En 2017, ¿con qué caja de herramientas cuenta un equipo que lleve a cabo Gestión Realista de Proyectos (GRP)? Hace unos días Tecnofor me brindaba la oportunidad de celebrar un seminario en el Centro Nacional de Tecnología Gallego (CNTG), en Santiago, precisamente con el mismo título de este post.
He podido así poner al día muchos apuntes sobre mi registro de herramientas (276 entradas a fecha de hoy) y contrastarlo con algunos listados interesantes en la web y –casi lo más importante-, con el testimonio directo de una nutrida representación del sector TIC en Galicia.
Así que ahora mismo creo tener una idea bastante fidedigna de lo que se está usando de verdad y cómo se está usando y para qué. Las conclusiones, incluso teniendo en cuenta el sesgo teki de este auditorio, siguen siendo válidas para muchas otras Pequeñas y Medianas Organizaciones (PyMOs).
Rankings de herramientas
Hace 20, 30 años, las posibilidades de gestionar un proyecto con ayuda de alguna herramienta, básicamente se limitaban a MS Project. Además estas posibilidades pasaban por un modelo en el que un único usuario (generalmente el jefe de proyecto) y quizás unos pocos más, eran los que gestionaban y accedían a la información sobre la marcha de las cosas.
Sin embargo, muchos equipos de trabajo a lo largo y ancho del mundo encontraban que el Project no iba con ellos y que necesitaban otro enfoque totalmente distinto para organizarse mejor. El avance tecnológico acompañaba y así surgieron y están surgiendo –como champiñones-, tooooda una colección de entornos colaborativos.
Estar al tanto de las diferentes herramientas que ofrece el mercado y de la funcionalidad de cada una de éstas se está convirtiendo en una tarea compleja. Pero, a la vez, siendo consciente de esas posibilidades, es más fácil buscar algo que encaje con precisión con la casuística de cada PyMO.
Para empezar, si uno googlea “ranking Project management software” encontrará una buena colección de páginas que, con diferentes metodologías y criterios, ofrecen su particular listado. Comparar entre estos comparadores sería a su vez un trabajo por sí mismo, porque es difícil saber a ciencia cierta si sus valoraciones son totalmente objetivas o están condicionadas o esponsorizadas por alguna marca. Pero sin duda sirven para echar un vistazo rápido a las preferencias. Generalmente las del mercado estadounidense.
Os doy tres referencias de estos rankings. A nada que echéis un vistazo comprobaréis que distan de llegar a las mismas conclusiones, aunque sí hay cuatro o cinco aplicaciones que, puesto arriba, puesto abajo, siempre aparecen. La lectura que tenemos que hacer de esto para nuestra propia selección es… ¡que necesitamos nuestra propia selección! Hecha bajo nuestras particulares necesidades y, en todo caso, contrastada a posteriori con estas webs.
- Software Advice es un potente comparador de todo un abanico de aplicaciones software. Las Project Management tools entre otras muchas. Esta gente hace (mucho) dinero comparando aplicaciones. Lo señalo porque sus conclusiones tienen un aspecto muy profesional pero pueden estar condicionadas. No son precisamente el blog de un llanero solitario.
- Project-management.com es muy de la onda PMBoK. Claramente orientada a la gestión de proyectos por sí misma. Y trata las herramientas como una parte de ésta, sin más protagonismo.
- Finances online es otro gran analista de aplicaciones. Como su nombre indica, con un enfoque muy del mundo empresarial. Lo mejor de este ranking es lo claras que presenta sus conclusiones y el análisis exhaustivo que da de cada aplicación.
Elegir la herramienta
Ante la profusión de herramientas (cada vez más), todas tan atractivas, todas tan sencillas de manejar y a la vez tan potentes y tan ¿baratas?… resulta razonable que los jefes de proyecto, los responsables de programas, se pregunten… ¿estaremos utilizando nosotros la herramienta correcta? ¿no habrá algo por ahí que se adapte como un guante a nuestra concreta necesidad?
