En mi anterior cápsula propuse el término Cloud Office Suites en referencia a la colección de esas herramientas que poco a poco van desligando la informática de nuestras instalaciones físicas y cercanas hacia eso que llamamos “la nube”.
Por cierto, días después de mi publicación, encontré en el blog de Pymes y Autónomos (Carlos Roberto) otra denominación que me ha gustado. Creo que no termina de trasladar el potencial de este fenómeno, pero tiene la ventaja de estar en español: nube ofimática.
Bien. Pues de toda la nube ofimática a nuestro alcance, que es mucha y –sobre todo-, muy dinámica, hay tres opciones que destacan sobre el resto en popularidad: Dropbox, Google Drive y OneDrive de Microsoft. Problema: a pesar de existir muchos análisis comparativos, muchas publicaciones técnicas y, por supuesto, contar con un gran respaldo de sus correspondientes equipos de márketing, reto a cualquiera a que se dé una vuelta por Internet y sepa decirme con claridad y en menos de 15-20 mins qué da cada uno, a qué precio, con qué nombre, bajo qué medidas de seguridad y con qué diferencias.
Este artículo pretende, precisamente, eso: presentar y comparar Dropbox, Google Drive y OneDrive de manera clara y asequible. No tanto al estilo de una publicación tecnológica al uso, sino pensando en clave de negocio, en clave de herramienta indispensable para ayudar a trabajadores del conocimiento a organizarse mejor.
Dropbox… for Business
¿Quién no tiene un Dropbox? ¡Es tan fácil de usar! ¡Tan cómodo! Te instalas la carpetita y aparentemente nada cambia: sigues trabajando de forma exactamente igual a cualquier otra carpeta de tu sistema operativo. Pero lo que estás guardando ahí… ¡ah! Ya se está clonando automáticamente en las granjas de servidores de Dropbox. Si te conectas con cualquier otro equipo, ahí están tus últimos cambios. Si… ¡ay!… te has confundido y has guardado un documento sobreescribiendo la versión anterior… abres la página de Dropbox y consigues fácilmente la anterior, o la anterior, o…
Pero… ¿sirve Dropbox para una actividad empresarial? Según datos de la propia compañía, de sus –atención-, más de 300 millones de usuarios, 4 millones son empresas. Por si este dato no fuera suficiente, en diciembre de 2014 la aplicación decidió reforzar esta visión y creó Dropbox para empresas.
¿Y en qué es diferente mi Dropbox particular de Dropbox para empresas? Bueno. Pues más allá de la colorida web publicitaria del fabricante hay dos cosas que en mi opinión sí son importantes.
La primera es las medidas extras de seguridad. Si en mi empresa de trabajadores de conocimiento planteo un sistema de organización de la información en la que mi gente puede tener en Dropbox los ficheros de trabajo, cabe plantearse la pregunta de… ¿podrían ellos a su vez compartir esa información a terceros de una forma no controlada? Con la nueva versión del programa tengo herramientas para impedirlo. Y puedo además limitar el tiempo durante el que un archivo o carpeta está compartido. También aplicar un sistema de verificación de usuario en dos pasos o borrar remotamente un archivo.
La segunda es el panel de administración: una herramienta de control de los usuarios, permisos, informes de actividad y demás. ¿Por qué esto es clave para mi negocio? Cuando tú tienes una cuenta particular de Dropbox, tienes un espacio tuyo que puedes compartir con otros. Compartir sin más. Todo pivota sobre tu cuenta y cualquier cambio que hagas puede afectar al resto de usuarios. La filosofía ahora es distinta: el espacio y las herramientas son de la empresa y no condicionan su existencia o su evolución al de la cuenta de un usuario (aunque éste sea el del director). Por ponerlo de una forma posiblemente más intuitiva: no es lo mismo que la empresa tenga un coche a que yo –propietario o socio-, ponga mi coche a disposición de la empresa.
Sólo estas dos características hacen de Dropbox una herramienta a tener en cuenta. Sin embargo hay dos o tres cosas que hacen que se haya quedado atrás respecto a otras. Al menos de momento, puesto que todo esto va muy rápido. Pero para entenderlas, tenemos antes que asomarnos a sus dos más directos competidores.
Google Drive
En 2012, cuando Dropbox ya llevaba 4 años funcionando, la gente de Google puso a nuestra disposición un enfoque rupturista en materia de gestión ofimática en la nube. Lo llamó Google Docs.
No sólo permitía guardar y compartir ficheros de manera ubicua al estilo Dropbox, sino que apostaba por trabajar directamente sobre ciertos ficheros. Me explico: hasta ese momento, para crear un documento, una presentación o una hoja de cálculo contábamos básicamente con el Microsoft Office de toda la vida o con el LibreOffice. Yo trabajaba localmente con el fichero y, en todo caso, podía guardarlo posteriormente en la nube. Por ejemplo, en Dropbox.
Pero Google nos planteó una nueva posibilidad diseñada para trabajar online: abro un navegador, accedo a mi cuenta de Google, abro un fichero y empiezo a trabajar con él. Desde el propio navegador. El fichero no está en mi ordenador. Está “por ahí”, en algún servidor en la campiña irlandesa, por ejemplo.
