Digamos que coordinas o colaboras con un pequeño equipo de gente. Intercambias con unos y otros un montón de apuntes, instrucciones, referencias, tareas… Generalmente a través de… ¡la herramienta para todo! ¡el correo! Intuyes las ventajas de habilitar “un sitio”… “un algo” en el que plasmar a la vista de todos esas cápsulas de información. Facilitiría la consulta presente y futura, la movilidad funcional, la incorporación de miembros al equipo… Pero…
- No tienes presupuesto para incorporar un entorno colaborativo.
- Siempre estáis muy liados y nunca es un momento adecuado para aprender e incorporar el hábito de uso de una nueva herramienta.
- Vuestra política tecnológica es muy restrictiva y pone muchas trabas a utilizar herramientas en la nube.
- Hay gente en tu equipo que es de piñón fijo e intuyes que no van a estar por la labor de ampliar sus cuatro herramientas de siempre: el Outlook, el Word, el Excel y el navegador. Con suerte… acceden al ERP a imputar horas o crear un pedido de venta.
¡Mmmm! Escenarios con alguna o todas estas características me los encuentro por doquier… y me las veo y me las deseo para operar en ellos cambios tangibles. Así que estoy muy contento de estar adentrándome en las posibilidades de colaboración y gestión de proyectos con OneNote. Es gratis, es atractivo, se puede montar en entornos restrictivos y marida muy bien con el entorno ofimático mayoritario entre trabajadores del conocimiento.
Después de desvelaros el sorprendente potencial de esta aplicación y de daros pistas acerca de cómo nos puede ayudar OneNote a implantar GTD, hoy os lanzo una serie de trucos e ideas para la colaboración y gestión de proyectos con OneNote.
Primero: entender la arquitectura
Esto es muy importante: OneNote no es una herramienta corporativa. ¿Qué significa esto? Lo que existe es el OneNote de usuarios que comparten sus libretas con otros usuarios. Es decir: la filosofía de uso no es la de un repositorio central, común y controlado al que acceden usuarios de una forma organizada (en grupos, con perfiles, roles…). Eso sería un entorno colaborativo. La filosofía de uso se asemeja más al llamado P2P o Peer to Peer.
Parametrización para proyectos
La gran cuestión es… ¿cuál es la mejor manera de organizar todas las posibilidades de OneNote (libretas, secciones, páginas…) para gestionar proyectos? No hay una única respuesta válida. Pero teniendo en cuenta las siguientes consideraciones, podremos hacernos nuestra propia composición de lugar:
- Si los equipos de proyecto son independientes entre sí y, por el motivo que sea, no queremos permitir el acceso a la información de proyectos a los que no se está asignado, no queda otra opción que utilizar un cuaderno por proyecto. Ya que sólo puedes compartir y permitir el acceso a nivel de cuaderno (no a nivel de sección o página). Eso puede implicar crear muchos cuadernos y seguramente no es una opción muy cómoda para quien tenga que coordinar o supervisar un número importante de proyectos. La parte interesante es que me queda total libertad dentro de ese cuaderno para utilizar secciones y páginas a conveniencia. En entornos complejos puede ser la mejor opción.
- En organizaciones pequeñas esa limitación no suele existir porque muchas veces las personas trabajan en diferentes proyectos y cuando no lo hacen, tampoco pasa nada porque puedan consultar qué ocurre en otro proyecto. En tal caso suele ser preferible dedicar una sección/proyecto. Y luego las diferentes tareas o temas en base a páginas y subpáginas. Incluso podemos jugar con los títulos de las páginas para simular separadores de contenidos:
- Un esquema intermedio consiste en utiizar un grupo de secciones por cada proyecto. Dentro de cada grupo creo unas secciones tipo. Por ejemplo, la de trabajo vivo, la de archivo y la de material complementario. Y dentro de cada sección abrimos una serie de páginas.
Trazabilidad
Una cosa muy importante y no siempre fácil de conseguir es poder tirar del hilo. Saber lo último que se ha hecho en nuestro proyecto y saber quién ha hecho qué. Con OneNote esto está muy conseguido. En el momento que compartimos una libreta y otro usuario hace una anotación en cualquier lugar suceden varias cosas importantes relacionadas con la colaboración:
- Cada nota queda firmada por su autor. De hecho, conviene que cada cual parametrice sus iniciales en las propiedades de su Office para una óptima identificación en lo que va aportando.
- Al acceder a mi OneNote veré en negrita las páginas en las que ha habido algún cambio.
