En 2017, ¿con qué caja de herramientas cuenta un equipo que lleve a cabo Gestión Realista de Proyectos (GRP)? Hace unos días Tecnofor me brindaba la oportunidad de celebrar un seminario en el Centro Nacional de Tecnología Gallego (CNTG), en Santiago, precisamente con el mismo título de este post.
He podido así poner al día muchos apuntes sobre mi registro de herramientas (276 entradas a fecha de hoy) y contrastarlo con algunos listados interesantes en la web y –casi lo más importante-, con el testimonio directo de una nutrida representación del sector TIC en Galicia.
Así que ahora mismo creo tener una idea bastante fidedigna de lo que se está usando de verdad y cómo se está usando y para qué. Las conclusiones, incluso teniendo en cuenta el sesgo teki de este auditorio, siguen siendo válidas para muchas otras Pequeñas y Medianas Organizaciones (PyMOs).
Rankings de herramientas
Hace 20, 30 años, las posibilidades de gestionar un proyecto con ayuda de alguna herramienta, básicamente se limitaban a MS Project. Además estas posibilidades pasaban por un modelo en el que un único usuario (generalmente el jefe de proyecto) y quizás unos pocos más, eran los que gestionaban y accedían a la información sobre la marcha de las cosas.
Sin embargo, muchos equipos de trabajo a lo largo y ancho del mundo encontraban que el Project no iba con ellos y que necesitaban otro enfoque totalmente distinto para organizarse mejor. El avance tecnológico acompañaba y así surgieron y están surgiendo –como champiñones-, tooooda una colección de entornos colaborativos.
Estar al tanto de las diferentes herramientas que ofrece el mercado y de la funcionalidad de cada una de éstas se está convirtiendo en una tarea compleja. Pero, a la vez, siendo consciente de esas posibilidades, es más fácil buscar algo que encaje con precisión con la casuística de cada PyMO.
Para empezar, si uno googlea “ranking Project management software” encontrará una buena colección de páginas que, con diferentes metodologías y criterios, ofrecen su particular listado. Comparar entre estos comparadores sería a su vez un trabajo por sí mismo, porque es difícil saber a ciencia cierta si sus valoraciones son totalmente objetivas o están condicionadas o esponsorizadas por alguna marca. Pero sin duda sirven para echar un vistazo rápido a las preferencias. Generalmente las del mercado estadounidense.
Os doy tres referencias de estos rankings. A nada que echéis un vistazo comprobaréis que distan de llegar a las mismas conclusiones, aunque sí hay cuatro o cinco aplicaciones que, puesto arriba, puesto abajo, siempre aparecen. La lectura que tenemos que hacer de esto para nuestra propia selección es… ¡que necesitamos nuestra propia selección! Hecha bajo nuestras particulares necesidades y, en todo caso, contrastada a posteriori con estas webs.
- Software Advice es un potente comparador de todo un abanico de aplicaciones software. Las Project Management tools entre otras muchas. Esta gente hace (mucho) dinero comparando aplicaciones. Lo señalo porque sus conclusiones tienen un aspecto muy profesional pero pueden estar condicionadas. No son precisamente el blog de un llanero solitario.
- Project-management.com es muy de la onda PMBoK. Claramente orientada a la gestión de proyectos por sí misma. Y trata las herramientas como una parte de ésta, sin más protagonismo.
- Finances online es otro gran analista de aplicaciones. Como su nombre indica, con un enfoque muy del mundo empresarial. Lo mejor de este ranking es lo claras que presenta sus conclusiones y el análisis exhaustivo que da de cada aplicación.
Elegir la herramienta
Ante la profusión de herramientas (cada vez más), todas tan atractivas, todas tan sencillas de manejar y a la vez tan potentes y tan ¿baratas?… resulta razonable que los jefes de proyecto, los responsables de programas, se pregunten… ¿estaremos utilizando nosotros la herramienta correcta? ¿no habrá algo por ahí que se adapte como un guante a nuestra concreta necesidad?