Las posibilidades de edición de Google Docs eran, en un principio, muy limitadas. De hecho, en comparación a lo que podemos hacer con un Word o con un Excel, siguen siéndolo. Cualquier usuario avanzado de una de estas herramientas que empiece a trabajar con Google Docs echará muchas cosas en falta. Como ya expuse en mi anterior cápsula sobre las Cloud Office Suites, y a pesar de los avances en HTML5 y otras tecnologías, las posibilidades de una aplicación instalada en local son siempre mayores que las que ofrece la tecnología web.
Eso sí. Google Docs permitía algo totalmente novedoso: la coedición. Entendamos esto: cuando trabajo con un fichero propio de Google no estoy abriendo un fichero de mi disco duro, sino que trabajo directamente con algo que está almacenado en un servidor “por ahí”, en algún sitio. Así que a alguien se le ocurrió… Y si está en la nube… ¿por qué no permitir a otro usuario que trabaje sobre el mismo fichero a la vez? De tal forma que varios usuarios pueden estar trabajando simultáneamente y en tal caso, lo que yo veo en pantalla es un cursor por cada usuario. Cada cursor de un color y con el nombre del usuario en pequeñito. Esto es lo que veo:
Fuente: ITE
Imaginemos un despacho de asesores. Dos de sus economistas están trabajando sobre una hoja de cálculo. Se ha hecho tarde y mañana hay que presentar un informe sí o sí. En la fórmula tradicional, uno haría su Excel, se lo pasaría al otro por correo, el segundo lo revisaría, lo pasaría de vuelta al primero con sus modificaciones y así sucesivamente hasta llegar al documento final.
Con la coedición, los dos están viendo el mismo documento y los cambios que se van haciendo en tiempo real. Incluso uno puede estar trabajando en una hoja y otro en otra.
Google Drive también tiene dos versiones. Google Drive y Google Apps for Work (antes llamado Google Apps y también Google Apps for Business). Lo de los nombres comerciales es muy importante tenerlo claro porque a medida que las herramientas evolucionan los fabricantes también cambian la marca en busca de un mejor posicionamiento. Esto lo hace Google, Dropbox, Zoho y todos. El problema es que todo suena muy parecido pero a menudo es bastante diferente: no es lo mismo Google Apps for Business que Google Apps for Work. Así que nos ceñimos a la denominación literal y completa que propone el fabricante para no equivocarnos. En este caso, Google Apps for Work. Como en el caso de Dropbox, la version profesional incorpora una consola de administración y un mayor enfoque sobre la seguridad. De hecho, Google Apps for Work es, en realidad, la fusión de varios productos en uno:
- Google Drive: espacio en la nube
- Google Docs: el formato de ficheros de Google editables directamente desde el navegador.
- Gmail: el popular correo de Google. En el que ahora puedo incorporar mi correo corporativo. Con Gmail, además, se incluye la gestión de contactos.
- Google Hangouts: el sistema de videoconferencia de Google. El Skype de Google, para entendernos.
- Google Calendar: una de las herramientas claves de organización personal y del equipo.
Todo bajo en un entorno de administración común desde el que controlar a tus usuarios o, por ejemplo, vestir tus páginas con tu logo e identidad corporativa.
Este gráfico creo que ayuda a entenderlo. Aunque de los dineros hablo después:
OneDrive
Nos queda OneDrive. Es bien sabido que Microsoft llegó tarde a esto de la nube. Su primer intento se llamó SkyDrive. Pero alguien debió de pensar que eso sonaba más a un tren de levitación magnética y desde 2014, es eso: OneDrive.
Si la ensalada de marcas es notoria en los fabricantes, en el caso de Microsoft es laberíntica. Así que, mucha atención a este mapa y las explicaciones posteriores; te puede resolver muchos quebraderos de cabeza cuando intentes comprender de qué te hablan:
- Office Online es una herramienta inspirada en Office pero accesible vía web. No es exactamente el Office, como veremos a continuación. Es más bien el equivalente a Google Docs.
- OneDrive es el espacio en la nube de Microsoft. Un gigantesco disco duro virtual en el que poder almacenar cosas desde cualquier sitio y dispositivo. Hay dos tipos de OneDrive y en cualquiera de ellos se incluye el Office Online:
- OneDrive personal: Con 15 GB de espacio disponibles para cualquiera que quiera darse de alta.
- OneDrive para la empresa: que, aunque se puede encontrar con esa denominación, es en realidad el Office 365 Empresa.
- Office 365 es una combinación de Office Online + OneDrive (con 1TB de espacio) + el paquete Microsoft Office de toda la vida instalado en local. También ofrece diferentes opciones:
- Office 365 para particulares. Que puede ser personal –para un único usuario-, u Hogar –para 5 usuarios-.
