Evernote y la transmisión efectiva de conocimiento

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Si vas a la página web de Evernote, apartado Acerca de nosotros, te encontrarás con una primera frase que explica muy bien su leitmotiv: Evernote se fundó para abordar un problema creciente que la tecnología ayudó a crear: cómo tener éxito en un mundo con cada vez más Volumen y Velocidad de información. Ojo al detalle:  ahí en medio, dos de las Vs características del Big Data.

Su fundador, Stepan Pachikov, forjó su idea intentando emular tres funciones del cerebro:

1. Recordar el pasado
2. Crear conexiones
3. Crear nuevas ideas para el futuro

Desde su publicación en junio de 2008, Evernote no dejó de acumular usuarios. No hay cifras oficiales, pero ellos llevan ya años diciendo que tienen más de 200 millones de usuarios.

Y desde 2012 yo soy uno de ellos. Poco a poco fui encontrando en esta aplicación un compañero inseparable. Incluso a los que hemos conocido un mundo sin Internet ni teléfonos móviles… hoy en día nos resulta inconcebible un mundo sin ellos. Especialmente en el ámbito profesional. Esa dependencia en la que estamos todos instalados ‑especialmente los trabajadores del conocimiento-, se concreta en algunos elementos nucleares.

¿Qué servicios tecnológicos podríamos considerar a día de hoy fundamentales,… innegociables en nuestro día a día? Seguramente el correo electrónico, seguramente la navegación web y Google, quizás Word y Excel… y me atrevo a decir que poco más. Imprescindible, imprescindible,… eso.

Bien. Pues estoy firmemente convencido de que la única razón de que en esa lista de superbásicos no entre Evernote es, simple y llanamente porque la gente lo desconoce.

¿Qué tiene el elefante verde para que sea siempre la primera aplicación que millones de usuarios abrimos en cuanto arrancamos nuestros ordenadores, antes incluso que el correo o el navegador?

Curva del olvido de Ebbinghaus

La explicación proviene de antiguo y Pachikov la conocía: se llama curva del olvido de Ebbinghaus. Este psicólogo alemán, de nombre Hermann, estudió a finales del siglo XIX la memoria humana. ¿Cuánto tiempo retenemos un recuerdo en nuestra memoria? Sus estudios concluyeron que depende básicamente de dos factores: el paso del tiempo y la intensidad de un recuerdo. Cuanto más intenso haya sido un recuerdo, más tiempo lo recordaremos. Y cuanto más tiempo pase… más lo olvidaremos.

Da igual lo bueno o malo que seas con tu retentiva. Los juristas, por ejemplo, acostumbran a tener muy buena memoria. Y los actores, por supuesto. ¡Pues ni siquiera ellos! Son, sencillamente, demasiadas cosas las que llegan a nosotros cada día. A menudo con un alto nivel de detalle. Incluso aunque tengas una forma de actuar procedimentada al respecto (como la que se desarrolla con el método POHer^©), Ebbinghaus está ahí para recordarnos que en sólo unos días… ¡flushhh! Aquello que hoy tienes tan presente y que juras y perjuras que tendrás en tu cabeza por siempre… se ha esfumado.

Conocedores o no de esta curva del olvido, hay personas que tienen el hábito de apuntar. Acuden a una formación y toman nota. Están en una reunión y toman nota. Se sientan con un compañero que les cuenta cómo se usa el CRM de la empresa ¡y toman nota!

Hay personas que sacan fotos. Han garabateado una idea en la pizarra de su despacho y le sacan una foto. O están leyendo un artículo que les llama la atención en una revista y… ¡foto! O quieren recordar los complicados horarios de actividades deportivas del gimnasio… desefundan móvil y click.

Bueno… Es un primer paso. Pero insuficiente. Necesitamos que esas notas sean digitales. Que estén organizas de alguna forma entendible ahora y entendible en el futuro. Y que estén siempre a mano. Entonces es cuando empiezan a ser útiles de verdad.

Cuando apuntamos cosas y somos capaces de recuperarlas cuando y donde las necesitamos, estamos llevando a cabo una transmisión efectiva de conocimiento. De mí (en el presente) a mí (en el futuro). Pero si no terminamos el trabajo, no vale de nada.

