamente no. Lo que no implica que no puedan optar a ella.
Acudimos a Timothy Ferris, autor de La semana laboral de 4 días. Un libro menos superficial de lo que su envoltorio marketiniano puede proyectar en un principio. Lo cierto es que contiene mucha información sensata, realista y práctica.
En relación al correo electrónico, Ferris nos dice cosas como….
[testimonial author=»Tim Ferris»](Pág. 418) Cómo externalizar la bandeja de entrada y no volver a revisar jamás el correo electrónico.
(…)Los correos electrónicos es la última cosa que la gente olvida. Los directores de las 500 compañías más importantes del mundo, los autores de éxitos de ventas, los famosos… Conozco a docenas de artistas de primera fila que lo delegan todo salvo el correo electrónico; se agarran a él como si fuera algo de lo que sólo ellos pudieran ocuparse. «Nadie puede revisar el correo electrónico por mí» es un supuesto que nadie cuestiona; o bien «Contesto a todos los correos electrónicos que me mandan» es una fanfarronada, tampoco cuestionada por nadie, que les mantiene frente al ordenador entre 8-12 horas de una tacada. No resulta nada divertido y les impide hacer cosas más importantes y gratificantes. (…)
En realidad, revisar el correo electrónico es lo mismo que cualquier otra cosa: un proceso. La forma en que evalúas y manejas -borrar vs guardar, reenviar vs responder- el correo electrónico es tan sólo una serie de preguntas que te haces a ti mismo, ya sea consciente o inconscientemente. Tim tiene un documento titulado «Normas de procesamiento de Tim Ferris» al que sus ayudantes añaden reglas a medida que Tim les envía un correo con el asunto «AÑADIR NORMA». Tras un tiempo de rodaje, el sistema funciona. (en la pág. 422 viene el ejemplo de las normas de procesamiento).
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Uno de los elementos clave del sistema que nos propone es la contratación de un Asistente Virtual (AV). En el mundo anglosajón existe una amplia oferta de estos servicios, a menudo ofrecidos por empresas hindúes o pakistaníes. La cosa consiste en lo siguiente: diseñas unas cuidadosas reglas de procesado y se las pasas a uno de estos ayudantes virtuales. El AV puede ser una empresa que designe una persona para llevar tus asuntos. O un freelance. Cada modelo tiene sus ventajas e inconvenientes pero la idea es la misma: dotarte de un secretario personal por un coste pequeño y ligado a un servicio; no a una contratación. En España, la figura del AV está todavía poco extendida, aunque empezamos a tener algunas posibilidades. La versatilidad que ofrecen permite, por ejemplo, contratarles sólo para un momento particular de especial carga de trabajo. Y pueden hacer muchas más cosas que atender nuestro correo: atender el teléfono, prepararnos una presentación o informe, actualizar nuestro blog…
Evidentemente esta solución es la más costosa de la estrategia RAD. Tiene sentido sólo para ciertos perfiles. Aquellos para los que no sirven las soluciones más sencillas y que sistemáticamente se consumen día a día en el correo, perdiéndose la oportunidad de hacer cosas más interesantes y rentables. Pero aún así no hablamos de algo inasumible: se pueden encontrar en el mercado bonos de 10 horas de soporte por entre 80 € y 200 €. Dejo algunas referencias más abajo.
- La Voz de Galicia: Alguien ha avisado a alguien. Noticia acerca del problema al ignorar el correo electrónico con el informe de los peligros de la curva de Angrois.
- GMail: clasificación automática de correos importantes. Posibilidades de GMail al respecto.
- La semana laboral de 4 días. El libro de Timothy Ferris.
- Valeria Ayala. Asistencia Virtual Empresarial. Una opción freelance.
- Globeassistans. Una empresa con sede en Valencia y un amplio abanico de servicios.
- Su Secretaria Virtual. Otra empresa en la misma línea
[…] de correo masivo es el momento perfecto para tomar decisiones al respecto. Te recomiendo que leas Más de 80 correos diarios. Ahí encontrarás claves prácticas para […]