Dice la Wikipedia que un entorno colaborativo es una forma de favorecer a las personas en su trabajo individual y cooperativo que implica aspectos organizacionales, técnicos y sociales. Aunque en esta definición tan genérica caben tecnologías bien conocidas por todos (el correo electrónico, la mensajería instantánea o las videoconferencias), la idea actual de un entorno colaborativo es otra.
El término es una traducción de lo que en inglés se conoce como Collaborative Working Environments (CWE). También hay algunas referencias a estas aplicaciones como groupware, término procedente de la plataforma Lotus de IBM venía haciendo desde los años 90. Y otro término que se puede encontrar por ahí es Social Task Management applications; algo así como gestor comunitario de tareas.
Vamos ahora a lo práctico.
En definitiva, ¿qué es un entorno colaborativo?
Una herramienta web 2.0 que facilita de manera sencilla el trabajo en equipo. Especial –aunque no únicamente-, cuando el equipo es virtual o distribuido: está conformado por personas que trabajan remotamente.
Es web porque, en general, la forma de acceder y utilizarlas es mediante un navegador web. Y es 2.0 porque parten de la base de la participación activa de los usuarios.
¿Qué podemos hacer con un entorno colaborativo?
Diseñar trabajos a hacer en equipo y, sobre ellos…
- Asignar tareas a sus miembros.
- Establecer un calendario común.
- Mantener conversaciones en las que se plantean dudas y se aclaran a la vista de todos.
- Establecer un repositorio organizado y común de la documentación del trabajo (gestión documental básica).
- Mantener un historial de los pasos que se hayan ido dando.
- Registrar el tiempo invertido por cada uno a efectos de posterior análisis.
- Editar documentos en grupo (collaborative Writing).
- Mantener conferencias web (web conferencing).
- Posibilitar a tus clientes, colaboradores externos o partners la consulta en línea del avance de las tareas o de los documentos que se estén manejando.
10 razones que hacen interesantes los entornos colaborativos
- Introducen una forma compartida y ordenada de trabajar. Invitan a pasar de un ámbito personal (mi equipo, mi documento, mi correo) al ámbito del equipo (nuestro proyecto, nuestra documentación, nuestras deliberaciones).
- Fomentan la transformación de Conocimiento Explícito Personal, en Conocimiento Explícito Organizativo (¿conoces mi Plan de Acticación del Conocimiento Organizativo, PACO?).
- Facilitan la incorporación de personas a estos trabajos. Que ahora pueden seguir una traza de todo lo hecho previamente y, de manera autónoma, ponerse al día y empezar cuanto antes a ser productivos.
- Posibilitan realmente el trabajo remoto, lo que abre las puertas de mi organización al talento más allá de nuestro ámbito local.
- Están diseñados de forma atractiva y son sencillos de utilizar. Están directamente pensados para seducir a los usuarios y vencer la barrera de entrada que a menudo generan otras aplicaciones más complejas.
- Fomentan la comunicación y la transparencia con mis socios y clientes, a los que voy a abrir una ventana por la que puedan asomarse e interesarse por cómo va lo suyo. Esto, no sólo me va a meter en la dinámica de hacer mejor las cosas, sino que va a incrementar la autonomía de mis interlocutores que –informados puntualmente-, me van a llamar e interrumpir menos veces.
- Reducen el tráfico de correo electrónico. De tal forma que la comunicación pasa de basarse en un medio básicamente uno a uno y pasa a ser todos a todos. Además, aligera nuestras bandejas de entrada y libera la experiencia y el conocimiento de los buzones personales.
- Nos independizan de una plataforma tecnológica concreta. La mayoría están diseñadas para ser utilizadas desde un PC, un Mac, un iPad, un Smartphone… En una vida cada vez más abierta y plural en lo tecnológico, nuestras herramientas de trabajo no pueden anclarse a un modelo único.
- Nos liberan de la compra, instalación y mantenimiento de Hardware. En una economía de modelo PyME –que es la que impera mayoritariamente en todo el mundo-, cada organización debe centrar su economía y atención en aquello en lo que aporta valor. Y delegar las funciones que requieren muchos medios y especialización. ¿Estás seguro de que quieres encargarte tú del servidor?
- Nos aportan más seguridad de datos. Porque, por mucho que a algunos les cueste interiorizarlo, sus datos están mejor salvaguardados en un sala climatizada, con suministro eléctrico garantizado, con servidores y discos de respaldo y con un programa continuado de copias de seguridad, que en mi viejo e infraatendido equipo olvidado en algún rincón de la oficina.
¿Qué tipos de entornos colaborativos existen?
