Los entornos colaborativos nos están proporcionando formas novedosas de organizarnos. La oferta es muy grande, muy dinámica y muy imaginativa. Hay entornos colaborativos para todos los gustos, necesidades y bolsillos. Todos ellos reniegan de manera más o menos velada del correo electrónico y prometen reducir su volumen y hacernos la vida profesional más sencilla y completa. En medio de estos dos mundos, el del viejo email y el de Asana, Slack o Wrike, hay por ahí una herramienta gratuita, poderosa, sencilla y bastante desconocida para organizarse mejor: Google Groups.
¿Qué es Google Groups?
Google Groups es una de las herramientas incluidas en G Suite (antes conocida como Google Apps). Puedes utilizarla tanto si tienes una cuenta de pago en G Suite, como si tienes una cuenta gratuita de correo con Gmail.
Para los antiguos usuarios de los foros de internautas, Google Groups se puede interpretar como la evolución de Usenet. La Wikipedia, como siempre, lo cuenta muy bien. Pero –tranquil@-, no voy a ir por ahí, que nos perdemos.
¿Sabes lo que pasa con Google Groups? Si lo metes en tu buscador, aparecen muchas entradas relacionadas (aunque tampoco demasiadas) pero cuando yo me puse por primera vez a intentar entender qué exactamente eran, hacían o para qué diablos servían Google Groups, no supe dar con algún sitio que me trasladara bien la idea. Sí te dan la definición o te dicen cómo usarlos, pero yo no acababa de pillar… el concepto. Por eso este post: a ver si ahora yo sí lo consigo.
¿Es una lista de correo?
Cuando se usa el correo, hay cierta información que va del remitente a los destinatarios. Y que acaba guardada en los clientes de correo de esas pocas personas. Oculta; en medio de un océano. Si ese correo es relevante para la organización, sólo esas pocas personas tienen acceso a él y sólo esas pocas personas podrán consultarlo en el futuro si fuera necesario. Desde su Outlook, su Gmail o la herramienta que tengan. Si lo encuentran…
¿Pocas personas? ¡Ah! ¡No pasa nada! Monto una lista de correo y me aseguro de que le llega a todo el que le tenga que llegar. De una forma cómoda y completa (porque me aseguro de que no me me olvido de nadie). Una lista de correo es eso: una dirección asociada a n destinatarios. Cuando envío algo a la dirección del grupo, le llega a todos. Cada usuario recibe en su bandeja los correos que se envían al grupo, lo cual equivale a haber enviado el correo destinatario a destinatario.
Sin embargo, hay mucha información que se maneja por correo o por una lista y que sería interesante estuviera a disposición de más gente. Posiblemente no de forma directa (=poniendo en copia de todo a todo el mundo ), pero sí “potencialmente”, para consultar una conversación en un momento dado si se considera necesario. Incluso personas que todavía no están en la organización y que irán incorporándose en el futuro. Accediendo, por ejemplo, a una web donde hayan quedado registrados los intercambios de mensajes. Eso es más que una lista de correo. Eso es… Google Groups.
¿Listos para una definición?
Así que, Google Groups es…
- …una herramienta…
- …para desplegar y participar en foros de discusión / aportaciones / debates / dudas…
- …y que consta de una dirección de correo asociada a cada grupo …
- …más una web en la que puedo consultar todos los grupos a los que estoy adscrito…
- …y las conversaciones registradas en cada uno de ellos.
Si yo estuviera leyendo esto por primera vez… sentiría que me aproximo a entenderlo. Pero aún me faltaría algo. Veamos unos casos prácticos de uso.
Caso de uso 1: departamento contable
La directora financiera de Páramo SL –Raquel- no requiere una copia de un correo relativo a facturación entre cada uno de nuestros clientes y la responsable de administración –Eloisa-. Entre otras cosas porque Raquel no quiere, ni estar en ese nivel de detalle, ni que se le llene su ya saturada bandeja de entrada. Sin embargo, si ocurre cualquier incidencia, o quiere hacer una indagación puntual y no quiere depender de si Eloisa está o no… querría poder acceder al tráfico de correo relacionado con facturas entre Eloisa y los clientes. Montan un Google Group y le asignan la dirección facturas@paramo.es. Los clientes envían ahí sus dudas / incidencias. Para ellos es una dirección de correo normal. Pero ahora en Páramo las conversaciones de correo con ellos quedan guardadas en el grupo y son, además, accesibles a través de http://groups.paramo.es Un día de verano llama un cliente disgustado porque se les ha pasado una factura por duplicado. Eloisa no está y le atiende Raquel. Desde luego tiene su ERP para intentar entender qué ha pasado. Pero, además, puede acceder al Google Group, buscar y encontrar de un plumazo cierta conversación que mantuvo Eloisa con el cliente y que justifica y explica la doble factura.
