GTD. Getting Things Done. Es el método de organización y productividad personal ideado en 2001 por David Allen.
Allen había ayudado durante años a responsables empresariales de toda índole, tomando detallada nota de las mejores prácticas de unos y otros. Después tuvo la habilidad de sintetizar su experiencia en una metodología que resulta conceptualmente sencilla y cuya principal dificultad estriba en la resistencia al cambio de algunas personas.
El método se concreta en tres libros:
- Organízate con Eficacia (2001)
- Sé más eficaz (2003)
- Haz que funcione (2008)
De ellos el primero es el que realmente aporta valor y conocimiento novedoso. El segundo es una colección de 52 consejos que redundan sobre los mismos principios planteados en el primero. Y el último, Making it All work en su título original, es un repaso actualizado a la experiencia acumulada durante 7 años en el proceso de implantación de GTD.
A muchos consultores es éste último el que más les gusta. Yo me quedo con el primero, en el que se hace una descripción muy básica de GTD, muy basada en métodos no tecnológicos: blocs, papel, carpetas, ficheros…
Como David Allen dice en esta charla que ofreció al personal de Google en 2008, GTD le encanta a los técnicos y programadores. Su estructura invita a la programación y buena prueba de ello es el universo de aplicaciones, kits, soluciones, plugins y demás parafernalia que se hace llamar “GTD Compliant”. Algunas responden con mucha fidelidad funcional al método y otras no tanto. Las hay gratuitas, de pago, en la nube, locales, solventes, dudosas,…
La sola selección del equipamiento con el que uno decide convertirse en GTDista se acaba convirtiendo en una decisión compleja. Como siempre digo en mis charlas, es un asunto al que prestar atención porque mudarse a GTD exige un esfuerzo. Y verse expuesto al cabo de unos meses a que la aplicación de turno se haya quedado estancada o haya echado el cierre o ya no vaya en no sé qué plataforma, es decepcionante y una invitación a abandonar la senda.
Lo realmente interesante de GTD es que te dota de un sistema “atecnológico”. Cuando lo asimilas, cuando te tatúas sus principios y su flujograma, tienes una habilidad que te acompañará el resto de tu vida. Después sólo tienes que adaptar la tecnología a tu sistema y no al revés. En el entorno 2.0, en el mundo de la realidad líquida de Zygmun Baumant, tener algo a lo que asirse con garantías de estabilidad es muy reconfortante.
El método se basa en:
- 5 principios básicos para alcanzar el control: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.
- 1 flujograma que automatiza el procesado de las cosas que llegan a nuestra vida. De todas: las previstas, las imprevistas, las profesionales, las personales, las urgentes y las importantes. De todas.
- 6 niveles de perspectiva que equipara a las diferentes alturas a las que vuela un avión.
Control y perspectiva. Me oiréis repetirlo hasta la saciedad. Porque son las dos ideas fuerza que subyacen bajo GTD y que recogen así el legado de otros planteamientos anteriores, como la matriz ABC o los cuadrantes de los 7 hábitos.
Si consigues automatizar al máximo lo que sucede en tu entorno inmediato para prestarle la mínima atención posible (control), liberas tu mente para aquello en lo que funciona mejor, en lo que aporta más valor: la creatividad, el pensamiento. Y dejas hueco para pensar en el largo plazo, en la perspectiva.
¿Quieres saber más? Suscríbete al blog o solicítame información acerca de mis seminarios de productividad personal.