Caso práctico Knowmadik: selección de entornos colaborativos

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La selección de entornos colaborativos (ECOs) es un asunto complejo. Aparentemente sencillo si busco en algún comparador de herramientas tipo Find the best o PM Software. Pero, creedme, una cosa es ver una ficha más o menos completa de una herramienta y otra cosa es tener en cuenta quién y cómo la va a usar, y conseguir que realmente tenga posibilidades de calar en la cultura de la organización.

Hace un par de cápsulas planteaba un caso práctico para Knowmadik. La había convertido en una consultora de RRHH que contrataba los servicios de un coordinador de proyectos externo. Me contrataba a mí.

Después de una fase de diagnóstico y definición de estrategia (siempre limitada al ámbito de la gestión de proyectos), decido que una de las cosas importantes a acometer es la implantación de un entorno colaborativo. Mi objetivo es que gocen de las ventajas de esta nueva forma de trabajar y organizarse.

Tras estudiar bien el entorno, la tipología y características de sus proyectos, los procesos administrativos involucrados, el presupuesto disponible, y otras variables, me lanzo a mi parrilla de selección y tardo poco en hacer un primer filtrado. Desde Knowmadik me advierten: en su día ya hicieron un intento con Clarizen y no funcionó. Ejemplo claro de que el asunto es engañoso: estas herramientas se esfuerzan en proyectar en sus webs una imagen de sencillez, de eficiencia y felicidad… que después hay que bajar a la realidad. Clarizen es una de las herramientas más completas del mercado, pero seguramente sobrepasó las posibilidades de la organización.

Sobre la primera selección tengo ahora que aplicar una serie de criterios que emanan directamente de la cultura corporativa de mi cliente. Y que son los que van a hacer que las dos o tres herramientas que finalmente elija, resulten muy cercanas al día a día de Knowmadik. Concretamente, elaboraro el siguiente cuadro de…

