Desvelando el sorprendente potencial de OneNote

Lo admito. Hasta hace bien poco era bastante escéptico con esta aplicación. Convencido de las bondades de Evernote, las veces en las que me había asomado a “la otra” lo había hecho con un prejuicio propio de  los aversos al cambio. Y, sin embargo, tras unas cuantas sesiones de pomenorizada investigación tengo que reconocer mi asombro ante el potencial de OneNote. Vaticino que en los próximos tiempos vamos a asistir a un despliegue masivo de esta utilísima herramienta para cualquier trabajador del conocimiento.

Tras su aparente sencillez se esconde todo un abanico de sorpresas de las que podemos sacar mucho provecho. Tanto, que voy a ir  desgranándolo en una serie de al menos tres cápsulas.

• En esta primera haré una introducción para saber qué es este programa, de dónde viene y cuáles son sus funcionalidades básicas.
• En la segunda contaré cómo practicar GTD con la combinación OneNote + Outlook.
• En la tercera explicaré las posibilidades que abre en materia de colaboración de equipos. Incluso en lo tocante a la gestión de proyectos.

¿Qué es OneNote?

¿Te acuerdas de cuando ibas al cole? Llevabas libretas en las que apuntabas cosas. En su grado máximo de sofisticación la libreta era una carpeta de anillas en la que era fácil añadir o quitar páginas sueltas. Y poner separadores de colores para marcar secciones: Prehistoria, Edad Media, Edad Moderna,…

Además podías empezar a escribir en cualquier página y en cualquier lugar. O pegar fotos, hacer dibujos…

Estos archivadores eran prácticos pero tenían varias limitaciones. La primera, física, de tamaño. Tanto por superficie de página como por número de páginas. Además para buscar cualquier contenido sólo podíamos recurrir a nuestra memoria o a una búsqueda secuencial, página a página.

Coge ahora el concepto de archivador de notas y tecnifícalo para…

 

Lo que tienes es OneNote 2013. Una aplicación que lleva muchos años incluida en el paquete de MS Office y que –sorpresa- probablemente hasta tengas instalada en tu equipo junto con tu Word y tu Excel. El programa había salido de los laboratorios de Microsoft en 2003, pero muchos sólo llegamos a saber de él después de haber conocido el que ya es su gran competidor: Evernote.

¿Qué está haciendo a OneNote cada vez más interesante?

_{Fuente: Addictive tips}

Tres cosas (al menos):

1. OneNote no deja de ser una herramienta de la suite Office y, por tanto, trae consigo todas sus ventajas: una rica interfaz de usuario, una muy buena integración con el entorno Microsoft, la edición de notas de forma parecida a Word, la posibilidad de incorporar en las notas tablas de Excel o fórmulas matemáticas…
2. OneNote es muy versátil: te permite gestionar y organizar tu información de muchas formas diferentes. Lejos de las restricciones habituales del sistema de ficheros (o incluso de Evernote). Veremos a continuación en qué consiste esto.
3. OneNote es… gratuito. ¡Sí! Desde 2014 Microsoft ha apostado por potenciarlo y e incluso la versión Mac se puede descargar libremente.

El resultado lógico de este desembarco es que algunos usuarios de Evernote están planteándose migrar a OneNote y hasta han salido algunas herramientas que posibilitan esa migración. Necesarias cuando hablamos de cientos o miles de etiquetas. Yo, de momento, estoy muy interesado y a la expectativa, pero me mantengo fiel al elefante verde.

Libretas, secciones, páginas, notas y etiquetas

Observa la siguiente imagen. La verás también al instalarte la herramienta por primera vez:

¡Sí! Es tu viejo archivador del cole… con una manita de RedBull.

Para empezar puedes tener varias libretas, de forma que abrir OneNote se parece a asomarte a la cartera en la que llevabas todos los cuadernos. En principio, tantas libretas como quieras.

Cada libreta puedes distribuirla en secciones.

Cada sección contendrá páginas.

En cada página puedes ir incluyendo notas. De una forma, por cierto, un tanto anárquica. No necesariamente al estilo Word de lectura: de arriba abajo y de izquierda a derecha. Puedes escribir donde quieras: pinchar con el ratón y añadir contenido. Y puedes extenderte cuanto quieras. No estás supeditado a los límites de una página física.