La respuesta es… NO. Nunca hay un anillo perfecto para tu dedo. Y no… no porque tu dedo sea muy raro. Es que al final siempre encuentras detalles:
- En algunas PyMOs es fundamental imputar horas y gastos… que acaben en su ERP
- En muchas el manejo de tiempos (Gantt) es clave, pero en muchas otras esto ni se mira…
- Las más tecnológicas piden que el entorno colaborativo incorpore funciones de despliegue de código…
Lo que en definitiva ocurre es que es diferente comprarse un traje en Zara que ir a un sastre y hacérselo a medida. El traje de Zara es genial en muchos aspectos (¡yo los uso mucho!), pero he de asimilar que es una prenda industrial. Y que, dentro de la gran oferta, hay un punto final en el que soy yo el que se tiene que amoldar al traje y no el traje a mí.
Por eso es tan importante lo que proponía antes: hacer nuestra propia selección. Para ello resulta muy útil prepararse una sencilla hoja de cálculo en la que vamos cruzando plataformas con funcionalidades. A medida que investigas sobre una descubres nuevas posibilidades que no habías tenido en cuenta: ¿incluye gestión documental? ¿puedo hacer workflows? ¿permite desagregar el trabajo (EDT)? ¿contempla la cargabilidad del personal? ¿podemos hacer SCRUM? ¿está en español o sólo en inglés?…
La idea es sencilla. Llevarla a cabo… creedme… demanda mucho tiempo. Por eso acaba siendo más rápido y seguro confiarle la tarea a un profesional 😉
Bien. Cuando tenga mi tabla lista, lo siguiente es filtrar en base a los criterios que más me importen: precio, plataformas, funcionalidad… y así hasta quedarme con 3 ó 4 opciones. Las estudio a fondo, elijo una y –fundamental-, registro en un documento cómo ha sido el proceso de selección de la herramienta. Cuáles fueron las finalistas, porqué se desecharon las otras… Al final siempre llega un momento en que alguien (a menudo tú mismo), se pregunta… ¿pero quién %$##\*@* eligió esto? Y es importante poder recordar cómo se llegó a la decisión, convencerse de que estuvo fundamentada y de que, a la postre, hay más pros que contras.
Caja de herramientas 2017
Dicho todo lo cual… llegó la hora de abrir la caja y ver qué nos encontramos en ella…
El ERP es la más importante porque la verdad del proyecto es la que diga el ERP a través del control de gastos. Que se registran mayoritariamente a través de… ¡sí! ¡nuestras queridas hojas de horas!
27 años después, el salto es astronómico. Tenemos tanto soluciones basadas en la nube como soluciones locales. Cuando hablamos de “MS Project” sin más, solemos referirnos a MS Project Standard, que es la versión para instalar y trabajar individualmente, en un equipo. Pero hay también un MS Project Server que se instala a nivel corporativo y al que los usuarios se conectan desde sus MS Project Professional conformando lo que se llama Microsoft Office Enterprise Project Management, más conocido como EPM.
En sus versiones online (Essentials, Professional y Premium) Microsoft intenta reproducir el exitoso modelo del Software as a Service (SaaS). Algo connatural para sus competidores, pero que a Microsoft todavía parece pillarle con el pie cambiado.
Aunque sigue siendo LA referencia en ámbitos que se rigen por metodologías predictivas (PMBoK y PRINCE2), es mi opinión que sus funcionalidades más interesantes están ahora disponibles de manera más visual, moderna, económica y colaborativa en todo un abanico de alternativas. En general, MS Project se está quedando progresivamente fuera del ámbito PyMO.
Empecemos aclarando términos porque en este caso tienden a confundirse: JIRA es la primera aplicación de una empresa fundada por dos australianos en 2002; Atlassian. Así que Atlassian es la empresa y JIRA la herramienta.
Inicialmente se creó como plataforma de recopilación de incidencias: un gestor de tickets. Pero esa idea inicial fue evolucionando hasta lo que es hoy, todo un conglomerado de entornos orientados a la organización de equipos para desarrollo de software bajo metodologías ágiles. Para desarrollo de software. ¿Para otro tipo de proyectos? Mmmm… ahí ya no aporta nada esencialmente diferencial.
Atención porque el ranking capterra ubica hoy en día a Atlassian como la 1ª a nivel mundial en número de usuarios.