- Office 365 para empresas. Cuyas diferencias con el de particulares son sutiles en lo funcional, pero importantes a nivel tecnológico. Y económico… Para rizar el rizo, hay a su vez tres versiones: Office 365 Empresa Essentials, Office 365 Empresa y Office 365 Empresa Premium.
¿Complicado? Bastante. Porque al final uno no sabe qué comparar con qué. El Dropbox para empresa… ¿a cuál de estos paquetes de Microsoft se equipara? ¿Cuál debo elegir para mi organización en base a nuestra cultura corporativa, nivel ofimático, movilidad de los usuarios…?
De momento quedémonos con dos cosas que son relevantes y conviene tener claras desde el principio:
Primera cosa: la gran apuesta diferenciadora de Microsoft es el Office Online. Es la posibilidad de hacer uno de nuestros documentos de toda la vida, pero desde el navegador, sin abrir ningún programa. ¡Ojo! Aplica la misma cautela que para el Google Docs. Uno ve “Office” e intuitivamente piensa que va a ver algo así como su potente Word o Excel metido en un navegador. No exactamente. La funcionalidad del Office Online sigue estando lejos de la funcionalidad que conocemos en nuestras herramientas instaladas en local. Los menús se parecen, las fórmulas se parecen… todo resulta familiar. Pero hay bastantes cosas –algunas básicas-, que no se pueden hacer. Por ejemplo, en el Excel Online no hay formatos condicionales, no puedes jugar con las alineaciones de celda y cosas por el estilo. Es de suponer que poco a poco irán apareciendo.
Segunda cosa: las diferencias entre OneDrive y OneDrive for Business son mucho más que nominales. OneDrive se creó de cero, como un entorno nuevo dirigido al usuario individual. OneDrive for Business es, en realidad, un viejo conocido vestido de nube: el SharePoint. Muchos usuarios que empezaron con la versión personal y se pasaron a la versión empresarial, exponen todo tipo de quejas y problemas en los foros especializados. El propio Microsoft ha anunciado una revisión en profundidad del OneDrive for Business. Hoy por hoy no es una buena opción.
Comparativa
Bien. Y entonces, ¿qué? ¿Dropbox, Google Drive o OneDrive? Pues como siempre: depende. De hecho, esta cápsula se ciñe a las tres más famosas del mercado, pero hay otras opciones muy interesantes para casos específicos. Y queda para más adelante otro estudio de posibilidades de encriptación.
Conjugando todas las posibles versiones de cada uno de estos tres gigantes, llegamos a la siguiente tabla:
Donde, aparte de los conceptos evidentes o de la existencia o no de una Consola de Administración, se valoran otros tres aspectos relevantes:
- El nivel de Integraciones es una forma de evaluar si el entorno en cuestión se integra con muchas aplicaciones o no. Esto es importante en el entorno empresarial. Ya no se trata sólo de poner cosas en la nube, sino de integrarlas con mis herramientas corporativas, como mi gestor de proyectos, mi CRM o mi ERP. Un nivel alto de integración significa que hay muchas integraciones ya desarrolladas y es más fácil que pueda haber diálogo entre mis herramientas. Un nivel bajo, lo contrario, que va a ser de momento difícil que mi entorno se hable con mi nube ofimática.
- Un nivel de seguridad normal es ya muy alto y suficiente para muchas organizaciones. Pero si quiero ir a funcionalidades más robustas, buscaré un nivel de seguridad avanzado. Todas las plataformas han tenido problemas puntuales (que luego son ampliamente aireados) y todas hacen esfuerzos en este sentido. Todas se esmeran en explicar que se lo toman muy en serio y que tus datos están protegidos y a salvo de miradas indiscretas.
- Por último, el precio. Los precios que aparecen aquí están vigentes en abril de 2015 y son sin IVA. A mí me gusta, más que poner un precio por mes y usuario, ofrecer una cifra que considero más representativa: ¿Cuánto me cuestan 5 usuarios durante un año? Y así, además, ofrezco una visión homogénea.
Mis conclusiones
Para un entorno PYME, Google Apps for Work es una magnífica opción. Muy asequible y con una funcionalidad muy completa que se extiende al correo electrónico y sobre la que puedo montar una plataforma de productividad muy interesante. Además, su nivel de integración me va a facilitar la vida en muchos pequeños detalles. Por ejemplo, a la hora de insertar los sistemas corporativos con los entornos de productividad personal tipo GTD o Personal Kanban.
Los despachos de abogados suelen preocuparse -con lógica- por la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa legal. Éste es un tema que tiene entidad por sí mismo y sobre el que adelanto un trabajo específico que ya está en marcha. En realidad cualquiera de las plataformas es válida pero quizás nos hagan falta algunos complementos en función de la sensibilidad que cada despacho tenga en relación a este asunto. En todo caso, para los abogados y muchos otros colectivos, la cuestión ya no es si nube sí o nube no. Definitivamente nube sí… con las debidas precauciones. Insisto: estoy trabajando en esa línea con una colaboración muy especial y habrá resultados.