OneNote también tiene un sistema de etiquetas. Aunque de momento esa parte flojea un poco. O flojea bastante si lo comparamos con Evernote. Pero se suple con un magnífico buscador y alguna otra argucia.

Los enlaces entre notas / páginas / secciones van muy bien. Para esto es realmente potente. Además permite una navegación cómoda hacia atrás.

No es casualidad que OneNote se esté utilizando en entornos educativos y hay por ahí casos de éxito interesantes.

Editar con OneNote

Eso de poder escribir en cualquier sitio de la página (exactamente igual que si lo hicieras en un papel), es un poco confuso al principio. Sobre todo para alguien acostumbrado al estilo cartesiano de hacer las cosas: de izquierda a derecha y de arriba abajo. Pero después de varias horas de uso acabas acostumbrándote.
La propaganda de Microsoft dice que puedes meter casi cualquier cosa en una nota y al instalar el programa te da este ejemplo:

 Pero hay que matizarlo. Editar con OneNote no es editar con Word o con PowerPoint. En concreto…

• Las operaciones con tablas son muy básicas. No puedes, por ejemplo, combinar celdas.
• Para insertar gráficos te da sólo unas pocas figuras esenciales.
• No permite buscar y reemplazar. Aunque esto puede resolverse con un complemento.
• No admite el uso de comentarios (al estilo Excel o incluso Word).

Uso intensivo de OneNote

Bien. Hasta aquí las cosas más o menos evidentes. Pero yo quería saber algo más. Mi Evernote tiene ahora mismo cerca de 2.500 notas y funciona muy bien gracias, entre otras cosas, a su potente sistema de etiquetas. ¿Cómo irá OneNote con una carga masiva de notas? ¿irá fino? ¿será manejable organizar esa cantidad de información en base a libretas? ¿cuántas secciones puedo crear en cada libreta?

Para contestarme hice dos cosas. Primero hice un volcado de unas 500 notas y probé. ¿Resultado? Muy ágil. No he notado ningún problema de rendimiento. Y, segundo, busqué experiencias por ahí. No encontré muchos testimonios. Pero sí algunos interesantes.

Microsoft, por ejemplo, dice lo que era de esperar: que la aplicación no tiene límites. Puedes crear tantas libretas, secciones y páginas como quieras. La limitación la pondrá en todo caso tu equipo. Hay quien habla de más de 20 libretas y de 100 secciones/libreta, miles de páginas. Y no relata problemas de velocidad. Sí he visto un relato acerca de incidencias con la sincronización. Eso que hacen tan bien Dropbox o Evernote u otros entornos en la nube parece evidente pero es complejo.

Lo que sí es cierto es que la arquitectura de OneNote tiene una peculiaridad muy interesante: cada libreta se guarda como un fichero independiente en tu sistema. De esa forma puedes repartir el peso y no manejar macroficheros que son los que al final ralentizan todo y dan problema. En esto veo una clara ventaja respecto a Evernote.

Complementos OneNote

Y para terminar esta primera cápsula, una cosa más. Algunos forofos de OneNote están creando pequeños complementos o plugins que habilitan funcionalidades interesantes. Yo creo que el propio fabricante acabará incorporando más pronto que tarde.

Destaco dos de estos complementos:

• OneTastic es gratuito. Creado por un empleado de Microsoft (Omer Atay) incluye una serie de macros para hacer diversas funcionalidades cómodamente (como buscar y reemplazar). También incluye una visión de calendario que permite ver las notas en base al día que se crearon o modificaron. Y algunas funcionalidades interesantes para trabajar con imágenes.
• OneNote Gem Add-Ins es una colección de piezas para conseguir integraciones con otras herramientas. Especialmente interesante es el Bring To OneNote, que integra Visio y OneNote.

Vistas las bases de la aplicación, ahora toca pensar en si podemos utilizarla para mejorar tu organización personal –primero-, y la organización de equipo –después-. Pero eso será en próximas entregas.

Mientras, te invito a ir a la página de OneNote, descargarte la aplicación y empezar a curiosear.