Caso de uso 2: canal de soporte
Ya veremos que podemos montar hasta 4 tipos diferentes de Google Group. Uno muy interesante es la Bandeja de entrada colaborativa, que sirve para casos como el siguiente:
Yago, David y Katerina conforman el canal de soporte de Tecnológica SL. Los tres tienen acceso a una misma cuenta de correo (soporte@tecnologica.com) donde se reciben las incidencias, solicitudes de los clientes y demás. Como son pocos y trabajan en la misma sala, resulta fácil distribuirse los casos. Y no pasa nada porque uno no esté: los otros dos pueden asumir el servicio de manera casi transparente para el cliente. Además de ellos tres, el responsable del área –Ramón-, conoce la contraseña de soporte@tecnologica.com, así que en todo momento puede entrar en ese correo y ver cómo van las conversaciones acerca de cualquier tema… Sin embargo…
- El acceso sigue estando muy restringido y sometido al trasiego de una contraseña que, cuando se cambie, implicará probables pérdidas de acceso o pequeños inconvenientes.
- Para asignarse los trabajos, Katerina, David y Yago utilizan un convenio de carpetas de correo a las que mueven el correo. Pero si un tema pasa por varias manos no está muy claro dónde meterlo.
- No hay una forma fiable de marcar un tema como resuelto.
Ramón decide ir un paso más allá y evolucionar la cuenta de soporte a un Google Group de tipo bandeja colaborativa. De esa forma, las propias respuestas que el cliente percibe como correos normales, están quedando registradas (en esto no hay un cambio relevante respecto a la cuenta de correo de antes). Sólo que ahora, además, cuando se recibe una nueva solicitud, el que la abre puede asumirla o asignársela a alguien del grupo. Cuando se le contesta al cliente o éste responde, el tema se marca como finalizado. Es decir, se incorpora un sencillo flujo de operaciones.
Caso de uso 3: comunidad de debate
Bea es directora de una escuela infantil de bandera. Forma parte de una comunidad de debate en torno a la comida saludable en los comedores escolares. Los miembros de esta comunidad mantienen encuentros y comunicaciones esporádicos y están repartidos por toda España. El nivel tecnológico de sus integrantes es muy dispar. La comunidad es un ente dinámico al que progresivamente se va uniendo más gente. Como suele ser habitual en estos casos, no hay presupuesto prácticamente ni para abordar un entorno colaborativo.
¿Cómo mantener un hilo de comunicación entre todos que sea sencillo, económico (=gratuito) y vaya más allá del correo electrónico? De hecho, el correo es en este caso inviable si queremos evitar que cada vez que se incorpore una persona haya que avisar a todos los miembros para que actualicen su cartera de contactos.
Antiguamente esto se habría hecho con una lista de distribución. Hoy lo planteamos con un Google Groups de tipo foro web. Desde una cuenta gratuita de Gmail, alguien que actuará como administrador del grupo, crea uno que tenga un nombre relacionado con la comunidad. Por ejemplo: comedoresresponsables:
De esta forma:
- Los usuarios más apegados al correo electrónico funcionan a través de su correo de toda la vida.
- Los usuarios que no quieran ver su bandeja de entrada invadida por cualquier aportación, podrán acceder a la web del Google Group cuando a ellos les interese. O regular cuándo recibir correos del grupo.
- Y consultar así no sólo lo más reciente, sino el histórico de cosas tratadas.
- Incorporar a nuevas personas es sólo cuestión del administrador. Y esas personas recién llegadas podrán conocer también los debates ya pasados.
Se abre la puerta a cualquier usuario que simplemente tenga una cuenta de correo. Por cierto,… no hay límite para el número de participantes, así que la plataforma de Bea puede crecer cuanto quiera en lo que a Google Groups respecta.
En definitiva… ¿por qué usar Google Groups?
