Definir qué son Dropbox o Drive no es fácil

¿Qué es Dropbox? ¿qué es Google Drive? Son… ¿son qué? ¿servicios “en la nube”? ¿”espacio de disco”? Piénsalo. Incluso un usuario de nivel tecnológico medio-avanzado tendría dificultades para dar una definición breve, completa y entendible de algo que millones de personas usan de manera habitual e intuitiva. Te invito a seguirme en el proceso por el que yo he llegado al término Cloud Office Suites. Por el camino vas a entender mucho mejor en qué consiste todo esto y acabarás preparado para saber cuánto nos pueden ayudar estos entornos y cuál es el más adecuado para ti.

Lo de “la nube” sin más no vale. No nos llega para explicarlo. La oferta actual de servicios en Internet es muy grande, creciente y diversa. Aunque quizás, empezar por aclarar qué significa realmente eso de la nube nos ayude a encontrar la definición que buscamos.

En la informática clásica se habla de programas. El término “programa” está más bien ligado a una caja con un precio cerrado que adquiero una única vez e instalo y utilizo en UN ordenador. En la nube, más que de programas hablo de servicios. En la nube utilizas un servicio que alguien ofrece en Internet y al que accedes a través de un navegador, desde cualquier aparato, desde cualquier lugar, y por el que pago alguna cuota temporal: tantos euros al mes por usuario. Todo esto en inglés cuenta con un término concreto y autoexplicativo que seguramente has visto por ahí: Saas (Software as a Service).

 Tradicionalmente la interfaz (o experiencia de usuario) que ofrecía un programa instalado localmente era muy superior a la que la tecnología era capaz de ofrecer a través de un navegador. Pero esa brecha se está estrechando gracias a tecnologías como HTML5, CSS3, o NodeJS. Hoy tenemos a nuestra disposición servicios muy potentes que no desmerecen a sus hermanos en local: ERPs, gestores de proyectos, diseñadores gráficos, entornos colaborativos, gestores de despacho, aplicaciones de tareas…

Todos esos servicios tienen algo en común: ofrecen o se basan en cierta cantidad de espacio en algún disco duro en algún servidor en algún sitio desconocido. De hecho podríamos considerar que el servicio más básico que yo puedo adquirir de esta forma es… ese, el espacio en disco para instalar alguna aplicación o montar una web. Eso sí que tiene un nombre preciso, breve y universal: hosting. Por ejemplo, este mismo blog está soportado por un servicio de hosting especializado para la plataforma WordPress. Y a través de ésta mi web es accesible de manera universal.

¿Es Hosting? ¿Es disco duro virtual?

Nos estamos acercando. Pero aún no tenemos la respuesta. Te pregunto que qué es Dropbox. ¿Es Dropbox un servicio de hosting? No. Cuando ese disco duro virtual lo dedicamos a almacenar e intercambiar ficheros en lugar de aplicaciones, ya no lo llamamos hosting. Mira lo que nos ha salido: disco duro virtual. Esto podría ser, ¿verdad? Abre otra ventana de navegador y busca en google esa expresión. ¡Sí! Salen muchos resultados y parecen hablar de esto: acerca de los discos duros virtuales, cinco servicios de disco duro virtual, precios de disco duro virtual. Pero… ya verás lo que ocurre ahora.

Mantén la búsqueda de “disco duro virtual”, pero ahora ve a la barra superior de Google y pulsa “Herramientas de búsqueda”. A continuación, en la barra inferior, pulsa Cualquier fecha y restringe los resultados al último año. Eso hará que en tu búsqueda sólo aparezcan contenidos editados en el último año.

