El Project Management Institute (PMI) es una organización internacional sin ánimo de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos. Se fundó en 1969 por cinco voluntarios procedentes de diferentes ámbitos: la farmacia, la automoción, la tecnología…
Su primer seminario se celebró en Atlanta (Estados Unidos), al cual acudieron más de ochenta personas. Con sede central en la localidad de Newton Square, cerca de Filadelfia (EEUU), en 2014 es la organización más grande de su tipo. Más de 700.000 miembros activos, certificados y voluntarios, con presencia en 180 países así lo avalan.
La Guía del PMBOK (Project Management Body Of Knowledge Guide) identifica conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y técnicas adecuados para la dirección de proyectos y generalmente conocidos como “buenas prácticas”. También proporciona y promueve un vocabulario común en el ámbito de la dirección de proyectos. La primera edición de la Guía data de 1990 y se convirtió en un pilar básico para la gestión y dirección de proyectos. La versión más reciente, la 5ª, se publicó en 2013.
Por remarcar el significado de algunos acrónimos que a menudo se utilizan inadecuadamente:
- PMI es la Institución, el Instituto con sede en EEUU.
- PMBoK (leído “PiEmBok” y nunca como “PiEmBuk”) es el corpus de conocimiento que crece y crece alrededor de la guía básica.
- PMP (Project Management Professional) es como se nos denomina a los certificados en esta metodología.
PMBoK es, junto con Prince2, la cabeza más visible de las llamadas metodologías predictivas o en cascada. Téngase en cuenta que atesora cerca de 50 años de recorrido y que es de aplicación en cualquier disciplina, sector o país.
La robustez de PMBoK es, a su vez, su debilidad. Consiste en una colección de 47 procesos organizados en base a 9 Áreas de Conocimiento diferentes y 5 grupos de procesos. Para cada uno de esos procesos se definen unas entradas, unas salidas y unas herramientas con las que llevarlo a cabo.
Los procesos establecen qué hacer desde el momento 0 de arranque del proyecto con la llamada Acta de constitución, hasta el cierre definitivo. Pasando por todo lo relativo a la planificación, la gestión del alcance, de los costes, del personal, de la calidad, de los riesgos, la comunicación con los interesados, los proveedores… ¡todo!
Lo que nos asegura adherirnos a PMBoK es que no nos dejaremos nada en el tintero. Y sin embargo… PMBoK requiere ser interpretado porque en la mayoría de casos –desde luego en economías basadas en pequeñas y medianas organizaciones-, el aparato metodológico resulta pesado y genera rechazo entre los miembros del equipo salvo que se den algunas circunstancias especiales.
Además, como metodología predictiva, PMBoK le brinda una capital importancia a planificar el proyecto ANTES de empezar a ejecutarlo. Y cuando hablo de planificarlo me refiero a tener un guión lo más aproximado posible de lo que estimamos va a ocurrir en todos los ámbitos del mismo. Si hay un punto de partida muy bien definido y acotado (un cliente con una idea muy nítida de lo que quiere, de en cuánto tiempo lo quiere y del presupuesto que tiene) puede ser factible y clarificador. Pero, al menos en mi experiencia, de esas tres variables (alcance, duración y presupuesto), lo más habitual es que sólo una quede perfectamente cerrada e inamovible. ¡Sí! ¡esa!
Pero, por otra parte, no hay proyecto en el que se sepa tanto al principio como al final o a la mitad de su ejecución. Y este sistema dificulta los cambios. Es ahí donde las metodologías ágiles han centrado su discurso.
Y no sólo del mundo ágil le vienen los detractores a PMBoK. Otros críticos aseguran que el esfuerzo y tiempo requerido en archidocumentar y gestionar todo de cara a una política de blindaje frente a cualquier explicación que un interesado demande, se detrae del avance en sí del proyecto. La Teoría de Restricciones y CCPM, por ejemplo, abogan por centrar el foco en el trabajo restante y los hitos y fechas comprometidos por encima de todo.
Mi conclusión al respecto: PMBoK sí. Pero interpretado. Incluso MUY interpretado.
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