Para…
- …sacar de las bandejas de entrada particulares ciertas conversaciones relevantes entre personas de la organización o con su entorno (proveedores y clientes).
- …participar a las personas designadas de esas conversaciones, de forma que todo el mundo esté o pueda estar al tanto de lo hablado sobre un tema en particular.
- …proteger el conocimiento y experiencia de la organización frente a ceses de personal que se llevan consigo o dejan inutilizado en sus buzones de correo los detalles de ciertos acuerdos / incidencias / aclaraciones hechas sobre un tema concreto.
- …eliminar cuellos de botella. Son varias las personas que, previa designación, pueden contestar y resolver un asunto sin depender de la intervención de alguien en particular.
- …incorporar al debate a colectivos potencialmente grandes (tanto como queramos) de una forma sencilla y económica.
Y… ¿cuándo tiene sentido usar Google Groups?
Es una herramienta muy adeucada cuando…
…Una organización trabaja en base a G Suite. Porque está integrada con el resto del entorno. Por ejemplo, puedes dar acceso a un cierto documento de Google Drive y será directamente accesible por los usuarios del grupo.
…Se huye de diversificar entornos tecnológicos. No se quiere tener 10 aplicaciones pudiendo tener 3.
…El correo tiene mucho peso en la cultura de la organización.
…El perfil tecnológico de los usuarios es moderado.
Todo esto, que puede parecer rudimentario hoy en día, resulta que sigue funcionando en entornos grandes y tecnológicamente avanzados. Recientemente, desde este interesantísimo artículo, me confirmaba Luz Rodrigo -experta en redes sociales empresariales-, que conoce un gran banco del IBEX35 funcionando con Google Groups. Probablemente sea el BBVA, que hace ya tiempo que hizo de G Suite su plataforma de referencia.
¿Y vosotros? ¿lo estáis usando? ¿os gusta, se os queda corto? Tus comentarios y experiencia nos interesan.
Es un artículo muy bien escrito, buen trabajo. ¿Alguna posibilidad de que puedan revisar Bitrix24 también para sus futuras publicaciones relacionadas con el CRM, Marketing y Gestión de Proyectos?
Somos una empresa de proyectos totalmente gratuita con tareas y proyectos ilimitados. A diferencia algunas aplicaciones, tenemos seguimiento en tiempo libre, calendario, diagramas de Gantt, Kanban, dependencias de tareas y facturación. Y también tenemos un módulo de gestión de clientes con todas las funciones (CRM) con automatización completa. Bitrix24 es simple y eficaz para su mejor rendimiento y productividad en el día a día. Estaríamos muy, muy agradecidos por su consideración de revisión. Gracias de antemano y buen día!
Hola Vera,
conozco (ligeramente) Bitrix24. Últimamente me veo obligado a priorizar mi tiempo en pro de mis clientes antes que en mi mismo. Y por eso el blog está desatendido. Pero me parece una magnífica propuesta así que me lo apunto como un post interesante para el momento en que pueda retomarlo.
Gracias por tus comentarios y por tu interés. Te mantendré al tanto.
Lo estoy usando y muy bien. Hasta cuantas direcciones de correo soporta?
Hola Claudia,
si tienes una cuenta gratuita de Gmail el máximo es de 100 usuarios por grupo.
si tienes una cuenta de G Suite de pago, no tienes límite.
Saludos
Hola,
gracias por el articulo, sin duda interesante. Un amigo y yo estamos montando una empresa bipersonal y usamos la gsuite de google. Tenemos nuestras respectivas cuentas de email personal pero queremos hacer la de la bandeja de entrada colaborativa. Ya hemos configurado el grupo con las indicaciones de soporte de google pero parece que la entrada de emails esta restringido a solo los miembro del grupo, es decir, cuando una cuenta ajena manda un email se la echa para atras. La idea es crear una cuenta de contacto tipo hola@dominio.es para ponerla en la web y sea la que usen los clientes para contactarnos por primera vez, pero no consigo hacerlo bien. Tampoco soporte de google me esta ayudando demasiado. Alguna sugerencia? Un saludo
Hola Alejandro,
gracias por tu aportación y por la duda que planteas.
Una de las cosas increíbles que el entorno VUCA ha puesto al alcance de cualquiera es el abanico de herramientas que antes sólo podían permitirse grandes corporaciones. G Suite es una de ellas.