A Dropbox hay dos cosas que le lastran en este momento: el precio y su política de usuarios privados, que también está relacionada con el precio. Nuestras cuentas privadas de Dropbox suelen ser un poco escasas de tamaño. Muchas no van más allá del espacio básico: 2’5 GB. Si yo quiero utilizar mi Dropbox para empresas para colaborar con mis proveedores o clientes y creo unas carpetas de trabajo conjunto, el espacio que ocupan esas carpetas también cuenta para los 2’5 GB que muchos de ellos pueden tener. Y eso se convierte en una traba invisible pero muy efectiva que va a dificultar notablemente una de las funcionalidades más interesantes de los Cloud Office Suites: la colaboración.
Si eres Microsofita puro, OneDrive personal puede valer. Pero no te metas en OneDrive para empresas (Office 365 Empresa). Ellos mismos son conscientes de que su usabilidad es confusa y está todavía a mucho camino de lo conseguido por Dropbox. Pronto tendremos noticias de cambios.
Muy buen trabajo, Rafa.
Mis felicitaciones.
Creo que no sería justo dejar sin mencionar iCloud, y menos ahora con la versión beta de Keynote, Numbers y Pages gratuita y colaborativa para cualquier usuario de una cuenta icloud a través de un navegador compatible.
Hola David,
Lo cierto es que hay unas cuántas razones por las que iCloud no está entre estos tres. Próximamente explicaré por qué. Básicamente iCloud es una herramienta de trabajo personal. Como le ocurre a Dropbox. Pero no colaborativa. En todo caso, esa es la foto AHORA. Todo esto cambia rápidamente y puede dar muchas vueltas.
Gracias por pasarte.
Muchas gracias Rafa, entre tanta información es importante que alguien aclare el panorama.
Yo, afortunadamente, uso Dropbox desde hace tiempo, en aquellos tiempos donde te regalaban GBs por descargar las aplicaciones de escritorio y web. Actualmente tengo 52,3 GB y no he pagado un centavo.
Uso la nube por mi teléfono, los servicios de nube llevan años en el mercado y recientemente es que le he estado sacando provecho. Me parece brutal poder contar todos mis archivos desde donde esté. Actualmente uso Drive para el trabajo, OneDrive para la universidad y Dropbox personal. Es bueno complementarlo los tres.
En fin, este es un comentario sin sentido.
Saludos.
No tan sin sentido, Enrique. Cada vez es más normal pertenecer a diferentes ámbitos (tu trabajo, una asociación, tu panda de amigos…) y es muy fácil que acabes teniendo que compaginar varias plataformas. No te digo nada si eres freelance y trabajas con varios clientes…
La cuestión es que instalarse en un mismo equipo los clientes de todas las plataformas puede ocasionar problemas y, desde luego, sobrecarga la máquina un tanto.
Yo en esos casos valoro cuál es la que uso con menos frecuencia y accedo vía web. Es más incómodo, pero es puntual y mi equipo va un poco más holgado en el día a día.
Gracias por tu aportación.
Creo que es importantísimo ahondar en los problemas de incompatibilidad entre el Windows 10 y el Dropbox, pues con el Win 7 el Dropbox podía trabajarse directamente localmente y se sincronizaba, incluso tenía un ícono que señalaba cuando se sincronizaba con la nube. Ahora, seguramente por la competencia con el OneDrive, el Win 10 no permite hacer esto, incluso no aparece el ícono del Dropbox y ni siquiera el programa, por lo que para accesar http://www.dropbox.com, hay que salirse.
Al cambiar de Windows 7 al 10 los archivos de la carpeta local Dropbox, permanecen pero ya no se sincronizan en forma automática.
La pregunta que surge es ¿que conviene más?, ¿quedarse en el win 7 y seguir utilizando perfectamente bien el Dropbox?, o migrar a OneDrive o Google drive?.
Hola José,
muchas gracias por tu aportación. Sorprendido por lo que comentas, he indagado un poco y, efectivamente, en el mismo foro de soporte de Dropbox hay todo un abanico de incidencias y usuarios enfadados. Un hilo que empieza en agosto y que aún sigue vivo en octubre’15.
Este tipo de desajustes es habitual cuando sale al mercado una nueva plataforma como Win 10. Me hace mucha gracia Microsoft cuando ofrece gratis la actualización al nuevo sistema operativo. Es la mejor forma de tener millones de beta testers y resolver así los problemas de inicio para editar el primer Service Pack. A costa del dolor de cabeza y el tiempo de los demás.
Mi consejo es evidente: las herramientas están a nuestro servicio y no al revés. ¿Te funciona Win 7 o Win 8? No cambies a Win 10 hasta que hayan pasado unos cuantos meses y se hayan limado los inevitables errores.
Excelente Rafa tus comanterios.
Soy Analista de Sistemas de Chile y relativamente nuevo en estos temas Cloud.
Gracias.
La mejor comparativa hasta la fecha! Somos dos autónomos trabajando con mucha documentación confidencial de clientes. Queremos utilizar la nube como copia de seguridad y para poder acceder desde los tres puntos donde trabajamos teniendo siempre la ultima copia actualizada halla donde vallamos. En nuestro caso, donde recomendarías? Somos dos cuarentones no muy ofimaticos y el uso de las aplicaciones o el trabajo simultaneo no es prácticamente necesario…Gracias y espero que no te importe que te pregunte.