Es la herramienta de los equipos que hacen SCRUM en serio. Está basada en una plataforma base (muy asequible: $10/mes para 10 usuarios). Y una gran colección de add-ons que te permiten vestirla exactamente como requieras.
Por si todo esto fuera poco, puedes optar a usarla en modo SaaS o instalártela en casa. Y tiene una característica fascinante: aunque presenta una cierta curva de aprendizaje, estos australianos han conseguido que sea completísima… pero no complejísima.
De alguna forma Basecamp es la decana de las herramientas colaborativas. Sus creadores fueron una pequeña empresa de desarrollo web en Chicago creada en 1999: 37signals. Basecamp se creó en 2004 y su éxito fue tal que acabó cambiando el nombre de la propia empresa.
En 2017 se le atribuyen… ¡15 millones de usuarios activos!, ubicándose en el puesto 5 del top de herramientas de gestión de proyecto. En mi opinión sólo se explica por la longevidad: 13 años de vida en este mundo ya son muchos.
¿En qué nos ayuda Basecamp? Nos proporciona, por cada proyecto 6 entornos: un espacio de chat, un tablero de mensajes, un tablero de tareas, un calendario, un gestor documental y lo más característico de BaseCamp: los checkins. Son una especie de registro que automáticamente se le presenta a los usuarios para obligarles a reflejar lo que han hecho en el día, de forma que todo el equipo esté al tanto de por dónde va cada uno.
Es una herramienta escasa para equipos tecnológicos. Pero muy buena para PyMOs con cierta cultura de escribir mucho. P.e. para despachos de abogados.
También es cierto que tiene un sistema de licencias original y que potencia su implantación cuanto mayor es un equipo: cobran 99 $/mes por equipo. Da igual el nº de integrantes que lo compongan y el nº de proyectos que acometan.
ProjectLibre está a muuucha distancia de cualquier otra de las vistas aquí. Pero tiene algo curioso que merece ser contado.
Como herramienta es muy simple. Básicamente sirve para dibujar cronogramas con un enfoque muy inspirado en MS Project. Ellos se venden abiertamente como la alternativa open source a MS Project. Ni de lejos. Peeeero… tiene características que en muchos casos pueden ser valiosas: es totalmente gratuita y está hecha en Java con lo que, en teoría, corre bien en cualquier plataforma. En local; nada de nube.
En ene17 iba por su versión 1.7 y acumulaba casi 3 millones de descargas. En los proyectos open source como éste, es importante el nº de descargas porque son un indicio del recorrido y de cuán trabajada pueda estar la aplicación.
Lo curioso de ProjectLibre es que es, en realidad, una derivación de otra herramienta (OpenProj –sigue apareciendo en su logo-) que ya hace tiempo que murió (su última edición data de 2013) y que sin embargo, sigue gozando de cierto predicamento. En 2014 al menos un pliego de la Xunta de Galicia seguía pidiéndola como requisito de uso en un pliego. Y en abril de 2017… hace un mes, todavía es posible ver ofertas de formación… ¡de OpenProj!
Y si ProjectLibre tiene una historia curiosa, la de Redmine demandaría casi un post en exclusiva. En 2006, un francés llamado Jean-Philippe Lang enamorado del entorno de desarrollo Ruby on Rails, diseñó la que en poco tiempo se convertiría en la plataforma líder de gestión de proyectos en versión open source.
Sin acritud: hay detalles que abiertamente permiten calificar a Monsieur Lang de un friki. ¡Pero cuidado! Un friki que ha conseguido con muy poco respaldo, llevar adelante un proyecto que ahora cumple 11 años, que tiene un buen soporte documental, varios libros escritos y un gran abanico de instituciones que abanderan Redmine como herramienta de referencia. Entre ellas, la Xunta de Galicia, con la AMTEGA a la cabeza.
En comparación con muchos entornos actuales, Redmine es parca en funcionalidad y en aspecto. Un proyecto consiste en un entorno wiki, un foro, imputación de horas, un Gantt, un calendario… y poco más. Pero… cala entre el público de perfil más tecnológico.