[toggle title=»Criterios de selección» open=»true» icon=»star»] [list] [list_item icon=»hand-right»]Gantt: quiero poder dibujar Gantts con una funcionalidad similar a la que ofrece la referencia por antonomasia en este ámbito: MS Project. Jugar visualmente con la duración de las tareas, establecer dependencias entre ellas, navegar con comodidad en toda la línea de tiempo, establecer líneas base…[/list_item] [list_item icon=»hand-right»] Gestión de cartera o múltiples proyectos. Quiero poder asomarme a un sitio en el que vea de un vistazo cómo está todo. Un pequeño cuadro de mando para saber cuántos proyectos están abiertos, en qué estado se encuentra cada uno, en qué nivel de avance…[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Subproyectos. A veces Knowmadik vende una serie de proyectos interrelacionados a un mismo cliente. Administrativa y organizativamente los tratan como proyectos independientes pero agrupados bajo una referencia padre. Estaría muy bien encontrar algo así disponible. Veremos.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Campos editables. Algunas herramientas te permiten personalizar la forma en la que caracterizas un proyecto. Por ejemplo añadiendo un campo “Código” o un campo “Avance”. [/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Cargabilidad de recursos. Querría poder ver qué asignación tienen los consultores para saber la disponibilidad que tengo de ellos en posibles nuevos proyectos.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Calendario integrado. Una herramienta importante de éxito es conseguir que el ECO funcione en sintonía con nuestra agenda en Outlook, iCal, Google Calendar…[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Imputación de horas. Knowmadik quiere sustituir el clásico y rudimentario sistema de hojas Excel que van y vienen para hacer algo que permita imputar y validar desde la misma herramienta de trabajo diario.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Justificación de horas. Un detalle pequeño. Pero importante para el cliente. Quiere que los consultores indiquen no sólo cuántas horas han utilizado, sino haciendo qué cosa.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Imputación de gastos. ¿Y si además de las horas pudiéramos imputar los gastos de viajes, comidas,…? Conseguiríamos centralizar toda la gestión en un único punto y obtener una foto real y actualizada de la economía del proyecto.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Avance de cada proyecto. No como medida de horas imputadas / horas presupuestadas. Simplemente una indicación subjetiva realizada por el jefe de proyecto sobre en qué punto anda el proyecto (10%, 60%, 0%…).[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Sencillez de uso. IMPORTANTE. Hay herramientas muy completas. Pero que a menudo incorporan funcionalidad que nos sobra y que, sin embargo, implican una barrera de entrada extra. Hay que pensar en todo momento en las personas que finalmente utilizarán esto cada día.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Exportación de datos a Excel. Con un objetivo claro: automatizar el trasvase de horas imputadas en el ECO a un ERP. No es fácil. Necesitamos que la herramienta sea muy versátil en este terreno.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Notificaciones por correo. Algunos ECOs te envían correo por cada pequeño paso, inundándote así la bandeja de entrada de mensajes inútiles. Hay que poder ajustar esto con precisión. Para que me lleguen sólo unos pocos: los que realmente necesito. [/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Datos de contacto de interesados. Parece una evidencia, pero hay que buscarle hueco expresamente. Quiero poder tener de manera sistemática y ordenada los nombres de los interesados en el proyecto. No sólo los datos del contacto principal, sino los de usuarios, responsables, proveedores…[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Posibilidad de mostrar avances a clientes. Con el ánimo de sustituir (o al menos reducir) los informes de seguimiento, querría tener la posibilidad de darle acceso controlado a un cliente para que vea libremente cómo va lo suyo. Luego ya veremos si efectivamente abrimos este acceso, a quién y cuándo lo abrimos. Pero de partida querría contar con la posibilidad.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Versión prueba. Asunto importante. Muchos entornos permiten una versión de prueba durante algunos días. Otros dejan un único usuario con posibilidades limitadas. Otros te permiten descargarte tú  Para introducir a un cliente nuevo en la dinámica de los entornos colaborativos, resulta importante no pedir nada de antemano y ofrecer todo para vencer resistencias.[/list_item] [list_item icon=»hand-right»]Precio por 10 usuarios/año. Por último, la pasta. Muchos ECOs tarifican en base a una cuota por usuario y mes. Otros por espacio de trabajo, otros por paquetes de usuarios. Para hacer una comparación adecuada, conviene traducir toda la información a un mismo criterio y 10 usuarios/año se adapta bien a Knowmadik.[/list_item] [/list] [/toggle]

A cada una de estas funcionalidades le aplico un peso para primar las que considero más relevantes, siendo el precio y las posibilidades de la versión de prueba las más importantes en este momento. Algunas ya las conozco desde hace tiempo pero es importante mirarlas con los ojos del nuevo cliente y valorarlas con los criterios que éste está poniendo encima de la mesa.

Entrar a puntuar cada entorno es trabajoso. Hay que mirar muy bien en las webs, buscar foros de ayuda, echar un vistazo a vídeos que los usuarios cuelgan en Youtube, contactar con sus servicios de soporte… Si tienes algún usuario creado de antemano, puedes hacerte una idea más precisa. Pero todo esto consume mucho tiempo, así que utilizamos la tabla para hacer una segunda criba y, entonces sí, trabajar una demo completa sólo sobre los tres o cuatro mejor posicionados. En el caso de Knowmadik, los candidatos apuntaron a:

• Twproject
• MavenLink
• Wrike
• Ganttic

 

El siguiente paso es la demo. Ahora sí. Ahora hay que centrarse en esas cuatro herramientas y plasmar una demo con usuarios y proyectos que resulten muy similares a la realidad de Knowmadik. Una demo real puede hacerte variar de criterio radicalmente. Lo que ha funcionado con otro cliente o tiene visos de funcionar en base a lo que has leído, a veces se desmorona bajo el nuevo prisma.

¿Cuál de esos cuatro entornos colaborativos funcionará mejor a esta consultora de RRHH? ¿convencerá mi demo a los directores, Eva y Ángel? ¿conseguiré que todo el personal entre en la nueva dinámica? ¿percibirá mi cliente un valor claro en los cambios acometidos una vez que se hayan asentado? Todo esto irá propiciando nuevas cápsulas…