Pregunta intimidatoria: ¿Existe algún listado de herramientas para abogados actualizado para este 2014? Así, sin más, suena a uno de esos catálogos de aplicaciones que no sabes muy bien si ilustran o colaboran a meterle a uno angustia en el cuerpo. ¡Tantas cosas que quizás debería estar acometiendo y a las que no llego!
Es el sino de los tiempos. Mucha gente dándole a la cabeza, ideando servicios y aplicaciones y reclamando mi atención -pobre abogado solo o integrante de un pequeño despacho- al que últimamente no hacen más que llegar avisos de que esto cambia muy en serio, de que la forma tradicional de ejercer el derecho está en vías de extinción. El más reciente, en el Legal Management Forum, celebrado en Madrid hace un par de semanas.
No me quiero sumar al coro de preocupadores profesionales. Vosotros, estimados letrados, estáis experimentando de primera mano lo que está ocurriendo. Y si no lo sabéis, no tenéis uno, sino dos problemas.
Más bien lo contrario. Quiero esforzarme en ponerme en vuestra piel y brindaros mi experiencia en ámbitos muy diferentes a los vuestros para ver si en esa mezcolanza nos echamos una mano mutuamente. Aplicación pura del 6º hábito de Stephen Covey: sinergizar.
Así que, en lugar de una revisión tecnológica de aplicaciones, te propongo repasar una lista de posibilidades. Que simplemente te den ideas. Y que luego, si te interesan, podemos trabajar conjuntamente para ayudarte a elegir programas concretos, formarte en ellos y acompañarte en el empujón de arranque necesario. Las separo en dos grupos: las que deberías tener YA y las que deberías empezar a considerar de cara a un futuro. Futuro cercano.
Deberías tener ya…
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Smartphone[/list_item][/list] Poco que decir al respecto. Salvo un par de apuntes.El número de apps disponibles es ingente y como respondas a un perfil tecnocurioso, vas a gastar mucho tiempo en esto. Sé minimalista: elige con cuidado las dos o tres cosas que de verdad te aportan valor y céntrate en conocerlas a fondo para sacarles el máximo rendimiento. Punto. Esta misma semana el director de un despacho me ha enseñado una brillante forma de sacarle el máximo rendimiento a la simple lista de contactos. Impecable.
Una de las cosas que muy poca gente utiliza en el teléfono pero que nos puede librar de un susto grande es un antivirus. Actualmente permiten, incluso, localizar el móvil desde un ordenador en caso de robo. O bloquearlo remotamente para impedir que un amigo de lo ajeno pueda usarlo.
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Disco duro virtual[/list_item][/list]
Dropbox, Google Drive, Box, Mediafire,… la oferta es grande, creciente y cada vez más popular. Por muy poco dinero (o incluso gratis) tenemos un repositorio universal donde las cosas se guardan librándonos de la preocupación informática que conlleva tener un servidor, posibilitar el acceso desde cualquier sitio y dispositivo o hacer copias de seguridad. ¿Todo ventajas?
Hay una precaución importante de la que vosotros sabéis mucho: los aspectos legales. Guardar información de nuestros clientes en la nube, sin más, puede acarrearnos alguna sorpresa desagradable. Vuestros clientes, que tarde o temprano sabrán que sus documentos están “físicamente” alojados en un Centro de Proceso de Datos en vete tú a saber dónde, pueden sentirse reticentes y/o exigir garantías al respecto.
El CGAE y la Agencia de Protección de Datos publicaron una guía hace un par de años al respecto. Y la American Bar Association recopila un muy interesante listado de requisitos de uso en cada estado.
Si queréis profundizar, podéis acudir a un despacho especializado en tecnología. Como Pintos & Salgado. Estoy pensando que sería interesante proponerles escribir a dos manos una cápsula al respecto. ¿Te animas, Víctor?
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Un sistema de agenda única y compartida[/list_item][/list]
Única para asegurarte de que reúnes en un único sitio todos tus compromisos y que, los veas desde donde los veas, o los actualices cuando los actualices, la información sea siempre la misma. Es información clave: tus citas, tus visitas, tus señalamientos… Necesitas que sea homogénea, fiable.