Un saludo,
Nacho
Hola Nacho,
me ha hecho gracia lo de cuarentones. Yo también lo soy. ¿Y? Me quedaré con lo de que no sois muy ofimáticos. 🙂
Pues verás… hay todo un abanico de detalles que a primera vista suelen pasar desadvertidos cuando se elige una Cloud Office Suite. El precio y el renombre de las marcas son las más evidentes. Pero luego hay que contemplar si os preocupa mucho o muchísimo el tema de la ubicación y seguridad de vuestros datos, qué entorno tecnológico tenéis, si pensáis colaborar con terceros, qué tipo de documentación manejáis, qué volúmenes prevéis tener a medio plazo…
Afortunadamente, el formato de pago por uso nos deja las puertas abiertas para que, si no aciertamos hoy, mañana podamos corregir el tiro. Pero ojo porque todo esto conlleva una gestión de cambio que no es fácil de compaginar con lo más importante en el día a día: vuestro negocio. Así que es preferible meditarlo un poco y garantizar que no vamos a tener que retomar el asunto a la vuelta de unos pocos meses.
Pero no voy a escurrir el bulto. Si asumo que sois pocos, con presupuesto ajustado y con necesidades robustas pero básicas, seguro que Google Apps os encaja.
En todo caso, lo interesante a la hora de tomar estas decisiones es darse cuenta de que las herramientas sólo son herramientas. Muy potentes, pero herramientas. Con un poco de dinero (sólo un poco), podéis incorporar a un experto a la operación. Delegar así todo el proceso y antes de que os deis cuenta estáis funcionando de manera más organizada, fiable y segura sin haber detraído vuestra atención de lo que más debería preocuparos: vuestro negocio.
Saludos y gracias el comentario!
Cuando empecé con las nubes, lo hice mediante Dropbox y tratando de no invertir, manejé Google Drive, hasta que finalmente mi MiniPyme manejó una cantidad importante de información y no fue suficiente los 15 gb, por lo que me suscribi a un plan de 1.99US $/mes para 100 GB. Finalmente, me acogí a un plan con OneDrive, que a mi parecer, resulta bastante economico comparado con los demás servicios, pues, con $50 USD anual, obtengo Microsoft Office 365, Microsoft Online y 1 TB de almacenamiento.
Saludos
Hola Carlos,
Una evolución muy típica y lógica. El único problema es que hasta hace muy poco el OneDrive for Business (no confundir con el OneDrive personal) todavía presentaba problemas con la sincronización. Me consta que Microsoft está en ello y pronto no será un problema. Pero si en tu MiniPyme hay dos / tres personas podrías encontraros con problemas.
Saludos y gracias por tu aportación.
Muchas gracias por compartir tus conocimientos de una forma tan clara y pràctica.
A vosotros por pasaros.
hola, primero que nada gracias por la información y en segundo apenas estoy tomando la decisión entre One Drive y Dropbox por las cuestiones de seguridad pero me encantaría poder saber mas acerca de este tema ya que he oído varios comentarios con respecto a dropbox nada favorables y en cuanto al tema de si se pueden borrar los archivos que se suban de manera definitiva como hacerlo al igual que la cuenta pues solo la usaré temporalmente
Hola Sandra
A lo mejor el día después de decir esto Microsoft experimenta una caída general y me hacen quedar mal, pero yo no tendría temor por la seguridad.
Si lo que te preocupa es la seguridad «física», ni OneDrive ni Dropbox ni Google Apps te van a dar problemas. La probabilidad de que uno de sus Centros de Datos se caigan es muuuy inferior a la de que un servidor en tu oficina sufra algún imprevisto.
Si lo que te preocupa es la seguridad legal, te invito a echar un vistazo a
Saludos y gracias por tu aportación.
Hola Rafa, Google drive sincroniza con una carpeta del ordenador, como dropbox?
Efectivamente. El funcionamiento es muy similar.
Quizás debo decir que la carpeta sincro de Google Drive consume más recursos que la de Dropbox. Traducido: a veces notas que el ordenador va especialmente lento y es porque en ese momento se están poniendo al día algunos archivos.
La sincronización de archivos (como tantas otras cosas) ya la damos por evidente, pero esconde mucha tecnología y Dropbox lleva delantera porque son los pioneros. Para que las cosas nos resulten a nosotros tan sencillas, ellos tienen que esforzarse en este tipo de detalles.
Hola. En mi caso necesito y mucho un onedrive para compartir infinidad de archivos y estoy evaluando meter el office 365 para empresas pero en la versión de prueba compruebo que tiene bastantes errores: no sincroniza bien, siguen apareciendo a los usuarios ficheros que ya he borrado, y un largo etc que me decepciona. Para este uso. Me he cansado bastante y aunque sé que office 365 puede tener otras muchas opciones de ofimatica me están aconsejando que para compartir carpetas con múltiples usuarios meter un NAS potente que puedo compartir con personal dentro y fuera de la empresa y con un software también muy fácil … Qué opinas, Rafa?
