Peter Drucker fue una de las más prestigiosas y reconocidas figuras del management en el siglo XX. Él vaticinó que, igual que los países y las industrias líderes hasta ese momento habían sido los que estudiaron la productividad del trabajador manual y los procesos industriales, en el siglo XXI lo serían los que incrementen la productividad del trabajador del conocimiento de manera sistemática y exitosa.

Nuestro entorno se ha hecho y se hace cada vez más dinámico, complejo, incierto. Y nosotros tenemos que batirnos el cobre cada día en medio de esta tormenta. Buscando la forma de compaginar el torrente de actividad e información que llega a nuestra vida con… ¡con la vida misma! No nos queda otra que aprender y ejercitar formas de ser más productivos, de organizarnos mejor. A nivel individual primero y a nivel de equipo después.

En las últimas décadas muchos autores, consultoras de RRHH y escuelas de negocios han divulgado diferentes técnicas de  productividad y organización personal como evolución del concepto ya obsoleto de gestión del tiempo. Sólo dos de ellas han alcanzado niveles de difusión y eficacia contrastada como los de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva y el método GTD (Getting Things Done), de David Allen.

El Seminario de Iniciación a la Productividad Personal y Organizacional (SIPPO) es una forma dinámica y práctica de asomarse a ambas y empezar a afrontar con más recursos y probabilidades de éxito un tipo de vida compleja y sobreexpuesta a la demanda de tiempo y atención. El tipo de vida del trabajador del conocimiento.

A trabajadores del conocimiento. Personas cuya forma de vida se basa principalmente en su intelecto. Para las que su día a día consiste más en definir su trabajo para alcanzar objetivos que en cumplir con un listado perfectamente definido de tareas o procedimientos.

A directores, empresarios, abogados, gestores públicos, ingenieros, postgrados,…

Si a mí en mis tiempos de estudiante alguien me hubiera explicado lo que se cuenta en el SIPPO y que en muy pocos sitios se aprende, mi vida profesional habría sido netamente mejor. Este seminario está dirigido a quien quiera enfrentarse a este escenario con más recursos que el puro esfuerzo y voluntarismo. A quien quiera intentar ser más productivo, hacer las cosas más eficiente y eficazmente, incrementar  el orden y la colaboración a nivel individual primero y de equipo después.

En su formato más completo abordaremos el SIPPO en tres tiempos. Cada organización elegirá la combinación y duración de cada uno de ellos en base a contenidos y presupuesto disponible. ¿Es posible llegar a resultados sin pasar necesariamente por las tres fases? Sí. Pero la experiencia me ha demostrado que los óptimos efectos, la instauración real de hábitos, se consiguen con mucha más probabilidad con estos tres bloques. Que son:

• T1: una primera sesión de arranque conjunta y presencial.
• T2: una serie de sesiones one-on-one o tutorías individuales en remoto.
• T3: una última sesión de conclusiones conjunta y presencial.

Puedo acreditar que funciona.

¿Está indicado el SIPPO para personas con un trabajo fuertemente procedimentado y pautado?

Cuanto más procedimentado y pautado esté, menos sentido tiene el seminario. Un teleoperador, un controlador aéreo, un operario en una fábrica o quizás un médico de familia (que se ve obligado a pasar consultas en muy poco tiempo y de una forma un tanto mecánica) son sólo algunos ejemplos de esos trabajos.

Por el contrario, aquellas personas que constantemente tienen que tomar decisiones sobre el siguiente paso a tomar, son las que mayor beneficio encuentran en empezar a manejarse con GTD, conocer los 7 hábitos de Covey o implantar el uso de un tablero Kanban. Me refiero a gerentes o empresarios (de cualquier sector), autónomos, gestores públicos, consultores, publicistas, comerciales, ingenieros, abogados,…

¿Es el SIPPO una formación de gestión del tiempo?

No y sí.