Es una herramienta que requiere una instalación en casa (=infraestructura + personal que la mantenga). Por tanto, y en mi opinión, no aconsejable para la mayoría de PyMOs. Pero también es cierto que el mercado ofrece un par de soluciones interesantes ligadas a RedMine.
- Una: hay una institución que ofrece RedMine alojado en la nube de forma gratuita: HostedRedmine.
- Dos: existe un producto que se instala por encima de RedMine y la hace mucho más atractiva y usable: easyRedMine.
En abril’17 RedMine publicó su versión 3.3.
Por hacer una asociación rápida. Si hablo de métodos predictivos, mi herramienta de referencia será probablemente MS Project. Si hablo de SCRUM, será JIRA. Si hablo de Kanban, mi herramienta es Trello.
Creada por una pequeña empresa neoyorquina de desarrollo de software en 2011, en enero de 2017 fue adquirida por Atlassian al módico precio de $452 millones.
En mayo’16 se le atribuían 14 millones de usuarios, 1’5 millones de ellos activos.
Trello reúne muchas de las características que le pedíamos a una herramienta para las PyMO. Es visual, sencilla pero a la vez potente, organiza las cosas de una forma intuitiva y rápida. Y es barata. Gratuita para empezar y razonablemente asequible después.
Es justo decir que más que una herramienta de proyectos, lo es de procesos; de operaciones.
Trello se organiza en base a tableros. Cada tablero contiene listas: estados coherentes relativos a varias tareas que están en una misma situación. Cada tarea se corresponde con una tarjeta.
Las tarjetas reúnen mucha información: comentarios, un checklist, documentos, una votación…
Y los usuarios mueven las tarjetas de lista en lista a medida que avanza el trabajo hecho con ellas. Como si de postits en un póster se tratara.
El quién hace qué, es sencillo: se asocia un responsable a cada tarea. Además va quedando una traza de quién ha hecho qué cosa.
La magia de Trello ha sido meter algo con un nivel de cierta complejidad bajo un entorno perfectamente simplificado y amigable.
En 2007 dos emprendedores (uno ruso y otro americano de ascendencia también rusa) decidieron juntarse con un propósito claro: ayudar a las personas a tener mejor memoria en las cosas de su día a día. Y surgió la herramienta del elefante verde (your external brain), Evernote.
Como sucede con otras herramientas, Evernote NO es una herramienta específica para gestión de proyectos. Pero es una herramienta que acompaña tanto (pero ¡tanto tanto!…) al trabajador del conocimiento en su día a día, que resulta un complemento ideal para la marcha de cualquier proyecto.
A nivel personal y a nivel de equipo.
La experiencia que acumulamos a lo largo de un proyecto es lo que hace que nunca sepamos al principio lo mismo que sabemos al final. Las lecciones aprendidas del PMBoK o las retrospectivas en SCRUM sirven, precisamente, para focalizar en la idea de registrar nuestra experiencia. Pero… ¿cómo hacerlo para que no quede en tierra de nadie?
La taxonomía de Evernote está pensada para –si te lo piensas un poco y mantienes unas líneas mínimas de organización-, llegar a todo de manera muy intuitiva. Los pequeños paquetes multiformes de conocimiento que surgen y que hay que manejar en un proyecto (correos, informes, tareas, recordatorios, ideas de mejora, fotos, audios…) son precisamente el fuerte de esta herramienta. Esos paquetes van a parar a notas, que se organizan en libretas y, lo más importante, que contienen etiquetas.
Eso es lo que permite activar esas dosis de conocimiento, indexarlas y posibilitar no sólo su salvaguarda sino –más importante-, el acceso cuándo y donde se necesita. Y eso, precisamente, es Evernote.
Google Sheets, en concreto, reúne muchas de las cosas que a mí me gustan de una herramienta. Es barata, es sencilla, la gestionan otros y tiene un tremendo potencial. El hecho de poder coger nuestras Excel,… esas que cada cual guarda a su modo, en su equipo, y poder meterlas en una única hoja de datos a la que todo el mundo puede acceder simultáneamente. Sin riesgo de versiones ni copias locales… Resulta casi mágico.