Hola Carlos,
ahora mismo hay diferentes versiones de software que posibilitan eso que planteas. De todos ellos, Owncloud parece que gana popularidad y referencias. ¿En qué consiste este enfoque? Yo me compro e instalo una unidad de disco grande y respaldada (tipo NAS u otras). En mis instalaciones o en un Data Center (dinahosting, gigas, arsys, azure…). Instalo el Owncloud, lo configuro y así puedo trabajar en la nube con un control estricto acerca de lo que puede ver «mi gente», lo que pueden ver colaboradores externos y lo que no debe ver nadie.
Mi opinión en esto es muy clara: si sois una empresa de perfil tecnológico o tenéis un departamento informático con capacidad para montar y mantener algo así, puede ser una opción. Pero el grueso de las Pequeñas y Medianas Organizaciones (PyMOs) tienen suficiente con concentrar sus escasos recursos en el desarrollo de su negocio: mejor externalizar esto y aprovecharme de unas herramientas que otros se encargan de mantener y evolucionar.
Hola,
Un articulo muy completo. ¿alguno de ellos tiene opción de restaurar todos los archivos almacenados a una fecha? (un día atrás, dos días, una semana…).
Ayer a un amigo el virus locky le encriptó toda la información del ordenador. Usa dropbox, y por ello, a las dos horas tenía toda la información de dropbox encriptada, tanto en el servidor, como en todos los equipos conectados (unos 60 Gb). Se dieron cuenta y algún equipo desconectó antes, pero en la nube se perdió todo.
No supuso un problema porque en un portatil no conectado se tenía copia sincronizada del día anterior. Pero ha sido un engorro borrar toda la información de dropbox para restaurarla, de ahí las dudas:
– saber si hay algún servicio que facilite recuperar la información a una fecha
– saber si hay algún servicio que detecte un virus como locky, que cifra todos los archivos con .a misma extensión (.locky), y sería muy fácil de detectar, para impedir actualizaciones.
Saludos. Gracias
Hola Andrés,
Uff! Entran escalofríos sólo de imaginarlo. Pero… si lo pensamos bien… éste es un buen ejemplo de porqué hoy ya no es buena idea tener los datos en tus propias instalaciones. Por lo que comentas, el locky le llegó a tu amigo a su equipo local y de ahí se expandió al Dropbox. No al revés. ¿Qué hubiera pasado si en lugar de Dropbox tuviera todo en un servidor local? Confiemos en que, en tal caso, tendría una copia de seguridad a la que recurrir.
Todos estos servicios -y dropbox el primero-, permiten recuperar versiones anteriores de los archivos. Uno a uno. Si quisiera recuperar TODO mi repositorio de un tirón… seguramente en las versiones de pago. Me lo apunto para mirarlo.
Otra posibilidad que tenemos ahí son los servicios de backup de los Cloud Office Suites con los que puedes tener tu propia seguridad en local o en otras plataformas de nube.
Gracias por tu aportación.
Muy bien explicado y detallado. Nuestra enhorabuena por el post y la información contenida en el mismo.
Es cierto que los primeros impulsores de esta cultura «on cloud» fueron los responsables de Dropbox (o al menos, uno de los primeros), pero lo cierto y verdad es que cada vez hay más soluciones y plataformas de gestión de información en la nube, de lo cual al final y en definitiva acabamos saliendo beneficiados particulares y profesionales.
Hola, Rafa:
Después de saltar en internet por varias comparativas, he de felicitarte por tu artículo. Explicas exacta y directamente lo que necesitan conocer particulares, con poco tiempo como yo, para mejorar el almacenamiento en la nube a nuestra actividad.
Ahora bien, he llegado tarde a algo, lo comento brevemente por si alguno andaba despistado como yo:
Por actividad a corto plazo aún no pasaré a ningún servicio de pago (lo haré a medio plazo)… ojalá Dropbox ofreciera un poco más de almacenamiento ‘free’ de momento, seguro seguiría con Dropbox a futuro de ser así; una vez decido cambiar, entre OneDrive y Google Drive, escojo el primero y… ¡vaya!, ya no ofrecen 15 GB, ¡TAN SOLO 5 GB! (resulta que desde hace unos meses ya), con lo cual, mi gozo en un pozo y vuelta a empezar. En mi caso, la diferencia por ahora la marcan los GB accesibles al momento y lugar.
Lo dicho, enhorabuena y gracias.
Saludos.
Gracias por el dato, Andrés.
En cierto modo es lógico. Nos acostumbramos fácil a la política de lo gratuito, pero las cosas cuestan dinero. Tener nuestros datos en un CPD de alto nivel, con todo tipo de protecciones y seguridad,… Muy por encima de lo que ninguno de nosotros podemos garantizar en nuestras PyMOs (Pequeñas y Medianas Organizaciones) cuesta dinero. Así que con esto acabará pasando algo parecido a lo que pasó con los móviles al principio: se pasó del regalo indiscriminado al cobro más o menos encubierto.