En mis charlas sobre Evernote pongo el símil del almacén del Arca Perdida. Aquel en el que acaba la película de Harrison Ford. Si simplemente me limito a meter cosas sin más… en una gigantesca nave diáfana,… Sin estanterías, sin pasillos, sin un sistema de clasificación,… ¡Vete a buscar lo que necesitas!

11 años después de su creación, Evernote no tiene competencia

Así de claro, así de rotundo. Intento siempre ser muy prudente con afirmaciones maximalistas. Pero aquí no me corto. Lo digo con conocimiento de causa. Pachikov alcanzó con brillantez sus tres objetivos con la aplicación: recordar el pasado (combatiendo así la curva del olvido), crear conexiones (entre notas propias, notas de otros usuarios, páginas web, perfiles en LinkedIn, otras aplicaciones integradas) y crear nuevas ideas para el futuro (cada vez que nos muestra un resultado inesperado y sorprendente).

La única alternativa que se le acercaba era OneNote. Pero por una incomprensible política de Microsoft, la aplicación empezó siendo muy buena y desde 2016 se ha visto desatendida y recortada seriamente en funcionalidad. ¡Una lástima!

Y más recientemente parecía que Notion podía convertirse en una alternativa. Lamentablemente no lo es -lo explico otro día-. Y digo lamentablemente porque al verde elefante le vendría de maravilla que en la selva tecnológica apareciera un rival serio. Para que se pusiera definitivamente las pilas con algunas cuestiones de uso y funcionalidad que los usuarios más fieles llevamos tiempo pidiendo. No hay alternativa solvente. Nadie ha conseguido hasta el momento hacer tan bien lo que hace Evernote: convertirse literalmente en tu cerebro externo. Cuando lo descubres y haces uso de él… nada vuelve a ser lo mismo. Y no dudas en incluirlo en ese reducido pack de imprescindibles tecnológicos.

¿Y qué pasa con el equipo, con la organización?

Si el conocimiento que acumula, genera y utiliza una sola persona desafía nuestros límites, en cuanto lo escalamos a una empresa o un equipo, las magnitudes se multiplican. Cuando un equipo consigue recopilar la experiencia y el know how que va acumulando día a día, en diferentes localizaciones, situaciones, proyectos, clientes,… Desde diferentes dispositivos y con variados formatos (texto, imagen, anotaciones a mano alzada, audios,…)… Ese equipo alcanza una diferencia competitiva de primer orden.

Las organizaciones, además, tienen un reto que los individuos no tienen: las personas no se quedan sin su cerebro, pero los equipos sí se quedan sin sus personas. La movilidad es cada vez más frecuente y extendida, las colaboraciones con socios, partners y personal externo están a la orden del día. El conocimiento que esas personas han obtenido, recopilado y generado para la empresa… no se puede perder sin más cuando ellas se van. Es un absoluto derroche que la organización no se puede permitir. La empresa no puede claudicar a manos de Ebbinghaus; no puede invertir tanto esfuerzo en conseguir su particular Arca de la Alianza para luego meterla en cualquier sitio y de cualquier manera.

Pero… ¿cómo evitarlo? Esto es todo un arte en el que hay que implicar a todos. Y ni mucho menos es cuestión de una sola pieza. Pero, desde luego, habilitar un lugar central y reconocido para las notas, ideas, listas y recordatorios de todos es un magnífico principio. Y en eso Evernote se convierte en una genial herramienta para la transmisión efectiva de conocimiento en las organizaciones.

Anoto tres apuntes para terminar el artículo… y que así no se me olviden.

• Apunte 1: si quieres saber más sobre mis servicios con Evernote, pincha aquí.
• Apunte 2: para usar Evernote a nivel personal deberías considerar apuntarte a una formación de TUDEO^© o de POHer^©
• Apunte 3: los próximos 1 y 2 de octubre voy a estar en las sedes de IESIDE Coruña y Vigo respectivamente de la mano del Instituto Galego de Talento impartiendo una master class sobre transmisión efectiva del conocimiento.