Una cuenta de G suite para 2 usuarios os va a suponer unos 8 €/mes (los dos). Y eso os permitirá tener un dominio propio (esencial) y acceder sin ningún tipo de problemas al conjunto de herramientas (los Groups incluídos). Además de línea directa con el (espléndido) servicio de soporte de Google.
Créeme: nada de cuentas personales. Por muy incipiente que sea vuestra idea de partida, y aún sabiendo que en esto hay que minimizar tantos gastos como sea posible, éste deberíais afrontarlo.
Saludos
Hola Rafa,
Felicidades por tu artículo. Me ha resultado muy interesante, ya que como mencionas en el inicio del mismo, no hay demasiada información por Internet al respecto. Una pregunta, Si creo un grupo del tipo Bandeja de Entrada Colaborativa, ¿Es posible configurar reglas para la bandeja de entrada para que las mismas se etiqueten de forma automática? Cuando tienes un volumen muy grande de emails en una lista de correo es necesario automatizar parte de los emails para no morir en el intento de gestionarlo.
Muchas gracias por tu respuesta. Saludos.
Hola Carlos,
gracias por tu interés.
Maticemos. Yo puedo consultar lo que está llegando a la bandeja de entrada del grupo de dos formas:
En el primer caso, no tengo mucho margen de maniobra. Como mucho puedo usar unos filtros que vienen por defecto y que me permiten quedarme con los mensajes que cumplen algunas condiciones (no haber sido abiertos por nadie, temas en los que yo he participado, temas marcados como resueltos…).
En el segundo caso, opero con los correos que me llegan exactamente igual que con cualquier otro correo. Ahí sí puedo utilizar mis propios filtros de la forma habitual.
Este vídeo es un poco antiguo pero lo cuenta bien y breve:
https://www.youtube.com/watch?v=2uzYQIRS0Ks
Somos una asociación que organizamos un evento cultural mensualmente ( un concierto-baile de musica folk) y necesitamos organizarnos para:
a) COMUNICACION INTERNA: entre nosotros para tomar 1. decisiones sobre la programación del evento 2. para administrar las facturas recibidas de los grupos y colaboradores, y poderlas archivar-listar y presentarlas al ayuntamiento que los financia.
b) COMUNICACION EXTERNA: con terceros, los grupos de música , el banco, y el ayuntamiento que financia, y con los socios o gente interesada para enviar información.
Nos planteamos cual seria la opción recomendable.
En grupo tipo foro para las comunicaciones internas de organización, pero no serviría para las relaciones con terceros?
Adicionalmente un google groups con bandeja de entrada colaborativa para las relaciones con terceros.
( en este caso permite que cada una tenga un mail y que en la bandeja de entrada y salida se reflejen nuestras conversaciones?)
Si no fuera asi, seria necesario trabajar con ambos grupos , supondría que cada miembro de la junta directiva uno tendría dos mails , con dos dominios y dos drives donde guardar documentos . En toco caso si trabajar con dos grupos es la única opción para conseguir las funcionalidad e de comunicación interna y externa me gustaría saberlo para asumirlo…. mejor esto que nada!. De hecho podría ser una ventaja de privacidad de manera que en el grupo de debate se puede incorporar mas gente y en el grupo operativo de gestión con terceros solamente los miembros oficiales de la junta directiva.
Ruego una confirmación, orientación , aclaración o propuesta.
SALUDOS
Hola Juan,
muchas gracias por leerme y a ver si puedo ayudaros. Es un caso muy interesante.
Parto de la base de que asociación cultural y recursos económicos escasos van de la mano. Así que me moveré en un escenario de muy poco gasto.
Lo primero: G Suite me parece una magnífica elección como herramienta base. Os va a proporcionar todo lo que necesitáis. Pero sugiero que os hagáis algunas cuentas de pago asociadas a un dominio. De esa forma, para empezar, trasladaréis a vuestro entorno una imagen más sólida. Porque vuestros correos pasaran de ser @gmail.com a @asociacion.es (o lo que sea). Para que os hagáis una idea, hablamos de 5,20 €/usuario-mes.
Dicho esto. El uso de Google Groups es independiente de si utilizáis una cuenta gratuita o de pago.
Esa comunicación interna la reforzaríamos con un uso consensuado de algunas carpetas en Google Drive. P.e. Facturas recibidas / Facturas en proceso / Facturas listas 2020T1 / Facturas listas 2020T2 y así sucesivamente.