No. Los formadores en estas nuevas técnicas defendemos cosas como que el tiempo no se puede gestionar, simplemente transcurre. Que lo que puedes y debes gestionar es tu atención. Y que además ese es un concepto un tanto trasnochado, un tanto siglo XX. Las cosas ahora son más complejas. Podemos hablar de los ladrones del tiempo y de la diferencia entre lo importante y lo urgente y de la gestión de interrupciones. Pero iremos a más.

Sí. Para muchas personas que están enfrascadas en su duro día a día, cuando piensan en cómo podrían organizarse mejor, la primera referencia “intuitiva” es una formación en gestión del tiempo. Porque es un concepto que lleva muchos años en el mercado. Los departamentos de RRHH lo saben y a menudo siguen utilizando este término.

¿Cuál es tu experiencia en este ámbito?

Leí por primera vez a David Allen en 2012 cuando, de manera casual, encontré un artículo en prensa que describía con precisión el tipo de vida que yo llevaba hasta ese momento y mencionaba el método GTD. Iba sistemáticamente con la lengua fuera para llegar a todo en mi trabajo como consultor tecnológico: escatimaba tiempo a mi descanso, mi alimentación, mi familia, mis amistades…

Cuando descubrí todo lo que me había estado perdiendo lo uní con mi vis docente. Me gusta la formación. Soy buen comunicador. Presto mucha atención a la hora de documentarme y me aseguro de que cada una de las cosas que digo está bien contrastada. Después dedico tiempo a presentarlas de manera atractiva, trufando mis exposiciones con ejemplos prácticos y cotidianos extraídos de la propia experiencia y cuestionarios previamente solicitados a los asistentes. Busco la cercanía, la integración como uno más del grupo que trae la intención de provocar la reflexión en común y el intercambio enriquecedor de experiencias.

Desde entonces he ayudado a cientos de personas a organizarse mejor. De muchos sectores y organizaciones (sector público, pequeña empresa, colegios profesionales, grandes corporaciones, autónomos,…). Creo sinceramente que hoy muchas de esas personas viven un poco mejor y yo también he aprendido muchísimo de ellas.

¿En qué se diferencian el SIPPO del ReHaMO?

En los contenidos y el enfoque.

En el SIPPO se parte de la base de que no existe conocimiento (o es mínimo) de técnicas de organización personal. Su mensaje, aunque enfocado a cada colectivo, es más genérico.

En el ReHaMO es muy importante contextualizar los contenidos y aprovechar la base creada anteriormente en el SIPPO para abordar cuestiones más prácticas y menos conceptuales. El ReHaMO es la versión avanzada o la segunda parte del SIPPO.

¿Es factible un SIPPO completamente en remoto?

No te voy a engañar. He tenido algunas experiencias y si no queda alternativa, puede valer. Pero no es lo mismo. A pesar de que el canal online también brinda posibilidades que se escapan cuando estamos en un aula bajo el formato clásico de alumnos-facilitador.

Lo ideal es conjugar la clase presencial con el soporte individualizado en remoto. De ahí el formato en los tres tiempos que explico más arriba.

¿Hablaremos de herramientas? De Outlook, Evernote, OneNote, FacileThings…

Rotundamente sí. GTD es un método de organización personal tan bien construido que puede implantarse tanto con boli y papel como con el más sofisticado software. Algunos formadores en GTD, defienden la bondad de empezar precisamente de esa forma básica para captar la verdadera esencia. Y sólo después pasar a utilizar una herramienta.

En mi experiencia, las personas que han acudido a mí lo hacen precisamente porque tienen unas agendas endiabladas. Y lo que hacemos lo hacemos superponiéndolo a su mundo, que sigue rodando. Soy incapaz de decirles: olvídate de la tecnología a tu alcance; quiero que te forjes trabajando durante unos meses como si no tuvieras otra cosa que hacer que  aprender GTD. Por el contrario me intereso en conocer la política y la cultura en TI de cada organización y aprovechar las herramientas corporativas (a menudo Outlook, o incluso Lotus Notes) para basar en ellas el lanzamiento de la nueva forma de organizarnos.

Persigo siempre un cambio de hábitos no disruptivo.