Ahora dime… ¿ves por algún lado alguna mención a Google Drive, a OneDrive… a Dropbox? ¡Ni una! ¿Por qué? Porque ya no son sólo un disco duro virtual. Ya no son sólo un saco grande en el que puedo tener mis archivos, mis documentos, mis fotos…

Estos entornos ahora permiten muchas más cosas. ¿Qué cosas? A ver si enumerando sus principales funcionalidades conseguimos la preciada definición. Tenemos:

• Una carpeta sincro instalada en nuestro ordenador que se encarga de replicar automáticamente en mi espacio en la nube cualquier cosa que yo guarde o actualice ahí. No todos estos servicios la tienen. Pero sí desde luego los más solventes.
• Una gestión de permisos mediante la cual puedo brindar acceso controlado a un cierto documento o carpeta a quien yo quiera. A partir de ahí un colaborador, un partner, un cliente, pueden ver lo mismo que yo y estar al tanto de los cambios o aportar los que consideren. Muy interesante.
• Una consola de administración. Porque una cosa es compartir el espacio de un individuo con otros y otra distinta es que el espacio “pertenezca” a la organización y sea ella la que gestione quién entra, con qué permisos, para hacer qué.
• Un acceso securizado a la información. Porque establecer un buen control en este sentido es clave cuando los datos no están alojados en un servidor en mi casa. La protección de mi información, de los datos, el cumplimiento de la normativa, tienen que tener un tratamiento riguroso por parte del servicio.Una forma de bloquear archivos para evitar que dos usuarios intenten cambiar simultáneamente un mismo archivo y se llegue a una situación inestable: ¿qué versión valdría? ¿la que he cambiado yo o la que estaba cambiando a la vez la otra persona? A esto muchas veces se le llama chek-in, check-out.
• Un historial de versiones. De forma que yo en todo momento puedo saber qué se ha ido haciendo en un documento y quién y cuándo lo ha hecho. También puedo recuperar una versión anterior.
• La posibilidad de que dos o más usuarios editen simultáneamente un mismo documento. Es decir, al contrario que en el bloqueo (mientras yo lo edito el sistema me asegura que nadiemás lo toca), la coedición consiste en que los dos (o los tres, o…) lo estamos tocando a la vez. Cada uno con un cursor de un color diferente.
• Un gestor de correo electrónico. Esto existe desde hace mucho. Se llama webmail. Pero el webmail ha sido tradicionalmente inferior a un Outlook o un Eudora. Y ahora su funcionalidad se dispara cuando está integrado con esas otras funcionalidades y aprovecha, por ejemplo, las posibilidades de búsqueda integrada o los sistemas de etiquetas.

Concluyendo: Cloud Office Suites

¡Vaya! Así que estos servicios…

…están en la nube, pero como ya están muchísimos otros y, por tanto ya no se pueden definir sin más como espacio en la nube o sistemas de almacenamiento en la nube.

..pueden, de hecho, estar tanto en la nube como en mis propias instalaciones sin que el usuario perciba la diferencia. Es lo que se puede encontrar por ahí como nube híbrida.

…ya ofrecen una funcionalidad equivalente a lo que nos ha ofrecido tradicionalmente nuestro entorno ofimático (el Word, el Excel, el Outlook, alguna herramienta de edición de imágenes…).

…permiten una colaboración abierta, pero a la vez segura y controlada, a personal de dentro y de fuera de la organización.

…y lo integran todo en un mismo paquete.

¿Cómo demonios llamamos a esto? Aparte del manido espacio en la nube o cloud computing, es fácil encontrar file sharing o –con más empaque- Enterprise File Syncronization and Sharing. No nos vale Gestión del contenido empresarial (Enterprise Content Management – ECM) porque eso es otra cosa más compleja.

Después de mucho buscar y reflexionar, creo que la denominación más clara, identificativa y breve que hay es Cloud Office Suites. Sin una buena traducción al español (entornos ofimáticos en la nube… ¡casi no!). Aunque como todo esto avanza en tiempo real, es posible que poco a poco vaya cuajando alguna otra fórmula. ¿Y a ti? ¿se te ocurre o has visto alguna mejor? Tu aportación en los comentarios será bienvenida.

Este post va ligado a otro en el que voy a presentaros un estudio comparativo de cómo está la oferta en este momento. Creo que va a ser muy interesante porque hay mucha información al respecto –quizás demasiada-, y resulta complicado entender el marco general, conectar las posibilidades tecnológicas con lo que de verdad importa: una mejor organización de trabajadores del conocimiento.