- También puedo consultar específicamente todas las entradas de un determinado usuario.
- Y un historial de versiones de cada página.
Procesos y repositorio de información
Muchas veces, esas instrucciones de menor nivel que van enviándose por correo y quedan en el buzón de cada cual, o en tierra de nadie… (“A partir de ahora os informamos que…”, “Os recuerdo que la solicitud de vacaciones…”, “En la última reunión de dirección se ha acordado que para emitir una factura…”…) tienen en OneNote un espacio idóneo donde guardarse de forma organizada y accesible ante cualquier búsqueda.
OneNote es también un lugar óptimo para plasmar procesos y checklists. Una forma sencilla y muy potente de incrementar notablemente la calidad y organización del trabajo del equipo.
OneNote compartido sin usar OneDrive
La política de seguridad de algunas organizaciones es contraria al uso de aplicaciones en la nube. Y en tal caso puede ser un problema la supuesta obligatoriedad de apoyar OneNote en OneDrive para guardar sus libretas (te sugiero que releas la frase: OneNote, OneDrive… ¡cosas que suenan parecido y son muy diferentes!). Es indudable que esa es la forma en la que la funcionalidad es máxima puesto que es la que me permite la experiencia en cualquier lugar, en cualquier momento, desde cualquier dispositivo. Pero no es la única forma.
Puedo guardar mis blocs en una unidad de red local accesible por el resto de usuarios. La colaboración será posible y la información no sale de mi organización; estará bajo el paraguas de la política de protección de los servidores corporativos.
Otros
¿Más buenas prácticas para usar OneNote como herramienta de colaboración o para la gestión de proyectos? No he comentado nada acerca de…
- la política de uso de etiquetas
- las plantillas de páginas
- las plantillas de correos corporativos
- las ¡notas de reunión compartidas! (¡muy útil!)
- la integración con las convocatorias de reunión de Outlook
- …
Dejo estas ideas encima de la mesa y en todo caso te invito a contactar conmigo y charlar sobre vuestra problemática concreta. OneNote enlaza directamente con mi misión: ayudar a equipos de trabajadores del conocimiento a ser más productivos y organizarse mejor. Con técnicas y herramientas acordes a la realidad que nos rodea. ¿Y vosotros? ¿necesitáis organizaros mejor?
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OneNote ha evolucionado a lo largo de los anos. Desde ser una sencilla aplicacion para tomar notas y colaboracion, asi como organizacion, ha avanzado hacia una herramienta de gestion de proyectos muy sofisticada. La reciente actualizacion de OneNote 2016 anade un poco de brillo a las caracteristicas y trae algunos importantes cambios tambien. Aqui hay cuatro razones por las que debes comenzar a usarla desde ahora.
Sí. Pero con cuidado. Porque si no estás atento (p.e. desde Windows 10), Microsoft te conduce a OneNote online o «OneNote» (a secas). Que tiene un aspecto a priori similar al OneNote 2016 pero son cosas bien diferentes. Sucede algo parecido a Word y Word online o Excel y Excel online.
Al ser online ganamos la ventaja del acceso desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Pero la funcionalidad es bastante más reducida.
Microsoft lo explica muy bien aquí.
Hola
¿Podria intruducir una hoja de excel, en una pagina del onenote?. pudiendo trabajar directamente com si fuese una hoja de excel. sin tener que abrir el archivo excel. Algo parecido al dibujo que sale, pero pudiendo trabajar directamente.
yo normalmente trabajo con el mobil. cuando habro el archivo excel, me dice que es solo lectura. Las modificaciones no las carga en la pagina
Hola Vicente,
sí y no.
Desde el propio OneNote (menú Insertar –> Hoja de cálculo) puedes incorporar en una nota una Excel nueva o una Excel ya existente.
Lo que verás en la nota, efectivamente, es un recuadro y dentro la hoja de cálculo. Es algo similar a cuando insertas en un documento Word una Excel o un Visio en formato nativo.
Y te ofrecerá la aparente posibilidad de editarla. Pero cuando pinches en ella, lo que ocurre es que te abre el Excel. Si estás en el móvil, también lo intentará y si no lo tienes instalado te avisará de que el Excel es de sólo lectura.
Por tanto, a tus tres preguntas:
* Sí puedes introducir una Excel en una página.
* No puedes trabajar directamente en su contenido. Te abrirá el Excel.
* En el móvil, si no tienes Excel, no podrás editar el contenido.
Gracias por tu atención.