Excelente artículo y muy buenas las respuestas a los comentarios.
Estimado Rafa,
Solo quisiera agradecerte tus consejos y explicaciones. Nos han ayudado en gran medida y estamos muy contentos con la elección. Nos facilita el trabajo en gran manera y ofrece un gran número de herramientas y soporte muy útiles, así como la seguridad de las restauraciones, etc.
Gracias una vez más por tu gran ayuda.
Un cordial saludo,
Nacho
Hace unas semanas descubrí tu página. Me gustó y me he suscrito. A pesar de que de vez en cuando navego en busca de soluciones de productividad y noticias del mundo GTD, no la había encontrado antes, ni tampoco había visto referencias cruzadas en otros blogs (??).
Y me gustó porque en tus comentarios a Covey o a David Allen no ocultas algunos sesgos de sus vidas o personalidades (yo sabía de la militancia mormona de Covey, pero no del movimiento religioso o pseudo- religioso de Allen).
Veo que no se publican nuevos posts desde inicio de año, aunque ya veo que respondes a comentarios sobre otros más antiguos.
En concreto he leido éste sobre la ofimática en la nube y veo que mencionas algo respecto a que estás trabajando en un tema con abogados.
Acabo de tomar una decisión sobre un programa de gestión de despachos aunque no tengo muy claro si he hecho la mejor elección (es un proveedor de tu tierra, sudespachopuntonet y me resultó curioso porque al menos hay otro en Coruña: mnprogram), pero tenía que arrancar con algo. En el manejo de archivos y edición se desenvuelven peor que Dropbox o Google, pero me producía inquietud la localización de datos y cumplimiento de normativas europeas en Google, Microsoft y Dropbox, aunque creo que este último contrata desde una filial europea (Irlanda) y con servidores europeos, pero no lo tengo claro.
¿Que opinas?. Muchas Gracias.
Hola José,
muchas gracias por tus comentarios.
Cierto: en mi Cuadro de Perspectiva Personal tuve que rebajar a principio de año los objetivos del blog. Y aún después del recorte (3 posts/semestre) todo apunta a que no podré cumplirlos. Lo cierto es que atender a mis clientes está el nº1 de mis prioridades y felizmente eso supone ahora muchas muchas horas. Al precio de renunciar a otras cosas valiosas. Como el blog. Es el sino del trabajador del conocimiento: asumir que hay sistemáticamente más tareas que tiempo para asumirlas. Y que toca elegir. La clave está en hacerlo en el marco de un sistema que te aporte control y perspectiva.
Respecto al gestor de despachos, salvo para un gran bufete con capacidad para tener un departamento informático propio, tengo clarísimo que la mejor opción es un sistema en la nube. Cuando MNProgram tenga una versión online de verdad (la que promocionan como tal no lo es), será probablemente una alternativa a sudespacho. De momento no lo es.
Muy útil esta información.
Añadir, que para uso particular, desconozco si funciona con empresas, para aquellos casos de tener un disco interno pequeño, y tener la información en la carpeta local sea engorroso, existe una herramienta llamada ExpanDdrive que lo que hace, es que tras darle permiso, monta en el pc o mac una unidad similar al disco del ordenador, pero que se trata del contenido de la nube propiamente dicho, y así pues, tras ser copiado el archivo o carpeta, dicho archivo deja de ocupar espacio físico en nuestro disco.
Si bien existe una desventaja en cuanto a que no se tiene todo siempre sincronizado entre ordenador y nube, pues es como un disco externo, que se tiene que ir copiando todo allí, tiene las ventajas de no ocupar lugar en nuestro disco, y en el caso que se comentó del virus, imagino que este no se extendería a los ficheros de la nube.
Dicha herramienta funciona tanto con Dropbox, Onedrive y Googledrive, a parte de otros servicios de nube.
Hola Carles,
no conocía ExpanDrive y es otra opción interesante. Lo cierto es que los grandes ya proveen programas locales de sincronización que van muy bien. Pero como tú apuntas, puede ser interesante si quiero tener cierto repositorio en la nube pero NO en mi ordenador (para no ocupar mi disco duro). Y que aparentemente todo funcione como una unidad de disco más.
Hola, hay un aspecto a considerar que no se ha comentado, en cuanto a seguridad, que es que en Dropbox los archivos se almacenan encriptados (mediante el estándar AES de 256 bits), mientras que en Google Drive esto solo es posible mediante una aplicación de terceros (desconozco el caso de OneDrive)
Hola Danigar,
ojo, porque lo que dices es cierto, pero con un matiz a resaltar: los datos los cifra Dropbox en destino y con SU propia clave privada. Si quisieras asegurarte de que el cifrado es «inaccesible» tendrías que cifrar tú en origen y para eso hacen falta otras aplicaciones tipo Boxcryptor.
¿Qué significa esto? Para que lo entienda todo el mundo: es como tener una caja de seguridad en un banco. La caja tiene una llave, pero la llave la guarda el banco. En extremo, algunos empleados del banco tendrían acceso a tu caja.