Si en un momento dado queremos crecer, en Google Play tenemos todo un abanico de plugins para enriquecer mi entorno. Como por ejemplo, Gantter, que sirve… para lo que uno se imagina con ese nombre…
Cuando hablo de Office 365 en este contexto, me refiero exclusivamente a la plataforma online y todo su abanico de herramientas… salvo MS Project, que Microsoft deja deliberadamente al margen del 365.
Aquí la cuestión es: somos una PyMO. Y nos hemos adherido a Office 365 porque en su versión Premium incorpora incluso las licencias del Office de toda la vida instalado en mis equipos. Y a un precio muy competitivo (en may17, 12,70 €/mes-usuario).
¿No tendremos suficiente para gestionar nuestros proyectos con todo este abanico de soluciones?
La respuesta es… en muchos casos, ¡sí!
Sólo con OneDrive como repositorio al que –eso sí-, hay que dar acceso controlado. Más el Office Online y el calendario… tengo una plataforma con la que no hubieran soñado nuestros colegas hace 15 años.
Si a eso le añadimos Yammer como entorno colaborativo… poco hay que envidiar respecto a BaseCamp, ASANA o PODIO…
Lo único que se nos quedaría fuera serían los Gantt. Para eso tenemos cosillas en la tienda de Apps de Microsoft. Hablamos siempre de un gráfico sencillo, muy alejado de las posibilidades que brinda un Project.
Si cogiera algunas de las mejores características de todas las herramientas comentadas en este artículo y las fusionara en una, me saldría una cosa parecida a Wrike.
Wrike es un entorno colaborativo tan bueno como (o mejor que) BaseCamp.
Permite planificar de manera bastante aproximada a como lo hace Project.
No tiene tableros Kanban al estilo de Trello, pero es muy bueno para asignar tareas y seguir su evolución.
Y, sobre todo, sobre todo, se integra con un abanico amplísimo de otras herramientas: Excel, Project, Evernote, Dropbox, el email, Slack,…
No es de extrañar que aparezca como 4ª opción en el ranking de capterra. Con… ¡550.000 clientes! Sólo por detrás de MS Project.
En equipos de hasta 5 usuarios funcionamos sin poner un euro. Eso, sí… para gestionar proyectos mínimamente en serio, hay que abrir la cartera, irse a la opción Business y pagar $24.80/usuario-mes.
Yo la recomendaría para organizaciones claramente orientadas a proyectos y con una cultura tecnológica media/alta. Donde se perciba con claridad el valor de estas soluciones más allá de su coste. ¡Eso sí! Un equipo funcionando a tope con Wrike, funcionará como un reloj suizo y tiene resuelta esta faceta por años. Llevan dando guerra desde 2007 y su proyección es muy alta.
Testimonios
Para terminar. Cuando te metes de lleno a ver herramientas corres el riesgo de emborracharte un poco de tecnología, historias, funcionalidades… y perder el pulso de lo que de verdad se está usando en la calle. Aquí hay dos mundos a menudo inconexos: las herramientas que usan las PyMOs en sus proyectos de verdad y las que aparecen analizadas en revistas, blogs y publicaciones especializadas. A las PyMOS os viene bien abrir la perspectiva y saber de otras opciones, pero siendo muy conscientes de que poner en marcha cualquiera de estas soluciones es complejo. Yo ya me he dado algún que otro batacazo por infravalorar el factor humano.
Con el fin de contrastar mis propias indagaciones con la verdad de la calle, le pedí a varios de mis contactos y empresas amigas que me dijeran qué estaban usando ellos. Y así pude confeccionar este gráfico. Hay empresas pequeñas, medianas y otras gigantes (Tuenti, Movistar, INDRA, imatia, la ONCE…). Sólo tienen en común que conozco personas en ellas que se han brindado a ayudarme (¡muchas gracias a todos!) aunque en algún caso me han pedido que simplemente hablara de una empresa de seguridad (icono del rotativo) y de una (importante) empresa de packaging con sede en Galicia. Impresionante, por cierto, lo que se esconde detrás de «una caja de cartón»…
Además pude encuestar en vivo y en directo a los asistentes al evento que origina este post. Y de ahí salen también conclusiones más que interesantes:
Gracias a todos estos testimonios, que contribuyen a que lo que cuento, sea realista y llegue.
Deja una respuesta