Y compartida para que los integrantes del despacho sepan dónde está cada cual. Hasta no hace mucho, la única posibilidad solvente de hacer esto pasaba por tener un servidor propio e instalar una cosa compleja y cara que se llama Microsoft Exchange. Ahora, un Google Calendar o el iCloud Calendar de Apple hacen maravillas de una forma sencilla y gratuita.
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Un gestor de despachos. Mejor en la nube.[/list_item][/list]
Con Access. Con sesudas hojas Excel y hasta con una elaborada organización de carpetas. Ya he visto formas variopintas de organizar los expedientes. Pero –permitidme-, no es profesional y sí muy limitante, llevar los casos de esa forma. Los gestores de despachos han evolucionado desde “simples” herramientas de gestión (contabilidad, tributación, gestión de clientes,…) hasta auténticos motores sobre los que puede pivotar toda la dinámica del bufete: fichas de clientes, contrarios, juzgados, historial de cada uno, expedientes, registro de las comunicaciones, gestión documental, minutas y proformas,…
La oferta en el mercado es amplia y económica. Pero hay dos elementos importantes y diferenciadores:
- Un buen soporte. Que responda con agilidad, que conozca el negocio y que esté a nuestro lado ante cualquier problema o duda.
- La opción de trabajar en la nube. Lo que verás por ahí como “SaaS = Software as a Service”. Un abogado va, viene, espera en el juzgado, se desplaza a otra sede del bufete, trabaja desde casa o aprovecha un rato en el aeropuerto para ver cómo están las cosas. Y no puede estar supeditado a una aplicación local. Que –además-, implica invertir, alojar, y –lo peor de todo-, mantener un equipamiento informático que por lo general resulta un cuerpo extraño en el bufete.
Entonces encontramos que tampoco existen tantas opciones. Quizás las más solventes en el mundo hispano sean Infolex nube, Kleos, MN Program y Sudespacho.
Parece que ésta sí, ya integrada de manera generalizada hasta en los despachos de solos. La Ley, Aranzadi, VLex, EsPublico, Iberley,… Aquí –más allá de una buena usabilidad y unas posibilidades del motor de búsqueda, lo importante es adherirse a alguien que garantice un permanente ejercicio de actualización.
Y deberías empezar a considerar…
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Una tableta[/list_item][/list]Es sólo una ventana extra al resto de aplicaciones que estamos viendo. Una ventana que te permite contestar cómodamente el correo, consultar documentación, adelantar tus escritos, acceder a tus herramientas informáticas del despacho… En cualquier lugar. En cualquier momento.
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Un certificado electrónico[/list_item][/list]
Para acceder a los servicios que ofrece RedAbogacía en España, que permiten gestionar cómodamente unos cuantos de esos procesos que tanto tiempo consumen: pases a prisión, burosms, buromail, Lexnet abogacía,…
¿Por qué los graduados sociales o los asesores fiscales están tan familiarizados con esta tecnología y a vosotros se os resiste?
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Un gestor de tareas[/list_item][/list]
Ligado, eso sí, a una metodología de trabajo. Hay decenas de aplicaciones de gestión de tareas. Incluso algunos de los gestores de despachos aportan alguna cosa. Pero lo importante no es la herramienta, sino el método. Con GTD, con ZTD, con Personal Kanban o con un planificador de objetivos, la forma de afrontar tu día a día, de organizarte, experimentará un antes y un después.
El contacto personal es muy importante. Pero costoso. En términos económicos y de tiempo. Eso es lo que está popularizando cada vez más las reuniones virtuales. Yo defiendo, además, que son más productivas y eficientes que las reuniones presenciales.
Para mantener una telereunión sólo hace falta una buena conexión a Internet. Hay todo un abanico de soluciones (algunas magníficas y gratuitas) que permiten reunirse a muchas personas desde diferentes sitios, compartir documentación (y que todos estén viendo lo mismo en pantalla) y, en definitiva, aportar una cercanía y una frecuencia en el contacto muy valiosas. A coste 0.
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Herramienta de notas[/list_item][/list]
Evernote. OneNote. The Brain. Quizás ésta tendría que estar en el apartado “Deberíais tener ya…”. Su utilidad es manifiesta. Hay guías específicas de manejo de estas aplicaciones para abogados y yo tengo en mi Algún Día / Tal Vez, recopilar todo esto y ofreceros algo realmente potente. Evernote es adictiva. En una de mis últimas colaboraciones con despachos tenían un caso entre manos de muchos, muchos tomos de documentación. Ésta es una cosa que siempre me he preguntado acerca de vuestro trabajo: ¿cómo sois capaces de retener tanto texto, tantas referencias… básicamente con papel, rotuladores y pegatinas de colores? Estas herramientas cambiarán (o complementarán) profundamente vuestra forma de trabajar, de preparar un escrito.