¿Tantos como cada uno de los entornos existentes en el mercado? Mmmm! Simplifiquemos. Me adhiero al enfoque de la revista estadounidense TechRepublic, que en este interesante artículo establecía una diferenciación clara entre…
- Plataformas de colaboración: son las que encajan directamente en lo contado hasta aquí en este artículo. Proporcionan un entorno común para asignación de tareas, compartición de documentos, debates, etc. Las principales referencias: Asana, Kanbanery, Podio, Trello, Wrike, Zyncro o Producteev entre muchas otras.
- Gestores de proyectos: son las que, además de todo eso, proporcionan funcionalidades más ligadas a la gestión clásica de proyectos. Tanto para las metodologías predictivas (tipo PMBoK) como las ágiles (SCRUM, XP). Según sea el caso, aquí nos encontramos con posibilidades que poco a poco nos acercan a lo que sería un MS Project o similar: desglose de proyectos en trabajos (WBS), dibujo y gestión de gráficos Gantt, asignación eficiente de recursos, control económico del proyecto,… ¿Ejemplos? AtTask, EasyProjects, Basecamp, Liquidplanner, Mavenlink,…
Podemos contemplar un tercer grupo “Otros” en el que incluiríamos gestores de tickets, registradores de tiempos,.. Herramientas también orientadas a la colaboración y la coordinación pero en ámbitos más específicos.
¿Qué diferencia un entorno colaborativo de un gestor de tareas?
Contestaré a la gallega: depende. Hay gestores de tareas orientados a nuestra organización personal. Por ejemplo, todo el abanico de soluciones para implantar GTD o Personal Kanban.
En el momento en que nos planteamos ampliar el espectro y pensar en clave de equipo, pasamos de hablar del gestor de tareas al entorno colaborativo. En las soluciones de inspiración Kanban, esta evolución es casi natural. Es decir, que podemos concluir que, más que diferencias, el entorno colaborativo es una suerte de evolución de gestor de tareas para equipos.
¿Cómo han surgido los entornos colaborativos?
A principios de siglo, algunas empresas (sobre todo del sector TIC y el desarrollo de software) llegan a la conclusión de que las herramientas y metodologías de gestión de proyectos son a menudo demasiado complejas.
Generan un rechazo entre los usuarios que sólo vencen unas cuantas personas especialmente comprometidas o involucradas en la gestión. El MS Project, la herramienta por antonomasia, se infrautiliza casi exclusivamente para el dibujo de diagramas de Gantt. Las intranets buscan su oportunidad y el ya mencionado Lotus Notes o el SharePoint de Microsoft se van asentando, pero siempre circunscritos a las paredes de la organización y con serias dificultades de integración con otras aplicaciones.
En paralelo, las redes sociales están a punto de explotar. La filosofía de la simplicidad de Google o el intuitivo manejo de las que iban a beber Facebook y otras, llevan a algunas de esas empresas a pensar… ¿por qué millones de usuarios, a menudo de bajo perfil tecnológico, no consideran estos entornos difíciles de utilizar? ¿no sería aplicable esta filosofía a las tradicionales herramientas de gestión y colaboración?
Y allá por 2002 surgen las primeras: AxoSoft, Proworkflow o VersionOne.
A partir de ese momento, decenas de iniciativas por todo el mundo se ponen a trabajar. Hoy hay un amplísimo abanico de ellas. Y para refrendarlo, la siguiente pregunta…
¿Cuántos entornos colaborativos hay en el mercado?
Muchos. Yo mantengo un registro que en este momento tiene 193 referencias. Y hay listados extensivos, como el que publica FindTheBest, con 273 entradas. El momento es claramente expansivo y estas listas son muy dinámicas: entran y salen referencias constantemente. Previsiblemente, a medida que el mercado vaya centrando sus preferencias, es posible que algunas se extingan, otras se fusionen y estos números se reduzcan.
¿Cómo elijo y adapto el mío?
He aquí la gran cuestión. Con semejante oferta, una organización que quiera incorporar una de estas herramientas a sus esquemas de trabajo tiene tres opciones:
- Elegir alguna entre las dos o tres primeras que aparezcan en Google. Problema: las posibilidades de acertar son aleatorias. Entendiendo por acertar, dar con una que tenga una cierta proyección, un cierto recorrido (no queremos ser sus conejillos de indias) y se adapte a mi idiosincrasia.
- Invertir una notable cantidad de tiempo en hacer un estudio detallado de posibilidades hasta seleccionar las dos o tres que mejor se adaptan. Problema: somos una organización pequeña y precisamente lo que no tenemos es tiempo y recursos para dedicar a esta cuestión.
- Encargar a un profesional que esté ducho en estos temas, que haga un estudio de nuestra organización y nos asesore y nos ayude a probar dos o quizás tres aplicaciones. Invirtiendo una fracción del tiempo y el dinero que costaría la segunda opción, pero con la solvencia y fiabilidad que aporta un especialista, nuestra dinámica de trabajo estará rápidamente alineada con las nuevas tendencias y las ventajas que traen de la mano.