Si previamente describís en algún sitio consultable el significado de cada carpeta y quién debe acceder a hacer qué, la coordinación será suficiente y estaréis confiados en lo que hay ahí.
Si no queréis usar Slack (p.e. por barreras culturales), podéis habilitar también un Google Group de tipo Lista de correo electrónico para esto.
En uno y otro caso los administradores estaríais al tanto de las comunicaciones que se producen ahí de dos posibles formas:
Lo cual no supone que los miembros de la junta directiva tengan que trabajar con dos mails, dos dominios…
En fin. Esto casi se encamina hacia una pequeña consultoría. Os invito a echar un vistazo a mi servicio de IDTCol (Implantación de Dinámicas TecnoColaborativas).
Suerte y a organizarse bien, que es muy importante para que las cosas fluyan.
Hola. Puede ser que la posibilidad de recibir correo de no miembros es solo para googlegroups business? N
Hola Mari Ángeles
Gracias por tu interés.
No termino de entender la pregunta. Así que, con tu permiso, la voy a replantear de dos formas diferentes:
1 ¿Puede recibir correo un «no miembro» del grupo?
En cuanto un usuario se adscribe a un grupo ya es miembro. Y sí. Recibe correo en su cuenta con normalidad. Por cierto, sin necesidad de tener una cuenta de correo de Google.
2. ¿Puedo tener miembros en Google Groups sin tener la versión de pago ligada a G Suite?
Sí. Puedes usarlo gratuitamente. Y para los miembros que pertenecen al grupo será transparente. Si así lo han elegido (ya que las notificaciones por correo son una opción de tu suscripción al grupo), recibirán correo sin problemas.
Confío en haber resuelto tu duda.
gracias Rafa por este post. En estas epocas con exceso de comunicacion, volver a los google group lo encuentro una excelente alternativa.
Hola Óscar,
gracias por leer. Ciertamente ahora hay muchas opciones. Mismamente WhatsApp o Telegram podrían asumir funciones parecidas. Pero los Groups creo que siguen teniendo su nicho. Básicamente para mantener un hilo de comunicación sencillo entre muchas personas de muy dispares procedencias y niveles tecnológicos. Que además pueden preservar su identidad y consultar el grupo al ritmo que quieren y no que se les impone. Ejemplos: una comunidad de vecinos, un grupo de interesados por juegos electrónicos vintage, una asociación de senderismo,…
Buenas tardes Rafa, puedo tener una bandeja colaborativa con un google groups, cuya configuración sea para poder recibir únicamente correos de personal de mi propia empresa y no recibir correos de personal ajeno a la compañía. Pero si poder escribir correos a través de la dirección de correo del grupo tanto a personal de la compañía como a personas ajenas a esta.
Hola Beatriz,
Gracias por tu aportación. Son dos preguntas. A la primera, sí. A la segunda, no.
Sí puedo crear un grupo tipo bandeja colaborativa circunscrito a mi organización. Es una forma interesante de hacer que nuestras conversaciones estén separadas del tráfico de correo cotidiano. Sabiendo, cuidado, que todo estará a la vista de todos.
No puedo utilizar la dirección de correo asignada a un grupo para remitir correo. Lo que puedes hacer es publicar en el grupo. Y que lo puedan leer sus miembros.
Saludos
¿Cómo podría usar estos grupos de noticias para comercializar ?
¿Qué principios éticos podría estar violando si uso estos mensajes para vender? ¿Cree usted que haya problemas éticos al usar los grupos de noticias de esta forma?
Hola Julinho,
Yo soy consultor de efectividad y digitalización. Principios éticos… Tengo los míos pero para para aplicación particular. Jajaja!
Pero desde un punto de vista práctico sí te diré que los Google groups seguramente no te funcionarán como canal comercial. Los usuarios pertenecientes a un grupo tienen que suscribirse y luego lo más cómodo/funcional es acceder de vez en cuando al sitio web del grupo y participar. No limitarse a recibir notificaciones por correo. Es decir: hay una proactividad implícita.
Yo para un cometido como ese optaría mejor por una herramienta de email marketing tipo mailchimp, sendinblue o getresponse. Entre otras cosas, por ese medio tenemos constancia de quién ha abierto nuestros correos, quién ha hecho click en los enlaces que hayamos incluido…
Gracias por tu pregunta. Me parece interesante