Con una herramienta de notas, las ideas se interconectan, las conexiones entre conceptos que manejamos ahora y otros que etiquetamos hace semanas o meses, afloran automáticamente. En The Brain, las ideas se articulan literalmente como sinapsis neuronales. De la misma forma que trabaja nuestro cerebro.
Ésta es una cosa que hay que ver para creer. Creo no equivocarme si atribuyo su invención a Google. Su aplicación Google Docs permite que varios usuarios simultáneamente trabajen sobre un mismo documento. No es que uno lo edite y los otros puedan verlo (esto ya estaba conseguido hace mucho tiempo). Sino que dos abogados, uno en Madrid y otro en Vigo, pueden estar escribiendo a la vez sobre el mismo documento. Cada uno maneja un cursor de un cierto color y va cambiando. Es una aplicación por ahora diferencial. Por ejemplo, entre los entornos colaborativos hay muy pocos que te permitan hacerlo. Y me consta que algún gestor de despachos también está trabajando en ello.
Fuente: Instituto de Tecnologías Educativas
Microsoft y Dropbox acaban de firmar un acuerdo para posibilitarlo. Por cierto, atención a Microsoft 365. O mucho me equivoco o se va a convertir en muy poco tiempo, en la auténtica herramienta ofimática de referencia universal. Más aún que su versión de escritorio.
[list][list_item icon=»circle-arrow-right»]Un entorno colaborativo[/list_item][/list]
Y como no. La herramienta estrella de los trabajadores del conocimiento. La que también deberá figurar más pronto que tarde en la caja de herramientas para abogados de cualquier bufete mediano. La que puede conseguir que un despacho empiece a trabajar por proyectos y arrancar con el Legal Project Management. De una forma asequible, gradual y no demasiado compleja.
No quiero extender ya más esta cápsula. Aquí podéis informaros acerca del potencial de estas aplicaciones. Sólo contaros que en el complejo proceso de selección de estos sistemas (que asumo yo para que a vosotros os resulte sencillo), sólo algunas son aptas para abogados.
[toggle title=»Para saber más…» open=»false» icon=»star»]
- Página oficial del Legal Forum Management II (Madrid, oct. 2014)
- Claves para la utilización del cloud computing por los despachos de abogados del Consejo General de la Abogacía Española
- Recomendaciones y exigencias sobre uso de cloud computing de la American Bar Association
- Collaboration tools for lawyers (Law Practice Management and Technology Chicago Bar Association)
- Eventos tecnológicos para abogados (EEUU):
Se puede probar un gestor de proyectos Kanban Tool que es una herramienta muy sencilla. Permite organizar y ver rápidamente todas las fases del proyecto, asignar tareas a personas determinadas y colaborar en tiempo real. Animo a ver una infografía: http://www.slideshare.net/kanbantool/kanban-boardexamples
Gracias por tu aportación Soraya. En la presentación que mencionas se ven algunos kanban interesantes. No hay demasiadas herramientas para Kanban y Kanbantool es una de las interesantes. Lo importante (y complicado) no son las herramientas sino su incorporación a la dinámica y los hábitos de sus usuarios. Sobre todo (aunque no siempre) si los usuarios son abogados…
Efectivamente hay muchísimas soluciones de software para abogados… no se si conocéis una web gratuita que ayuda a los Abogados a encontrar el mejor para su buffete, teniendo en cuenta si lo quiere en la nube, con qué módulos, etc.
Es gratuito y neutral: https://www.buscoelmejor.com/software-abogados/software-abogados.html
Suerte.
Hola Lluís,
Enhorabuena por traer al mercado español una herramienta que en EEUU está muy difundida pero en la que aquí parecéis pioneros.
Exactamente como ocurre con aplicaciones de otros ámbitos (gestión de proyectos, entornos colaborativos, diseño gráfico…), basta con buscar por «comparison law software management software» para tener un montón de buenas referencias. Algunas (asombraos CGAE!), editadas por la American Bar Association.
Gracias por la aportación.