Hola, Rafa García le saludo cordialmente y a la vez hacerle una consulta referente a los protocolos de seguridad de datos en la nube, me enfoque excluisvamente en Google Drive y One Drive sobre sus protocolos de seguirdad, Ud. me podria dar mayor alcance encuanto a sus niveles de seguridad de estos dos proveedores, agradeciendo de antemano su apoyo.
Me despido.
Atte. Ricardo Ueki
Hola Ricardo,
en mi opinión, no hay mejor seguridad para tu información que su falta de importancia relativa. En un océano… ¡un universo! de datos que se crean y mueven cada día, cada una de nuestras microaportaciones (un informe, una propuesta, un estudio contable…) son en general de nulo interés para casi todo el mundo. Google Drive y OneDrive ofrecen un nivel de seguridad que yo considero más que suficiente para cualquier organización de tamaño medio. Salvo que tratara con información especialmente delicada en cuyo caso posiblemente recomendara plataformas que van incluso más allá. Empezando por Dropbox y Box. Y, para los que exigen un nivel top de seguridad, Dataprius, ShareFile o incluso soluciones de encriptado local (SpiderOak o Tresorit).
Gracias por tu interés.
excelente rafa gracias por compartirnos tu sapiencia, espero que pronto nos traigas a los abogados un sistema agil y seguro de trabajo en la nube que nos permita editar documentos, guardarlos, compartirlos, imprimirlos, relacionarlos con los clientes, enviarlos por correo, agendar audiencias, que se actualice automáticamente con la agenda y viceversa invitando a clientes para audiencias, tener ligas de acceso a sitios de interés jurídico, tribunales, etc. .
En mi caso, tengo en excel on line de one drive la base de datos de cada juicio, básicamente:
No. de exp.
nombre de las partes
estado actual del juicio
fecha de próxima audiencia.
necesito que de esa base de datos sacar la agenda y viceversa, que de la agenda también se actualice la base de datos, como podre hacerlo?
se podrá con el calendario de outlook?
aunado a que necesito comunicar el drive de Gmail que me permite escanear fácilmente documentos, pero me gustaría tener un solo archivo comunicante.
pido mucho, gracias de antemano.
Martin
Hola Martín,
en 2015 invertí mucho tiempo intentando abrir una línea de negocio en vuestro sector. Estaba convencido de que podría aportar valor, pero no conseguí transmitirlo adecuadamente o mis clientes naturales aquí en España no fueron muy receptivos. Así que mis objetivos van ahora por otros derroteros. Aún así te comento: tu sistema parece rudimentario. Aunque no tendría muy claro si más rudimentario que un gestor de despachos instalado en una máquina en local que sólo puedo consultar cuando estoy en mi sitio.
Desde luego, la funcionalidad que describes en tu primer párrafo tiene más que ver con un gestor de despachos de última generación. En la nube. No hay muchos en español. Yo echaría un vistazo a Sudespacho.
Gracias
Buenas noches quisiera hacer una consulta
si hay compatibilidad de los documentos que se crean en One Drive o en Google Drive
muchas gracias
Sí y no.
Me explico. Imagino que te refieres a los documentos que podemos hacer directamente desde estas plataformas.
OneDrive permite utilizar el Word online (o Excel o PowerPoint). Son versiones ligeras del Office que todos conocemos. Con mucha menos funcionalidad que las versiones de escritorio.
Y Google Drive permite hacer lo mismo (de hecho, ellos fueron pioneros en esto) con su Google Docs (o Google Sheets o Google Slides).
¿Puedo crear un documento con Word online en OneDrive y luego exportarlo para meterlo en Google Drive y abrirlo con Google Docs?
Aparentemente sí pero lo que estarás haciendo es:
1. Descargar el Word online en local convirtiéndolo en Word normal.
2. Subir el fichero Word a Google Drive
3. Abrirlo con Google Docs.
Es decir, se utilizaría el formato Word (o Excel o PowerPoint) como el formato de intercambio. Si el documento tiene alguna complejidad es muy fácil que en la doble conversión encontremos alteraciones (tipos de letra, diseño de páginas, estilos…)
Para su uso en la empresa recomiendo probar Dataprius ( https://dataprius.com/ ). Es lo más parecido a un servidor local pero en la nube. No funciona como sincronizador sino como un sistema centralizado donde reside tu información. Además dispone de envío seguro de emails, backups, edición online de documentos, complemento para Outlook y más. Firman contratos de protección de datos.
Hola Rafa,
Excelente articulo. Veo que este articulo es del 2015. Alguna actualizacion con OneDrive for Business? Mejoro o sigue Google drive ganandole terreno?
Saludos,
Siempre hay que estudiar cada caso. Cultura tecnológica de la organización, tradición (p.e. pro Mac, pro Microsoft…)… Pero si tuviera que decantarme por una, creo que Google Drive sigue a día de hoy siendo la más versátil, la que mejor funciona en diferentes dispositivos y plataformas.