La respuesta es… NO. Nunca hay un anillo perfecto para tu dedo. Y no… no porque tu dedo sea muy raro. Es que al final siempre encuentras detalles:
- En algunas PyMOs es fundamental imputar horas y gastos… que acaben en su ERP
- En muchas el manejo de tiempos (Gantt) es clave, pero en muchas otras esto ni se mira…
- Las más tecnológicas piden que el entorno colaborativo incorpore funciones de despliegue de código…
Lo que en definitiva ocurre es que es diferente comprarse un traje en Zara que ir a un sastre y hacérselo a medida. El traje de Zara es genial en muchos aspectos (¡yo los uso mucho!), pero he de asimilar que es una prenda industrial. Y que, dentro de la gran oferta, hay un punto final en el que soy yo el que se tiene que amoldar al traje y no el traje a mí.
Por eso es tan importante lo que proponía antes: hacer nuestra propia selección. Para ello resulta muy útil prepararse una sencilla hoja de cálculo en la que vamos cruzando plataformas con funcionalidades. A medida que investigas sobre una descubres nuevas posibilidades que no habías tenido en cuenta: ¿incluye gestión documental? ¿puedo hacer workflows? ¿permite desagregar el trabajo (EDT)? ¿contempla la cargabilidad del personal? ¿podemos hacer SCRUM? ¿está en español o sólo en inglés?…
La idea es sencilla. Llevarla a cabo… creedme… demanda mucho tiempo. Por eso acaba siendo más rápido y seguro confiarle la tarea a un profesional 😉
Bien. Cuando tenga mi tabla lista, lo siguiente es filtrar en base a los criterios que más me importen: precio, plataformas, funcionalidad… y así hasta quedarme con 3 ó 4 opciones. Las estudio a fondo, elijo una y –fundamental-, registro en un documento cómo ha sido el proceso de selección de la herramienta. Cuáles fueron las finalistas, porqué se desecharon las otras… Al final siempre llega un momento en que alguien (a menudo tú mismo), se pregunta… ¿pero quién %$##\*@* eligió esto? Y es importante poder recordar cómo se llegó a la decisión, convencerse de que estuvo fundamentada y de que, a la postre, hay más pros que contras.
Caja de herramientas 2017
Dicho todo lo cual… llegó la hora de abrir la caja y ver qué nos encontramos en ella…
Testimonios
Para terminar. Cuando te metes de lleno a ver herramientas corres el riesgo de emborracharte un poco de tecnología, historias, funcionalidades… y perder el pulso de lo que de verdad se está usando en la calle. Aquí hay dos mundos a menudo inconexos: las herramientas que usan las PyMOs en sus proyectos de verdad y las que aparecen analizadas en revistas, blogs y publicaciones especializadas. A las PyMOS os viene bien abrir la perspectiva y saber de otras opciones, pero siendo muy conscientes de que poner en marcha cualquiera de estas soluciones es complejo. Yo ya me he dado algún que otro batacazo por infravalorar el factor humano.
Con el fin de contrastar mis propias indagaciones con la verdad de la calle, le pedí a varios de mis contactos y empresas amigas que me dijeran qué estaban usando ellos. Y así pude confeccionar este gráfico. Hay empresas pequeñas, medianas y otras gigantes (Tuenti, Movistar, INDRA, imatia, la ONCE…). Sólo tienen en común que conozco personas en ellas que se han brindado a ayudarme (¡muchas gracias a todos!) aunque en algún caso me han pedido que simplemente hablara de una empresa de seguridad (icono del rotativo) y de una (importante) empresa de packaging con sede en Galicia. Impresionante, por cierto, lo que se esconde detrás de «una caja de cartón»…
Además pude encuestar en vivo y en directo a los asistentes al evento que origina este post. Y de ahí salen también conclusiones más que interesantes:
Gracias a todos estos testimonios, que contribuyen a que lo que cuento, sea realista y llegue.
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